Kamis (4/2), Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (Kanwil DJKN) Jawa Timur mengadakan sharing knowledge tentang kearsipan dengan narasumber para Pejabat Fungsional Arsiparis di lingkungan Sekretariat DJKN. Acara ini diikuti oleh seluruh Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) di lingkungan Kanwil DJKN Jawa Timur. Dalam acara yang diselenggarakan secara virtual ini, KPKNL Pamekasan diberikan amanat sebagai host pada zoom meeting.

Pukul 09.00 WIB, acara dibuka secara singkat oleh Plt. Kepala Kanwil DJKN Jawa timur, Syamsudin. Dalam kesempataan tersebut Syamsudin memberikan apresiasi kepada KPKNL Pamekasan yang telah menginisiasi acara ini. Sebagai informasi, bahwa adanya acara ini merupakan tindak lanjut dari adanya lomba pengelolaan arsip di lingkungan DJKN. Lebih jauh, Syamsuddin menjelaskan bahwa pada perlombaan ini nantinya dari wilayah kerja Kanwil DJKN Jawa Timur akan menunjuk salah satu perwakilan KPKNL yang akan diikutsertakan mengikuti lomba kearsipan di tingkat DJKN.

Termin pertama diskusi dibuka oleh Yustinus Eri Prastiantoko selaku Arsiparis Ahli Muda Sekretariat DJKN. Dalam sesi pertama diskusi ini, topik yang dibahas mengenai penciptaan arsip dan penggunaan arsip. “Supporting unit yang paling dalam adalah bagian arsip”, ucap Yustinus mengawali penyampaian materinya. Dalam kesempatan tersebut Yustinus menyampaikan bahwa arsip tidak hanya terbatas pada kertas-kertas dokumen yang berbentuk fisik. “Bahkan video yang kita tonton di Youtube dan di laman web merupakan salah satu bentuk arsip digital” jelasnya. Adanya Pandemi Covid 19, menguatkan posisi Nadine sebagai sarana Office Automation Kementerian Keuangan, sehingga berpengaruh pada “Ruang Lingkup Manajemen Arsip Dinamis”.

Diskusi sesi kedua diisi oleh Risandy Mukhsin selaku Arsiparis Ahli Pertama Sekretariat DJKN. Pada kesempatan tersebut Risandy menjelaskan tentang pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip. “Penyusutan arsip meliputi 3 kategori besar, yaitu: Pindah, Musnah, dan Serah, disingkat PMS”, jelasnya. Membahas lebih jauh tentang arsip, dalam kesempatan tersebut Risandy juga menegaskan untuk tidak memindahkan fisik arsip sembarangan. “Jangan serta merta mindahin arsip fisiknya saja, tapi juga daftar arsipnya”, tegasnya.

Melanjutkan sesi diskusi, topik yang dibahas selanjutnya mengenai sumber daya kearsipan. Materi tersebut dibawakan oleh Nur Setyawan selaku Arsiparis Mahir Sekretariat DJKN. Berdasarkan apa yang dijelaskan oleh Nur, sumber daya kearsipan sendiri dapat diartikan sebagai dukungan terhadap sistem kearsipan berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana organisasi kearsipan, serta pendanaan. Arsip tidak dapat disimpan di sembarang tempat. “Hindari menyimpan arsip berdekatan dengan bahan kimia, unit AC, tempat dengan polusi tinggi, dan tempat yang rawan kebakaran atau banjir” jelasnya. Selain itu Nur juga memberikan sedikit tips dalam penyimpanan arsip. “Jangan meletakkan arsip berhimpitan dengan tembok. Selain untuk menjaga sirkulasi, juga untuk menghindari kelembaban tembok yang dapat masuk ke arsip yang disimpan”, tuturnya lebih lanjut.

Narasumber yang terakhir dalam acara sharing knowlegde kali ini adalah Hendro Darpito selaku Arsiparis Ahli Pertama Sekretariat DJKN. Dalam kesempatan yang diberikan, Hendro lebih menekankan pada teknis perlombaan kearsipan di lingkungan DJKN yang akan dilaksanakan dalam waktu dekat. Dalam kegiatan ini nantinya penilaian akan dilakukan secara daring. Lebih jauh, Hendro menyampaikan bahwa ada dua poin penting yang perlu diperhatikan tentang penilaian dalam perlombaan ini. “Pada saat nanti penilaian, Bapak dan Ibu diharapkan dapat memperhatikan dua hal penting yaitu: dokumen atau bukti lain yang mendukung komponen penilaian dan video profil kearsipan unit”, jelasnya sambil menunjukkan tayangan presentasi. Masih menurut Hendro, penilaian perlombaan ini akan secara penuh dilakukan secara daring, dari mulai babak penyisihan hingga babak final.

Pada akhirnya kegiatan sharing knowledge yang diselenggarakan di lingkungan Kanwil DJKN Jawa Timur ini berjalan dengan tertib dan lancar, tepat pada pukul 12.30 WIB acara ini ditutup. Sebelum dilakukan penutupan, Harmaji selaku Kepala KPKNL Pamekasan sempat memberikan closing statement dalam acara tersebut. Menurutnya tata kelola arsip sangatlah penting, “tidak hanya pengelolaan arsip, hal yang lebih penting lagi adalah tentang bagaimana cara meningkatkan kesadaran tertib pengelolaan arsip” jelasnya lebih jauh. Menutup acara ini, Harmaji mengaku akan memberikan dukungan penuh bagi KPKNL mana saja yang nantinya terpilih untuk mengikuti perlombaan arsip di lingkungan DJKN. “Kami KPKNL Pamekasan akan tetap mendukung dan akan melakukan pengelolaan kearsipan sesuai ketentuan” sambungnya.

 (Seksi HI KPKNL Pamekasan)