Dalam suatu organisasi, perusahaan swasta maupun instansi pemerintah membutuhkan manajemen pengawasan yang baik pada pegawainya demi menciptakan lingkungan kerja yang positif dan produktif. Pegawai yang kita miliki tentulah memiliki sifat–sifat manusiawi yang terkadang berpotensi untuk melakukan kecurangan dalam bekerja. Keinginan untuk melakukan kecurangan kerja ini bisa disebabkan oleh banyak hal seperti :
a. Menilai
peraturan kerja tidak adil baginya
b. Rasa
tidak puas terhadap hak yang didapat
c. Mengemban
tugas atau kewajiban melebihi kemampuan
d. Merasa
tidak nyaman dengan lingkungan kerja
e. Merasa
bosan dengan pekerjaannya.
Untuk
mengantisipasi hal-hal tersebut diperlukan pengawasan yang ketat terhadap
pegawai ketika bekerja dan berkomitmen bersama mewujudkan suasana kerja yang
bahagia.
A. MENGAPA PERLU DILAKUKAN
PENGAWASAN
Pentingnya
pengawasan dalam manajemen dibutuhkan dalam sebuah usaha karena kita harus
memastikan bahwa semua pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan apa
yang kita inginkan. Manajemen pengawasan untuk Aparatur Sipil Negeri sesuai
dengan Pasal 15 Undang-Undang No.5 Tahun 2014 dan Pasal 51 Peraturan Pemerintah
No.11 Tahun 2017 menjelaskan bahwa yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
terhadap pengawasan pegawai adalah jabatan pengawas sebagaimana bertanggung
jawab mengawasi pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh pejabat pelaksana yang
meliputi pelayanan publik, administrasi pemerintahan, dan pembangunan.
Kepemimpinan dalam
organisasi adalah sebuah proses dimana seorang pemimpin
mempengaruhi dan memberikan contoh kepada pengikutnya dalam upaya mencapai
tujuan organisasi. Pemimpin yang baik bukan dilihat dari seberapa banyak orang
yang menjadi pengikutnya, bukan juga dilihat dari seberapa lama ia memimpin.
Pemimpin yang baik dilihat dari seberapa banyak ia mampu menciptakan sosok
pemimpin yang baru.
a. Pengawasan Melekat (Waskat)
Pengendalian manajemen sebelum
berlakunya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian
Intern Pemerintah ( SPIP) telah dikenal dengan nama Waskat berdasarkan
Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman pelaksanaan Waskat dan
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 30 Tahun 1994.
Apa itu SPIP?
SPIP adalah suatu sistem yang dapat memberikan
keyakinan memadai agar penyelenggaraan kegiatan pada suatu instansi pemerintah
dapat:
1. Mencapai tujuannya secara efektif dan efisien;
2. Melaporkan pengelolaan keuangan negara secara handal;
3. mengamankan aset negara;
4. Mendorong ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.
Bentuk pendekatan pengendalian yang
digunakan pada Waskat adalah pengorganisasian, personil, kebijakan,
perencanaan, prosedur, pencatatan, pelaporan dan reviu intern, sedangkan
pendekatan pada manajemen pengendalian melalui SPIP menggunakan unsur-unsur Lingkungan
Pengendalian, Penilaian Resiko, Kegiatan Pengendalian, Informasi dan
Komunikasi, dan Pemantauan Pengendalian Intern.
Kemudian perbedaan diantara kedua
manajemen pengendalian tersebut adalah pada Waskat lebih menjadi tanggung
jawab pimpinan atasan langsung, sedangkan untuk SPIP pelaksanaannya adalah
menjadi tanggung jawab seluruh pegawai yang ada dalam suatu organisasi.
b. Metode untuk menilai jaminan
kualitas obyek pengawasan oleh atasan, Aparat Pengawasan Internal
Pemerintah (APIP), dan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) :
1. Supervisi: melakukan pengawasan atau pengendalian oleh atasan terhadap
pelaksanaan tugas bawahannya oleh atasan langsung.
2. Reviu Internal: melakukan
evaluasi yang dilakukan oleh internal organisasi atas pelaksanaan tugas
pengawasan oleh APIP
3. Reviu Eksternal: melakukan evaluasi yang dilakukan pihak eksternal atas keseluruhan aktivitas unit pengawasan intern
oleh BPK.
B. UNTUK APA DILAKUKAN PENGAWASAN
Sesuai konsep manajemen, menurut John R.
Schermerchon, Jr (1996:4), “Management is the process of planning,
organizing, leading and controlling the use of resources to accomplish
performance goals”, yang mengandung pengertian sebagai berikut: Manajemen
adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengawasan/pengendalian
penggunaan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditetapkan.
1. Definisi
Pengawasan dan Pengendalian
a.
Pengawasan adalah fungsi manajemen yang tidak
kalah pentingnya dalam suatu organisasi dimana peran dari personal yang sudah
memiliki tugas, wewenang, dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan agar
berjalan sesuai dengan tujuan, visi, dan misi perusahaan/organisasi.
b.
Pengendalian adalah proses pemantauan,
penilaian dan pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
untuk tindakan korektif guna penyempurnaan lebih lanjut.
Perbedaan
pengawasan dengan pengendalian adalah pada wewenang dari pengembang kedua
istilah tersebut. Pengendalian memiliki wewenang turun tangan yang tidak
dimiliki oleh pengawas. Pengawas hanya sebatas memberi saran, sedangkan tindak
lanjutnya dilakukan oleh pengendali.
2. Tujuan dan Manfaat Pengawasan
a. Tujuan Pengawasan adalah untuk menghindari
kemungkinan adanya terjadinya penyelewengan atau penyimpangan, baik yang
bersifat anggaran (budgeting) ataupun proses (prosedur) dan
kewenangan (authority).
Adapun tujuan pengawasan secara khusus
yaitu:
1. Menjamin
ketetapan pelaksanaan tugas sesuai dengan rencana tersebut, kebijaksanaan dan
perintah.
2. Melaksanakan
koordinasi kegiatan.
3. Mencegah
pemborosan dan penyelewengan.
4. Menjamin
terwujudnya kepuasan masyarakat atas barang dan jasa yang dihasilkan.
5. Membina
kepercayaan masyarakat terhadap kepemimpinan organisasi “pemerintah”.
b. Manfaat Pengawasan:
1. Menentukan tujuan dan cara mencapai (Planning)
2. Struktur organisasi dan aktivitas (Organizing)
3. Memotivasi / mengarahkan anggota (Actuating)
C.
LANGKAH-LANGKAH MELAKUKAN PENGAWASAN
1. Menetapkan Standar
Kegiatan pengawasan adalah mengukur atau menilai pelaksanaan
atau hasil pekerjaan dari pada pejabat atau pekerja, untuk dapat melakukan
pengukuran harus mempunyai alat pengukur (standar). Standar ini adalah mutlak
diperlukan, yaitu untuk mengukur atau menilai apakah pekerjaan dilakukan sesuai
dengan sasaran-sasaran yang ditentukan (standar) atau tidak.
2. Pengukuran Kegiatan
Agar
pengukuran kegiatan dapat dilakukan secara tepat perlu diperhatikan:
a. Berapa
kali (how often ) pelaksanaan seharusnya diukur (setiap jam, setiap
hari, setiap bulan dan sebagainya).
b. Dalam
bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan (laporan tertulis,
inspeksi visual, melalui telepon).
c. Siapa
(who) yang terlibat pengukuran (manajer, kepala bagian, dan sebagainya).
3. Membandingkan kegiatan dengan standar
Langkah ini dimaksudkan untuk mengetahui ada tidaknya
penyimpangan-penyimpangan (deviasi). Penyimpangan-penyimpangan dianalisa untuk
mengetahui mengapa standar tidak dapat dicapai dan mengidentifikasi
penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan.
4.
Melakukan tindakan koreksi
Bila
hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, maka harus dilakukan
tindakan berupa:
a. Mengubah
standar mula-mula (mungkin standar terlalu tinggi atau rendah).
b. Mengubah
pengukuran kegiatan (inspeksi terlalu sering/kurang, mungkin mengganti sistem
pengukuran).
c. Mengubah
cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.
Penulis : Abd. Choliq (Seksi Hukum dan Informasi KPKNL Palu)