Suatu saat ada satu keluarga merencanakan untuk mengunjungi Saudaranya. Mereka menggunakan transportasi udara untuk mengunjungi Saudara tersebut. Di bandara mereka menunggu keberangkatan pesawat yang akan membawa mereka ke bandara tujuan. Sambil menunggu, mereka sekeluarga melakukan kegiatan dengan mengunjungi outlet yang ada di sekitar bandara serta melakukan kegiatan lain seperti bermain ditempat permainan yang disediakan untuk anak-anak. Tidak terasa karena kegiatan tersebut, tiba saatnya mereka menaiki pesawat yang akan membawa mereka ketempat tujuan mereka. Sebelum pesawat diberangkatkan terdengar pemberitahuan melalui pengeras suara bahwasannya pesawat dengan tujuan Bandara tertentu siap untuk diberangkatkan, para penumpang penerbangan tersebut agar mempersiapkan diri untuk menaiki pesawat. Panggilan tersebut diulangi beberapa kali untuk memberikahukan kepada para penumpang jurusan tersebut agar tidak terlambat dalam menaiki pesawat yang akan diberangkatkan. Didalam kabin pesawat, para penumpang menempati tempat duduk sesuai dengan nomor kursi yang telah ditentukan oleh petugas darat pasawat tersebut. Pramugari membantu para penumpang untuk menempati tempat duduknya dan merapihkan barang bawaan yang dimasukan kedalam kabin pesawat. Ada petugas pramugari yang menghitung jumlah penumpang pesawat tersebut yang akan dicocokan dengan manives yang diberikan oleh petugas darat. Saat belum cocok jumlah antara manives petugas darat dengan petugas didalam cabin pesawat, pemberitahuan melalui pengeras suara akan dilakukan kembali untuk mencegah tertinggalnya penumpang yang telah melakukan pendaftaran keberangkatan. Setelah dilakukan pemberitahuan melalui pengeras suara yang terakhir, diputuskan bahwa pesawat tersebut diberangkatkan menuju bandara tujuan.

Kegiatan pemberitahuan melalui pengeras suara tersebut dapat dianalogikan dengan kegiatan monitoring yang dilakukan ditempat kita bekerja, sedangkan kegiatan penghitungan jumlah penumpang oleh petugas cabin dan memberitahukannya kepada petugas darat dapat dianalogikan dengan kegiatan evaluasi sehingga oleh pimpinan penerbangan tersebut dapat diambil keputusan untuk memberangkatkan pesawat ke bandara tujuan atau menunggu penumpang yang belum memasuki pesawat. Kegiatan monitoring dan evaluasi di tempat kerja kantoran memang tidak dapat dirasakan oleh para pegawai secara langsung karena memang kegiatan tersebut tidak terdampak seperti tertinggalnya penumpang atas keberangkatan pesawat yang akan mereka tumpangi. Kegiatan monitoring dan evaluasi diganakan pimpinan organisasi untuk mengambil keputusan terkait kebijakan yang akan dilakukan dalam pencapaian tujuan organisasi.

Kegiatan monitoring dilakukan setelah penetapan perencanaan di awal tahun, sehingga dapat diketahui tujuan akhir yang akan dicapai pada tahun yang bersangkutan. Kegiatan monitoring dilaksanakan untuk mengetahui tingkat pencapaian dan kesesuaian antara rencana yang telah ditetapkan dengan hasil capaian saat dilaksanakan monitoring tersebut. Monitoring juga dilakukan dalam rangka mengetahui permasalahan yang terjadi selama kegiatan yang telah dijalankan. Diakhir kegiatan monitoring, dilakukan kegiatan evaluasi untuk mengetahui efektifitas pelaksanaan pekerjaan dan juga untuk mengetahui terjadi permasalahan atau tidaknya selama masa kegiatan pencapaian tujuan (target). Jika terjadi permasalahan, dapat diambil langkah-langkah yang diperlukan dalam mengatasi permasalahan yang timbul tersebut. Dan dalam melakukan pengentasan permasalahan dapat pula diantisipasi terjadinya permasalahan yang sama dimasa setelah dilakukan monitoring. Kegiatan evaluasi dilaksanakan berdasarkan data yang diperoleh dari hasil monitoring. Evaluasi dilaksanakannya untuk mengetahui pencapaian sasaran atas kegiatan yang telah dilaksanakan dengan perencanaan yang telah ditetapkan diawal.

Monitoring dan evaluasi dilaksanakan dengan tujuan :

1.    Untuk mengkaji kesesuaian kegiatan dengan perencanaan.

2.    Mengidentifikasi masalah dari pelaksanaan kegiatan untuk mengatasi masalah tersebut.

3.    Melakukan penilaian pola kerja dan manajemen yang digunakan secara tepat untuk mencapai tujuan

4.    Untuk mengetahui keterkaitan kegiatan yang dilaksanakan dengan tujuan agar didapatkan indeks kemajuan kegiatan dalam pencapaian tujuan.

Kegiatan monitoring dan evaluasi ini dilaksanakan dengan melibatkan pihak yang melaksanakan kegiatan pencapaian tujuan, tidak hanya dilakukan oleh pihak yang menyediakan data kepada pimpinan.

Dalam lingkup KPKNL perencanaan tujuan yang akan dicapai dituangkan dalam kontrak kinerja kemenkeu three dalam hal ini Kepala Kantor sebagai pemilik peta strategi. Dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi, seksi Kepatuhan Internal mengumpulkan data dari unit teknis yang melaksanakan kegiatan operasional kantor. Hasil pengumpulan data tersebut dituangkan dalam suatu tabel laporan capaian kinerja sebagai bahan monitoring oleh Kepala Kantor sebagai dasar pengambilan keputusan. Setelah data disajikan melalui laporan capaian kinerja, selanjutnya dilakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan. Dalam laporan capaian kinerja tersebut, pencapaian target ditetapkan secara triwulan sehingga pengukuran kinerja organisasi dilakukan juga secara triwulan. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan secara triwulanan ini melibatkan unit teknis untuk mengetahui permasalahan yang ada. Di dalam laporan capaian kinerja pencapaian target disimbolkan dengan warna merah yang menunjukan bahwa target yang telah ditetapkan tidak tercapai, simbol warna kuning menunjukan bahwa target hampir tercapai dan warna hijau menunjukan bahwa target telah tercapai dalam suatu periode pelaksanaan monitoring dan evaluasi.

Kendala yang dihadapi oleh unit teknis yang melaksanakan kegiatan pencapaian target dan tujuan organisasi disampaikan oleh unit teknis yang bersangkutan, sehingga pengambil keputusan dapat mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh unit teknis tersebut. Adakalanya kendala yang dihadapi oleh satu unit berasal dari lingkungan internal kantor yaitu dari unit supporting ataupun dari unit teknis lainnya. Dalam kegiatan monitoring dan evaluasi ini, kendala tersebut dapat didiskusikan oleh seluruh unit di dalam kantor tersebut sehingga pemecahan kendala yang dihadapi dapat dibuat pengambilan keputusan secara tepat. Apabila kendala yang dihadapi berasal dari lingkungan eksternal, seluruh unit dalam kantor dapat terlibat dalam menyelesaikan kendala yang dihadapi. Sehingga pengambil keputusan mendapatkan masukan dari seluruh unit yang terlibat dalam kantor tersebut.

Kerjasama seluruh unit dalam kantor menjadi kunci keberhasilan pencapaian tujuan akhir atas perencanaan yang ditetapkan. Apabila tidak terdapat kerjasama antar unit di dalam kantor menyebabkan pengambil keputusan melakukan pengambilan keputusan tidak tepat dalam penyelesaian masalah maupun dalam pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, kegiatan monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan selama masa pencapaian tujuan harus melibatkan seluruh unit dalam lingkungan kantor.

Satu hal yang harus diketahui bersama oleh seluruh unit dalam kantor adalah mengenai cut of date  pengambilan data dalam melakukan monitoring dan evaluasi. Tanggal pengambilan data dari lingkungan kantor harus sama dan sesuai dengan kebutuhan monitoring itu sendiri. Salah satu contoh monitoring triwulan I, data disajikan per tanggal 31 Maret atau akhir bulan Maret. Data per tanggal tersebut dipakai untuk seluruh kegiatan yang telah dilakukan selama periode semester I tahun berjalan. Data yang disajikan tersebut akan menjadi perdebatan apabila ada monitoring yang dilakukan oleh unit teknis dengan mengambil data dari sistem yang telah dijalankan per tanggal tertentu, dimana tanggal capaian tidak sama dengan periode triwulan I tahun berjalan. Contohnya pelaksanaan monev oleh unit teknis di tanggal 5 April tahun berjalan dengan mengambil data terkini dari sistem. Hal ini jika dibandingkan dengan data monitoring dan evaluasi capaian kinerja triwulan I, akan terjadi perbedaan data. Dengan perbedaan data tersebut, pengambil keputusan akan sulit untuk menentukan langkah yang akan diambil kedepannya mengingat penyajian data berbeda antara capaian kinerja organisasi dengan capaian kinerja unit teknis. Kejelasan cut of date pengambilan data dalam pelaksanaan monev harus dijelaskan kepada pengambil keputusan untuk menentukan langkah selanjutnya. Kembali ke narasi di asal terkait dengan penerbangan, data manivest penerbangan diambil dari batas waktu chek in penumpang untuk menaiki pesawat. Sehingga untuk penumpang yang terlambat check in, tidak dapat dimasukan kedalam manivest penerbangan sehingga awak cabin pada saat melaporkan penghitungan jumlah penumpang diatas pesawat yang disampaikan kepada pilot akan disamakan dengan jumlah penumpang pada batasan manivest penerbangan tersebut. (Dwiyanto Sinung Wibowo / Kepala Seksi Kepatuhan Internal KPKNL Metro)