Apa
yang terbayang pertama kali ketika kita mendengar kata “Arsip”? Tumpukan kertas
yang menggunung berjejer layaknya benteng takeshi langsung tergambar jelas di
pelupuk mata. Tahukah kita bahwa arsip dapat menceritakan suatu peristiwa
sejarah bagi generasi yang akan datang? Sadarkah kita akan pentingnya arsip?
Menjadi pertanyaan berikutnya yang menggelitik untuk segera ditemukan
jawabannya.
Dalam
penyelenggaraan kegiatan suatu organisasi dengan berbagai fungsi yang ada,
tidak lepas dari penciptaan arsip. Arsip sebagai rekaman kegiatan tersebut
mempunyai manfaat sebagai bahan pengambilan kebijakan, bukti akuntabilitas
kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Untuk itu arsip harus dikelola,
dipelihara, dan diselamatkan agar dapat dimanfaatkan seluas-luasnya untuk
kepentingan publik dan kemaslahatan bangsa.
Berdasarkan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan, arsip adalah sebuah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi,
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan juga lembaga lainnya. Menurut
Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara
teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali. Arsip itu sendiri memiliki makna yang berbeda
dari bahan pustaka yang ada di perpustakaan karena arsip harus
otentik dan dapat dipercaya sebagai bukti yang valid, memiliki informasi
lengkap, dan memiliki asal usul dan aturan asli.
Adapun fungsi Arsip menurut Undang-Undang nomor
7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan, adalah
sebagai berikut :
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang dibutuhkan secara
langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, atau dengan arti lain yaitu arsip yang masih
dimanfaatkan secara langsung dalam setiap kegiatan perusahaan sehari-hari.
Menurut fungsinya arsip dinamis memiliki sifat yang sering kali masih dapat berubah nilai
dan artinya. Berikut ini fungsi arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya
yaitu:
1.
Arsip
aktif adalah segala arsip yang masih dapat digunakan dalam berlangsungnya
pekerjaan. Arsip aktif masih dapat dijumpai di unit pengelola organisasi dalam
masa transisi antara aktif dan in-aktif.
2. Arsip semi aktif adalah segala arsip dimana
frekuensi yang dimilikinya dalam segi penggunaannya telah mengalami penurunan
dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
3. Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah
segala arsip yang termasuk jarang digunakan dalam aktivitas kerja sehari-hari
dalam sebuah organisasi.
b.
Arsip
Statis
Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara
langsung dalam proses perencanaan, penyelenggaraan atau
dengan kata lain arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan secara
langsung dalam aktivitas keseharian organisasi. Arsip statis ini merupakan
arsip yang telah mencapai pada taraf nilai abadi secara khusus
sebagai bahan pertanggung jawaban.
Dalam penatausahaan arsip pemahaman tentang karakteristik
arsip menjadi hal yang penting untuk diketahui. Berikut ini merupakan
karaktersitik dari arsip, yaitu :
1. Otentik,
arsip adalah informasi yang dilampirkan pada wujud asli (dengan pengecualian
arsip elektronik), termasuk; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki
informasi tentang waktu dan tempat di mana arsip dibuat / diterima, memiliki
makna / arti yang mencerminkan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan
bahan bukti dari kebijakan, kegiatan dan transaksi organisasi pencipta;
2. Legal,
arsip yang dibuat sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan,
memiliki status bahan bukti resmi untuk keputusan dan implementasi kegiatan.
3.
Unik, bukan diproduksi massal atau digandakan, arsip berbeda dari buku,
jurnal, dan publikasi lainnya. Arsip sesuai dengan konteksnya, dan memiliki
kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun penyalinan
(duplikasi) arsip memiliki arti berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun
untuk staf / pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan ini.
4. Reliable, keberadaan arsip dapat
diandalkan untuk dapat digunakan sebagai dukungan untuk pelaksanaan kegiatan
Setiap arsip memiliki nilai guna arsip yang berarti suatu
arsip yang nilainya didasari oleh manfaatnya bagi kepentingan penggunaan arsip.
Terdapat dua macam nilai guna arsip yaitu :
1. Nilai guna primer merupakan arsip yang memiliki nilai
namun didasari oleh kegunaan untuk pembuatan arsip tersebut.
2. Nilai guna sekunder merupakan suatu arsip yang memiliki
nilai namun didasari oleh kegunaannya untuk kepentingan organisasi ataupun umum
dan berguna dalam menjadi bahan bukti dan pertanggungjawaban suatu kegiatan.
Pekerjaan yang terdapat dalam bidang penyimpanan surat
atau dokumen disebut dengan administrasi kearsipan. Kearsipan adalah aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan
pengurusan arsip-arsip (dinas ataupun pribadi). Kearsipan juga merupakan
aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman,
penyingkiran dan pemusnahan suatu surat. Adapun tujuan dari kearsipan,
yaitu sebagai alat pertanggungjawaban atas pelaksanaan dan pengelolaan suatu
organisasi serta agar setiap bidang pekerjaan dalam suatu organisasi tidak
terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang tidak dibutuhkan lagi. Sebagai
petugas arsip yang baik, diperlukan sekurang-kurangnya 4 (empat) syarat yaitu :
Ketelitian, Kecerdasan, Kecekatan dan Kerapian.
Arsip
yang tercipta sebagai rekaman kegiatan akan mengalami pertambahan volume
seiring dengan eksistensi dan perkembangan suatu organisasi. Semakin banyak
kegiatan yang dilakukan, maka akan semakin banyak pula arsip yang tercipta.
Dengan demikian, penanganan arsip juga akan menghadapi berbagai persoalan baik
dalam hal ruang penyimpanan, penggunaan peralatan, tenaga pemeliharaan,
perawatan dan juga penemuan kembali arsip. Upaya yang perlu dilakukan untuk
mengatasi persoalan tersebut adalah dengan melaksanakan penyusutan arsip yaitu
tindakan pengurangan arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan
arsip secara berkelanjutan.
Arsip
merupakan salah satu sumber informasi bagi pelaksanaan manajemen organisasi,
baik bagi lembaga pemerintah maupun publik dan bisnis. Ketersediaan
arsip yang efektif, efesien lengkap dan berkualitas merupakan
tuntutan yang tidak dapat diabaikan. Mengelola arsip dengan tepat bukan hanya
dilaksanakan pada moment-moment tertentu, namun harus mewujud sebagai
kepribadian dalam keseharian bekerja, Arsip juga sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional bagi generasi yang akan datang. Untuk itu sudah
saatnya kita peduli dan sadar arsip.
(HI
KPKNL Metro).
Daftar Pustaka:
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971tentang Ketentuan Pokok
Kearsipan
2. Udang-Undang nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan
3. Keputusan Menteri Keuangan No. 983/KM.1/2015