Pada era perkembangan teknologi seperti saat ini, penggunaan informasi sudah mulai memanfaatkan teknologi digital, termasuk penggunaan informasi kepegawaian yang tidak hanya dapat diketahui pada berkas fisik saja, tetapi juga dapat diketahui pada berkas digital. Berkas fisik informasi kepegawaian pada KPKNL Mataram dapat diakses melalui dosir pegawai yang terdapat pada ruang Subbagian Umum, sedangkan berkas digital hanya dapat diakses melalui Aplikasi HRIS Kementerian Keuangan masing-masing pegawai dan role eselon yang dimiliki oleh pimpinan unit serta Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) yang hanya dapat diakses oleh PIC kepegawaian.

Latar belakang dibangunnya inovasi ini bermula dari pengumpulan berkas pegawai yang belum terorganisir secara rapi, sehingga pada saat membutuhkan berkas dari pegawai yang bersangkutan cukup memakan waktu. Ini mengakibatkan proses pelayanan internal terhadap pegawai menjadi lambat. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu upaya untuk mempermudah dan mempercepat kepegawaian maupun pegawai dalam pencarian berkas pribadi yang diperlukan, maka dibuatlah Aplikasi Mataram Dashboard Employee yang berbasis web.

Mataram Dashboard Employee merupakan suatu alat bantu yang dikembangkan dengan memanfaatkan fitur Looker Studio dan Google Spreadsheet pada aplikasi Google. Looker Studio sendiri merupakan suatu alat yang digunakan untuk mengubah data menjadi dasbor dan laporan yang informatif, mudah dibaca, mudah dibagikan, dan dapat disesuaikan sepenuhnya atau dalam kata lain Looker Studio digunakan untuk memvisualisasikan sebuah data, sedangkan Google Spreadsheet merupakan alat yang memiliki fungsi untuk menghitung angka-angka dari sebuah data, membuat tabel, diagram, dan lain sebagainya. Inovasi ini dimulai pada awal tahun 2023 dan diharapkan mampu diimplementasikan kepada seluruh pegawai KPKNL Mataram secara langsung.

Lebih lanjut, aplikasi  dasbor ini disusun dengan tujuan sebagai sarana untuk mendukung dalam perubahan pola pikir dan budaya kerja serta terimplementasikannya core value ASN Berakhlak antara lain:

a. Memberikan informasi yang akurat dan up to date tentang struktur pegawai KPKNL Mataram;

b. Bentuk layanan informasi internal bagi pejabat/pegawai KPKNL Mataram;

c. Supporting data dalam memberikan informasi kepada pimpinan untuk mengelola struktur SDM;

d. Penyedia informasi data pegawai dalam mendukung pengawasan integritas; dan

e. Bagian dari upaya knowing your employee.

Adapun keunggulan dari inovasi ini antara lain:

1. Mempercepat pencarian data kepegawaian

2. Informasi dan pengingat bagi setiap Pegawai untuk melihat jadwal kenaikan jabatan, grading, maupun kenaikan gaji berkala

3. Mempermudah pimpinan dalam pengambilan keputusan

Inovasi ini tidak mengubah proses bisnis layanan yang telah ditetapkan maupun aplikasi yang telah eksisting (HRIS dan SIMPEG), namun memberikan penguatan terhadap layanan tersebut agar dapat langsung dirasakan oleh pengguna layanan internal, dalam hal ini Pegawai KPKNL Mataram. Selain itu, inovasi ini memberikan efektivitas dan efisiensi waktu yang lebih cepat dari yang telah diimplementasikan selama ini. Sebelum adanya inovasi ini, pegawai bersangkutan maupun pegawai lain masih sulit memperoleh informasi kepegawaian yang dibutuhkan. Dengan adanya inovasi ini, pegawai dapat segera mengetahui informasi kepegawaian yang dibutuhkan melalui Aplikasi Mataram Dashboard Employee yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun dengan cepat, akurat, dan akuntabel karena selalu dilakukan pemutakhiran dan verifikasi data oleh Tim Mataram Dashboard Employee.

Inovasi pelayanan internal dalam hal ini pembuatan dashboard pegawai ini dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut:

1. Tim Mataram Dashboard Employee membuat database pegawai pada Google Spreadsheet dengan output yaitu Aplikasi Mataram Dashboard Employee yang terbagi menjadi 2 interface (tampilan dan akses) utama, yaitu:

a. Mataram HRD (Human Resources Development) yang bersifat publik, dapat diattach (ditautkan) pada aplikasi existing Info Box KPKNL Mataram, dengan alamat akses melalui lautan https://s.id/M-H-R-D. Aplikasi ini berisi informasi kepegawaian antara lain:

1. Komposisi gender;

2. Komposisi tingkat pendidikan;

3. Komposisi tiap unit eselon IV/seksi/subbagian;

4. Komposisi jabatan golongan ruang; dan

5. Komposisi pejabat fungsional.

b. Mataram Dashboard Employee yang bersifat privat untuk internal KPKNL Mataram, dengan alamat akses melalui tautan https://s.id/M-D-E. Aplikasi Ini Berisi 2 (dua) interface utama yaitu:

1. Data HRD Statistik, antara lain berisi informasi kepegawaian sebagaimana menu di Mataram HRD di atas;

2. Employee Data Profile, antara lain berisi informasi kepegawaian:

a. Nama, NIP, jabatan, pangkat dan golongan ruang, pendidikan, alamat rumah, alamat domisili, kontak alamat, dan data keluarga;

b. Informasi jadwal kenaikan pangkat berikutnya;

c. Informasi grade dan jadwal usulan kenaikan grade berikutnya; dan

d. Informasi aset berdasarkan data ALPHA dan/atau LHKPN.

2. Setiap pegawai KPKNL Mataram diminta untuk melengkapi data kepegawaian pada database yang sudah dibuat; Data/informasi pada aplikasi ini didasarkan pada data yang diinput secara mandiri oleh pejabat/pegawai KPKNL Mataram melalui tautan https://s.id/databaseemployee serta verifikasi dari Tim Mataram Dashboard Employee, oleh karena itu diharapkan seluruh pejabat/pegawai berkontribusi langsung secara aktif untuk mengisi data pada tautan tersebut untuk selanjutnya dapat dikelola/diperbaharui/dikembangkan secara bersama-sama.

3. Database yang sudah disusun ditarik secara integrasi ke fitur Looker Studio, sehingga membentuk data-data secara visual yang lebih mudah dipahami.

Inovasi ini akan terus dievaluasi agar senantiasa sesuai dengan peraturan perundangundangan dan mampu memenuhi kebutuhan KPKNL dan para pemangku kepentingan. KPKNL Mataram melalui inovasi ini bermaksud menciptakan wilayah kerja yang efektif, efisien, transparan, akuntabel, serta meminimalkan interaksi langsung dengan para pemangku kepentingan yang dapat menimbulkan potensi penyalahgunaan wewenang serta tindakan korupsi. KPKNL Mataram berkomitmen penuh untuk mewujudkan Wilayah Bebas Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBK WBBM) pada tahun 2023 ini.