Ketika satuan kerja meminta barang baru, periksa kebutuhan pekerjaannya dan barang yang tersedia. Jawabannya menentukan apakah instansi perlu membeli, membangun, merawat, atau mengatur penggunaan aset yang telah dimiliki. Rencana Kebutuhan Barang Milik Negara (RKBMN) menempatkan pemeriksaan ini sebelum keputusan anggaran. Dokumen tersebut membantu pengurus BMN, perencana, dan pimpinan menelusuri alasan sebuah usulan disetujui atau disesuaikan.

RKBMN merupakan dokumen perencanaan BMN untuk periode satu tahun. BMN mencakup barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN serta perolehan lain yang sah. Perencanaan kebutuhan diatur dalam PMK 153/PMK.06/2021, sedangkan Standar Barang dan Standar Kebutuhan diatur dalam PMK 138 Tahun 2024. Menteri Keuangan bertindak sebagai Pengelola Barang; Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) menjalankan tugas pengelolaan sesuai kewenangannya. Kuasa Pengguna Barang menyusun usulan pada tingkat satuan kerja, kemudian Pengguna Barang di kementerian atau lembaga mengonsolidasikannya.

Ruang Lingkup Perencanaan

PMK 153/PMK.06/2021 mencakup lima bentuk perencanaan: pengadaan, pemeliharaan, pemanfaatan, pemindahtanganan, dan penghapusan. Hubungannya perlu diperiksa dalam satu berkas kebutuhan. Barang yang akan dihapus karena rusak berat, misalnya, tidak layak tetap dicantumkan sebagai objek pemeliharaan rutin. Rencana pengadaan juga perlu memperhitungkan kemungkinan menggunakan barang yang tersedia, sesuai kondisi dan ketentuan penggunaannya. Pemeliharaan dalam peraturan ini mencakup pula pengasuransian serta kegiatan lain untuk menjaga BMN dalam menunjang pelayanan atau tugas pemerintahan.

RKBMN berpedoman pada rencana strategis kementerian atau lembaga, Standar Barang, dan Standar Kebutuhan. Standar Barang menentukan spesifikasi acuan; Standar Kebutuhan menentukan jumlah acuan. Penyusun usulan harus mengaitkan jenis dan jumlah barang dengan keluaran program serta daftar barang yang telah dikuasai. Standar tersebut dikecualikan sebagai pedoman untuk penyusunan RKBMN penghapusan. Untuk pengadaan BMN yang belum memiliki Standar Barang dan Standar Kebutuhan, PMK 153/PMK.06/2021 mengarahkan rencana pengadaannya melalui mekanisme penganggaran menurut peraturan yang berlaku.

Lima bentuk perencanaan itu juga menuntut penjelasan yang berbeda. Dalam pengadaan, instansi menguraikan fungsi barang yang hendak diperoleh. Dalam pemeliharaan, identitas dan kondisi barang yang telah dimiliki menentukan pekerjaan yang diusulkan. Rencana pemanfaatan menjelaskan arah penggunaan barang oleh pihak lain menurut mekanisme yang berlaku. Pemindahtanganan dan penghapusan memerlukan kejelasan barang yang menjadi objek serta alasan tindak lanjutnya. Menempatkan kelima keputusan dalam satu siklus membantu Pengguna Barang menemukan usulan yang saling bertentangan sebelum berkas disampaikan. RKBMN tetap merupakan dokumen perencanaan; tindakan terhadap setiap barang menjalani tahap pelaksanaan sesuai aturannya.

Satu Ilustrasi Usulan Rumah Negara

Sebagai ilustrasi, KPKNL Manado menilai kebutuhan Rumah Negara ketika sebagian pegawainya berasal dari luar daerah. Asal pegawai menjadi titik awal, sementara jumlah rumah yang layak diusulkan bergantung pada data pegawai yang berhak menurut ketentuan, kebutuhan hunian, dan persediaan Rumah Negara. Unit memeriksa setiap rumah menurut identitas, kondisi fisik, penghuni, serta status penggunaannya. Berkas kerja mencatat tanggal pemeriksaan dan sumber informasi agar Pengguna Barang dapat menelusuri dasar usulan.

Andaikan daftar barang menunjukkan satu rumah belum ditempati, petugas memeriksa penyebabnya. Rumah yang siap huni dapat memenuhi kebutuhan sesuai ketentuan; rumah yang membutuhkan perbaikan memerlukan penilaian jenis pekerjaan, biaya, dan waktu sebelum dapat dipakai. Rumah pada satuan kerja lain pun harus diperiksa kewenangan serta mekanisme penggunaannya. Setelah pilihan yang tersedia dihitung, kebutuhan yang tersisa dicocokkan dengan kategori dan batas standar untuk tahun anggaran usulan. Jika terdapat tanah atau bangunan yang tidak digunakan untuk tugas instansi, status dan tindak lanjutnya diperiksa menurut aturan terkait, termasuk PMK 120 Tahun 2024.

Forum penelaahan kemudian dapat memeriksa tiga hal yang jelas: jumlah rumah yang memenuhi ketentuan, alasan rumah yang tersedia belum dapat digunakan, dan kebutuhan yang masih harus dipenuhi. Jika data baru mengubah jumlah usulan, rincian biaya mengikuti hasil penelaahan. Catatan keputusan disimpan bersama identitas aset dan dasar kebutuhan pegawai sehingga petugas berikutnya dapat memahami perubahan tanpa mengulang pemeriksaan dari awal.

Dari Data Satuan Kerja ke Hasil Penelaahan

Untuk pengadaan, satuan kerja memperhatikan barang yang tersedia, program serta keluaran yang memerlukan BMN, dan Daftar Barang Kuasa Pengguna. Untuk pemeliharaan, acuannya mencakup daftar barang dan Daftar Hasil Pemeliharaan BMN. Rencana pemeliharaan pada dasarnya menyangkut barang yang dikuasai dan berkondisi baik atau rusak ringan; status penggunaan atau pemanfaatan tertentu perlu diperiksa karena dapat memengaruhi tanggung jawab pemeliharaan. Jika catatan sistem berbeda dari keadaan lapangan, selidiki selisihnya, perbaiki data melalui prosedur yang berlaku, lalu perbarui perhitungan usulan.

Daftar Hasil Pemeliharaan juga menunjukkan pekerjaan yang pernah dilakukan pada tiap barang. Bila kerusakan yang sama muncul lagi, penyusun menelusuri penyebabnya sebelum mengulang biaya tahun lalu. Catat bagian yang diperbaiki, waktu pekerjaan, serta kondisi setelahnya. PMK 138 Tahun 2024 mensyaratkan perencanaan pemeliharaan berdasarkan kebutuhan tiap unit BMN, sedangkan besar biayanya berpedoman pada standar biaya masukan yang berlaku. Riwayat pekerjaan dan pemeriksaan terkini memberi dasar bagi perhitungan itu. Untuk barang dalam penggunaan sementara atau pemanfaatan, periksa perjanjian yang mengatur tanggung jawab pemeliharaannya sebelum memasukkan biaya dalam usulan satuan kerja.

Setelah menerima usulan berjenjang, Pengguna Barang meneliti dan mengonsolidasikannya. APIP kementerian atau lembaga melakukan reviu atas permintaan tertulis Pengguna Barang untuk memperoleh keyakinan terbatas mengenai kelengkapan dokumen dan kepatuhan terhadap aturan perencanaan. Apabila APIP menemukan jumlah unit pada usulan berbeda dari daftar barang, penyusun menelusuri identitas barang yang berselisih dan memperbaiki sumber datanya. Mengubah angka pada formulir tanpa menyelesaikan catatan aset hanya memindahkan persoalan ke tahun berikutnya.

Pengelola Barang meneliti usulan secara administratif dan substantif, lalu membahasnya bersama Pengguna Barang dalam forum penelaahan. Untuk pengadaan, forum mempertimbangkan relevansi keluaran program, penggunaan barang yang telah tersedia, dan efektivitas pemakaiannya. Hasilnya dituangkan dalam RKBMN Hasil Penelaahan yang ditandatangani. Dokumen ini menjadi pedoman dalam proses pengelolaan BMN. Menurut Pasal 35 PMK 153/PMK.06/2021, dokumen tersebut belum merupakan persetujuan pelaksanaan pemanfaatan, pemindahtanganan, atau penghapusan; masing-masing tindakan tetap mengikuti prosedurnya.

Perbedaan antara penelitian administratif dan substantif menentukan cara menanggapi pertanyaan Pengelola Barang. Kekurangan surat pengantar atau arsip data perlu dilengkapi. Pertanyaan substantif mengenai jumlah yang diajukan memerlukan penjelasan tugas, kondisi, dan perhitungan kebutuhan; tanda tangan tambahan tidak menjawabnya. Setelah forum, simpan alasan perubahan jumlah atau cara pemenuhan bersama versi dokumen hasil penelaahan. Bila petugas berganti sebelum penganggaran, bagian keuangan tetap dapat mengetahui mengapa usulan awal berubah dan dapat menyusun rincian biaya sesuai keputusan terakhir. Jejak keputusan tersebut juga membantu menilai apakah usulan perubahan RKBMN kelak mempunyai dasar baru.

Tenggat dan Hubungan dengan Anggaran

Pengguna Barang wajib menyampaikan RKBMN kepada Pengelola Barang paling lambat minggu pertama Januari pada tahun anggaran sebelumnya. Hasil penelaahan disampaikan paling lambat minggu keempat Januari pada tahun yang sama. Dengan demikian, siklus reguler RKBMN Tahun Anggaran 2027 berlangsung pada Januari 2026. Pada September 2026, satuan kerja yang menangani dokumen tahun anggaran tersebut perlu memeriksa hasil penelaahannya dan menilai ketentuan perubahan apabila kebutuhan telah bergeser. Jadwal pengumpulan internal sebaiknya lebih awal agar konsolidasi dan reviu selesai sebelum tenggat reguler.

Usulan disertai surat pengantar, pernyataan Pengguna Barang tentang kebenaran informasi, catatan dan pernyataan hasil reviu APIP, serta arsip data komputer. Penyampaian dilakukan secara elektronik melalui sistem informasi manajemen aset negara. Hasil penelaahan kemudian dilengkapi rincian biaya menurut standar biaya yang berlaku dengan mempertimbangkan ketersediaan anggaran. Dokumen itu menjadi dasar pengusulan kebutuhan baru, angka dasar, dan penyusunan RKA-K/L; Direktorat Jenderal Anggaran menggunakannya sebagai salah satu bahan penilaian menurut prioritas serta ketersediaan dana. Persetujuan perencanaan tidak menjamin seluruh usulan dibiayai.

Apabila rencana revisi anggaran mengubah kebutuhan pengadaan atau pemeliharaan, Pengguna Barang mengusulkan perubahan RKBMN kepada Pengelola Barang sebelum revisi anggaran dilakukan. PMK 153/PMK.06/2021 juga mengatur perubahan akibat perubahan organisasi tertentu dan mekanisme pemenuhan kebutuhan. Keadaan darurat atau kondisi lain yang disebut Pasal 24 memiliki jalur penganggaran tersendiri dan kewajiban pelaporan pada RKBMN berikutnya. Keterlambatan menyiapkan data rutin tidak dapat disamakan dengan keadaan darurat.

RKBMN yang berguna memungkinkan pimpinan menelusuri satu keputusan dari kebutuhan tugas, data barang, hasil reviu, sampai angka anggaran. Pada ilustrasi Rumah Negara, berkas harus menunjukkan rumah mana yang tersedia, kondisi dan statusnya, siapa yang membutuhkan, serta dasar jumlah yang diajukan. Jika hasil penelaahan mengubah jumlah, rincian biaya mengikuti jumlah yang disepakati. Catatan tersebut dapat diperiksa lagi ketika kebutuhan berubah atau saat satuan kerja menyiapkan siklus tahun berikutnya.

Sumber-Sumber

Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 sebagaimana diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2020 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara atau Daerah.

PMK 153/PMK.06/2021 tentang Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Negara, khususnya Pasal 3 sampai 5, 11 sampai 13, 22 sampai 25, dan 33 sampai 40.

PMK 138 Tahun 2024 tentang Standar Barang dan Standar Kebutuhan Barang Milik Negara, khususnya Pasal 2 sampai 11 dan lampirannya.

PMK 120 Tahun 2024 tentang Tata Cara Pengelolaan Barang Milik Negara yang Tidak Digunakan untuk Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi Kementerian atau Lembaga.