Adanya pandemi Covid-19 mengakibatkan berbagai Instansi
Pemerintah dan Perusahaan melakukan berbagai upaya untuk tetap produktif. Salah satu kebijakan yang
dikeluarkan oleh Pemerintah adalah dengan memberlakukan
“New Normal”. Berbagai instansi
pemerintah dan swasta memberlakukan remote
working atau bekerja di rumah (Working
From Home atau WFH). Namun, adanya
transisi cara kerja yang tergolong tiba-tiba ini dapat memberikan dampak yang
berbeda-beda pada tiap orang. Sebagian orang, mereka merasa lebih
nyaman dan bisa lebih produktif. Namun di sisi lain, sebagian besar orang
merasakan dengan diberlakukannya WFH ataupun remote working, beban kerja mereka menjadi lebih banyak ataupun jam
kerja menjadi “fleksibel” (melebihi waktu yang seharusnya atau bahkan tidak ada
batasan antara waktu istirahat atau waktu bekerja). Oleh karena itu beban kerja
seperti ini dapat membuat pikiran terasa jenuh, bekerja terlalu lama atau
bahkan malah membuat kita menunda-nunda pekerjaan.
Untuk
membuat perkerjaan kita menjadi lebih efektif, mengurangi perasaan beban kerja
yang terasa banyak, dan bahkan menghindari adanya gangguan dari luar, kita dapat
menerapkan Teknik Pomodoro. Suatu teknik yang terinspirasi
dari penggunaan sebuah timer yang sering
digunakan di dapur dan berbentuk seperti tomat (tomat dalam bahasa Italia
disebut pomodoro).
Teknik Pomodoro merupakan sistem manajemen waktu yang menggugah orang untuk bekerja secara fokus dalam rentang waktu yang mereka miliki. Secara singkat, dengan menggunakan sistem ini kita akan membagi pekerjaan kita menjadi 25 menit per kegiatan dengan bekerja secara fokus terhadap satu tugas, kemudian 5 menit istirahat total, setiap jeda istirahat ini disebut sebagai “pomodoro”. Kemudian setelah melakukan 4 kali pomodoro, kita mengambil istirahat yang lebih lama lagi, yakni sekitar 15 sampai 20 menit.
Sumber: personal-development-zone.com
Teknik
timer ini bertujuan untuk membuat
adanya urgensi terhadap suatu pekerjaan dan bukannya membuat kita merasa
memiliki pekerjaan yang tidak ada habisnya, sehingga membuat kita terdistraksi
oleh hal-hal kecil dan membuat waktu kita yang berharga terbuang percuma. Oleh
karena itu, teknik ini mengubah pola pikir kita bahwa sekarang kita hanya punya
25 menit untuk membuat progress sebanyak
mungkin pada suatu pekerjaan dalam
waktu yang sedikit. Saat melakukan teknik ini sangat disarankan untuk mematikan
koneksi internet atau menjauhkan handphone dan/atau laptop yang dapat
mengganggu fokus kita dalam mengerjakan suatu tugas.
Kemudian timbul suatu pertanyaan, mengapa teknik ini efektif?
Meskipun Teknik Pomodoro ini memang pada mulanya ditujukan untuk pribadi, namun dalam perkembangannya berbagai tim dan kelompok kerja menggunakan teknik ini untuk meningkatkan produktivitas dan kreativitas anggota kelompoknya. Untuk melaksanakan Teknik Pomodoro dalam tim secara efektif, Xiaofeng Wang dalam tulisannya yang berjudul “Turning Time from Enemy into an Ally Using the Pomodoro Technique” menyarankan untuk melakukannya setiap hari dengan 5 tahapan, yakni:
Sumber: Medium.com
Untuk setiap tahapan, Teknik Pomodoro memainkan peran sebagai unit estimasi waktu.
Terdapat 2 (dua) aturan yang berlaku: (1) apabila suatu tugas bisa melebihi
dari 5-7 pomodoro, maka pecah tugas tersebut menjadi tugas lebih kecil lagi.
Aktivitas yang kompleks seharusnya bisa dipecah menjadi beberapa aktivitas; dan
(2) apabila suatu tugas dapat dikerjakan kurang dari 1 pomodoro, maka aktivitas
lainnya yang serupa dapat digabungkan. Dalam penelitian tersebut, Xiaofeng
melihat banyak kelompok yang menerapkan teknik ini merasa pekerjaan mereka tidak
seberat dahulu lagi, lebih efisien dan memiliki suatu ritme “natural” dalam
pekerjaan sehari-hari.
Mungkin konsep ini akan terdengar ruwet untuk selalu tetap tracking time di tengah kesibukan kita. Oleh karena itu, kita dapat mengunduh aplikasi pembantu di handphone kita melalui Playstore untuk aplikasi Pomodoro Timer Lite atau Apple Store untuk aplikasi Focus Keeper, sehingga kita dapat lebih mudah mengaplikasikan teknik ini dalam pekerjaan kita.