Pada hari Selasa, 21 Desember 2021, KPKNL Lhokseumawe melaksanakan Sosialisasi Arsip. Sosialisasi yang mengusung tema arsip 2022 lebih baik ini dibawakan oleh Subbagian Umum selaku Unit Kearsipan secara tatap muka dan melalui zoom meeting. Acara dihadiri oleh seluruh Subbagian dan Seksi, yang didalamnya mencakup para Unit Pengolah atau PIC Arsip KPKNL Lhokseumawe. Arsip sendiri dinilai sangat penting bagi setiap seksi, maka dari itu perlu diadakan Sosialisasi Arsip untuk pengelolaan arsip yang lebih baik.

Pada jam 09.00 WIB, acara dibuka oleh Kepala KPKNL Bono Yudianto. Bono mengungkapkan bahwa arsip merupakan hal penting, tetapi seringnya dianggap biasa oleh para kalangan. Padahal dengan arsip sendiri, kerapian dan ketelitian tercermin dari suatu seksi atau subbagian. Didalam arsip seharusnya terdapat unsur keindahan, keindahan, dan kemudahan. Sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, dokumen yang diperlukan dapat segera ditemukan dan ditindaklanjuti sebagaimana mestinya.

Materi pertama dibawakan oleh pelaksana Subbagian Umum, Humayra Vonna. Pada pemaparannya Humayra menjelaskan arsip dinamis, terkhusus pada arsip aktif dan arsip inaktif. “Arsip dinamis merupakan arsip yang sangat dekat dengan kita, dikarenakan arsip ini sering tercipta dan dan terus bergerak dalam hal penggunaannya apabila dibandingkan dengan arsip statis” ujar pegawai berusia 24 tahun ini. Lebih lanjutnya, Humayra menjabarkan secara teknis terkait pengelolaan arsip aktif dan inaktif untuk tahun 2022 agar didapat tertib pengelolaan arsip yang ditujukan.

Selanjutnya materi dibawakan oleh Muhammad Faniawan Asriansyah, pelaksana Subbagian Umum. Pria yang akrab disapa Aan ini menjelaskan jenis arsip dinamis yang lain yaitu arsip vital dan arsip terjaga. Apa saja perbedaan kedua arsip ini, contoh-contohnya, beserta pengelolaannya apabila terdapat salah satu atau kedua jenis arsip tersebut pada lingkungan KPKNL Lhokseumawe. Singkatnya, Aan mengemukakan bahwa arsip vital adalah arsip yang keberlangsungannya tidak dapat diperbarui apabila hilang ataupu rusak, dan arsip terjaga adalah arsip yang berkaitan dengan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhannya.

Penjabaran materi terakhir juga dilakukan oleh salah satu pelaksana Subbagian umum kembali, Adam Wira Sanjaya. Penjelasan dari Adam sendiri adalah to do list atau hal-hal yang harus dilakukan KPKNL Lhokseumawe, khususnya PIC Arsip di setiap seksi dalam hal pengelolaan arsip yang lebih baik pada tahun 2022, yang menimbulkan banyak pertanyaan seperti bagaimana perlakuan arsip sementara apabila berkaitan dengan lebih dari satu seksi, bagaimana menentukan masa inaktif suatu berkas, dan perlakuan arsip inaktif dengan lebih rinci mengingat banyaknya arsip inaktif yang ada. Pertanyaan demi pertanyaan dijawab dengan baik, sampai dengan penutupan acara yang dilakukan oleh Subbagian Umum.

Sosialisasi ini diharapkan menjadi tonggak dari pengelolaan arsip yang lebih baik di tahun 2022, arsip haruslah mencerminkan kerapian, keindahan, dan kemudahan. Arsip KPKNL Lhokseumawe, from not so zero to hero.

Narasi/Foto : Feliza/Mateus.