Setiap instansi di Kementerian Keuangan memiliki kewajiban untuk melakukan pengelolaan arsip yang sesuai dengan ketentuan pada Peraturan Menteri Keuangan nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan, yang meliputi kegiatan sebagai berikut:

1. Penciptaan arsip;

2. Penguatan arsip;

3. Pemberkasan arsip;

4. Penyusutan arsip;

Unit KPKNL Lhokseumawe telah menetapkan Surat Keputusan Penunjukan Panitia Pengelolaan Arsip agar senantiasa terciptanya tertib arsip.

Dalam melaksanakan pengelolaan arsip, panitia pengelolaan arsip harus mengklasifikasikan terlebih dahulu arsip-arsip yang akan disusun kedalam ruang arsip dengan berpedoman kepada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 276/PMK.01/2014 tentang Pedoman Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Keuangan (Klasifikasi Arsip Kementerian Keuangan).

Klasifikasi Arsip merupakan salah satu rangkaian kebijakan tata kearsipan Kementerian Keuangan. Klasifikasi Arsip sebagai sarana untuk penataan dan penemuan kembali arsip di lingkungan Kementerian Keuangan dalam memberkaskan arsip yang diciptakan dan diterima. Arsip tersebut bersifat aktif dalam mendukung fungsi dan kegiatan operasional Kementerian Keuangan.

Klasifikasi Arsip disusun berdasarkan analisis fungsi dan transaksi bisnis Kementerian Keuangan dengan menggunakan kode atau simbol alfanumerik dengan tujuan agar semua unit kerja di Lingkungan Kementerian Keuangan menggunakan klasifikasi arsip yang sama, seragam, dan terpadu. Setiap arsip yang diterima dan diciptakan oleh Kementerian Keuangan harus dibubuhi kode klasifikasi menurut masalahnya sebagaimana ditetapkan dalam Klasifikasi Arsip Kementerian Keuangan.

KPKNL Lhokseumawe telah menerapkan pemberkasan arsip secara digital dengan menginput arsip kedalam suatu database yang dapat diakses pegawai di unit internal secara real time. Pengisian terbagi menjadi 2 (dua) yaitu pengisian Daftar Berkas Arsip dan Pengisian Daftar isi Arsip.

Daftar Berkas Arsip terdiri dari Nomor Berkas, Kode Klasifikasi, Tanggal, Jumlah, Keterangan, Lokasi Tekstual , dan Lokasi Digital. Berikut penjelasan untuk tiap pengisian :

Berikut Contoh Penginputan Daftar Berkas Arsip :

Daftar Isi Berkas Arsip terdiri dari Nomor Berkas, Nomor Item Arsip, Kode Klasifikasi, Tanggal, Jumlah, Keterangan, Lokasi Tekstual, dan Lokasi Digital. Berikut penjelasan untuk tiap pengisian :

Berikut Contoh Penginputan Daftar Isi Berkas Arsip :

Penulis : Subbagian umum