Penulis: Gabriela Fernanda Subagio

Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara KPKNL Jambi

Beberapa waktu lalu, teman saya, Winny, bercerita tentang kantornya yang baru saja ditata ulang. “Ruangannya lebih terbuka dan lebih terang,” katanya dengan nada antusias. Namun, ia menambahkan, “Tapi rasanya tidak ada ruang yang benar-benar tenang untuk menyelesaikan pekerjaan atau virtual meeting. Fasilitas yang ada juga terasa minim.”

Kantor Winny adalah kantor pemerintahan yang mengikuti Standar Barang Standar Kebutuhan (SBSK) untuk alokasi ruang dan fasilitas. Namun, jika dilihat dari standar ini, kantor Winny tampaknya belum memenuhi ekspektasi. Meskipun SBSK menganggap ada ruang "berlebih" di kantor tersebut, kenyataannya, banyak fasilitas yang tidak tersedia untuk mendukung kebutuhan produktivitas penggunanya.

Dalam beberapa penghitungan SBSK, luas ruang yang "berlebih" sering kali menjadi indikator bahwa kantor memiliki potensi ruang yang tidak dimanfaatkan secara optimal. Namun, dalam beberapa kasus, kantor dengan tingkat kesesuaian SBSK rendah tidak selalu memiliki ruang yang dapat dimanfaatkan untuk fungsi yang lebih produktif. Di kantor Winny, luas lahan parkir di lantai dasar dan ruang arsip menjadi salah satu penyebab ruang “berlebih” ini.

Ketersediaan ruang ini bukan tanpa alasan. Pasalnya, kantor Winny dibangun di atas lahan yang sempit, sehingga harus memanfaatkan lantai dasar sebagai lahan parkir. Lahan parkir yang menjadi satu bagian dengan bangunan ini tidak dialokasikan dalam SBSK, sehingga dianggap sebagai ruang berlebih. Ruang lainnya yang dianggap berlebih adalah ruang arsip. Hal ini dikarenakan alokasi ruang arsip yang dihitung dengan formula 0,4 m² x jumlah pegawai. Padahal, kebutuhan ruang arsip sangat bergantung pada volume dokumen fisik yang harus disimpan, yang bisa berbeda-beda tergantung pada beban kerja setiap kantor. Alokasi ini mungkin kurang relevan jika suatu kantor telah sepenuhnya beralih ke dokumen digital.

Ruang Kerja yang Ideal

Ruang kerja yang ideal adalah ruang yang tidak hanya memenuhi standar teknis, tetapi juga mampu mendukung produktivitas dan kenyamanan penggunanya. Dalam banyak kasus, meskipun dianggap memiliki ruang “berlebih,” kenyataannya banyak fasilitas esensial yang tidak tersedia atau kurang memadai. Hal ini menunjukkan adanya celah dalam penerapan SBSK yang perlu diatasi agar ruang kerja benar-benar relevan dengan kebutuhan pegawai.

Fasilitas penting seperti quiet space, ruang rapat, atau breakout space, misalnya, hampir tidak tersedia dalam kasus ini. Quiet space, yang idealnya dialokasikan sebesar 5 m² untuk setiap 50 pegawai, sangat penting untuk mendukung pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi atau diskusi privat. Di sisi lain, ruang rapat yang hanya dialokasikan seluas 10 m², yang dirancang untuk menampung hingga enam orang, sering kali terlalu kecil untuk mendukung diskusi tim atau rapat rutin.

Selain itu, breakout space, area untuk interaksi informal dan diskusi ringan, juga sangat dibutuhkan. Area ini dapat dirancang dengan rasio 10 m² untuk setiap 50 pegawai. Namun, di banyak kantor pemerintahan, ruang seperti ini sering kali tidak menjadi prioritas. Padahal, breakout space tidak hanya meningkatkan komunikasi antarpegawai tetapi juga mendukung kreativitas dan kolaborasi.

Selain kebutuhan ruang kerja inti, kantor sering kali kekurangan fasilitas penunjang yang penting untuk kenyamanan dan inklusivitas. Sebagai contoh, toilet yang diatur dengan alokasi 5 m² untuk setiap 25 pegawai dalam SBSK sering kali tidak mempertimbangkan kebutuhan toilet aksesibel. Padahal, setiap kantor harus menyediakan toilet aksesibel sesuai standar yang ditetapkan dalam Permen PUPR No. 14/PRT/M/2017. Ruang laktasi juga menjadi salah satu fasilitas yang sering kali diabaikan, meskipun sangat penting bagi ibu menyusui. Ruang ini idealnya memiliki luas 12 m² menurut Permen Kesehatan Nomor 15 Tahun 2013.

Kisah kantor Winny menyoroti kesenjangan antara persepsi dan realitas terkait ruang “berlebih”. Lahan parkir memang memenuhi kebutuhan baik pegawai maupun pengguna layanan, tetapi tidak dapat dimanfaatkan untuk fungsi lain. Demikian pula ruang arsip yang alokasinya dihitung berdasarkan jumlah pegawai, tanpa mempertimbangkan volume dokumen yang dihasilkan di suatu kantor.

Menciptakan Ruang Kerja yang Efektif

Untuk menjawab tantangan kebutuhan ruang kerja yang terus berkembang, SBSK yang diatur dalam PMK Nomor 172 Tahun 2020 perlu disesuaikan agar lebih adaptif dan responsif terhadap kebutuhan pengguna. Agar lebih efektif, kebijakan ini perlu didukung oleh panduan desain ruang kerja (workplace design guidelines) yang berlandaskan prinsip-prinsip berikut:

1. Penyusunan Panduan Desain Ruang Kerja. Panduan ini dapat mencakup prinsip-prinsip dasar desain ruang kerja, seperti fleksibilitas dan standardisasi. Ruang kerja harus dirancang untuk mendukung berbagai aktivitas, mulai dari tugas individu hingga kolaborasi tim, dengan memanfaatkan partisi bergerak dan furnitur yang fleksibel. Selain itu, desain harus menggunakan elemen-elemen standar yang mudah disesuaikan dengan perubahan kebutuhan organisasi tanpa memerlukan renovasi besar-besaran.
2. Evaluasi dan Monitoring Pemanfaatan Ruang. Pemerintah perlu menerapkan mekanisme evaluasi berkala untuk memastikan ruang kerja digunakan secara optimal. Indikator seperti tingkat utilisasi, kepuasan pegawai, dan efisiensi biaya operasional dapat menjadi dasar untuk menilai keberhasilan desain dan kebijakan ruang kerja.

Kebijakan pengelolaan ruang kerja pemerintah melalui SBSK telah memberikan dasar penting bagi efisiensi tata kelola aset negara. Namun, perubahan pola kerja modern, seperti meningkatnya kebutuhan kolaborasi, inklusivitas, dan fleksibilitas, menuntut revisi kebijakan yang lebih responsif terhadap kebutuhan aktual.

Kondisi saat ini menunjukkan pentingnya evaluasi dan pembaruan kebijakan agar lebih sesuai dengan kebutuhan di lapangan. Dengan pendekatan yang lebih fleksibel dan adaptif, kantor pemerintahan dapat menghadirkan ruang kerja yang benar-benar relevan, tidak hanya untuk memenuhi standar, tetapi juga untuk mendorong kinerja yang lebih baik dan pelayanan publik yang lebih optimal.

Referensi

1. Department of Housing, Local Government, Planning and Public Works. (2023). Office Accommodation Workspace and Fitout Standards (Guideline 3: Fitout). Diakses darihttps://www.forgov.qld.gov.au/__data/assets/pdf_file/0021/183342/oamf-fitout-standards.pdf
2. Dimensions.com. (2023). Meeting & Conference Room Clearances. Diakses dari https://www.dimensions.com/element/meeting-conference-room-clearances
3. Government Property Agency. (2022). Government Workplace Design Guide (Versi 3.0). Diakses dari https://www.gov.uk/government/publications/the-government[1]workplace-design-guide
4. UNICEF Nepal. (2021). UN Office Space Standards and Guidelines: A tool for implementing a Hybrid Workplace Model at UN Offices. Diakses dari https://www.unicef.org/nepal/media/20591/file/New_Office_Annex_F_UNICEF_management_premises_guidelines_for_dhangadi.pdf
5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 172/PMK.06/2020 Tentang Standar Barang dan Standar Kebutuhan Barang Milik Negara.
6. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 14/PRT/M/2017 Tahun 2017 tentang Persyaratan Kemudahan Bangunan Gedung.
7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Tata Cara Penyediaan Fasilitas Khusus Menyusui dan/atau Memerah Air Susu Ibu.