Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Dumai meningkatkan pelayanan internal dengan mengimplementasikan Aplikasi Kontrol Penggunaan Aset Tetap (AKPAT) dan Aplikasi Boss Pintar, yaitu aplikasi absensi mobile berteknologi Global Positioning System (GPS)  untuk tenaga non Aparatur Sipil Negara (ASN) pada Mei 2018.

Tugas Subbagian Umum KPKNL antara lain melakukan pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) dan pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM). Salah satu kegiatan pengelolaan BMN antara lain memberikan layanan ke unit internal terkait peminjaman BMN. Sedangkan kegiatan pengelolaan SDM antara lain memonitoring kedisiplinan kehadiran pegawai. Untuk meningkatkan layanan unit internal terkait peminjaman barang maka Kepala Subbagian Umum KPKNL Dumai Aris Suhada Mian berinisiatif mendesain dan mengimplementasikan aplikasi AKPAT. Sedangkan untuk mempermudah monitoring kedisplinan kehadiran pegawai non ASN, diimplementasi aplikasi absensi mobile berteknologi Global Positioning System (GPS) Boss Pintar.

Menurut Aris,  ada yang  penggunaan BMN oleh pegawai yang harus dibuatkan dokumen penyerahan barang berupa Berita Acara Serah Terima (BAST) atau dengan Surat Penunjukkan Penanggung jawab Penggunaan (SP3). Contoh penggunaan yang menggunakan SP3 yaitu penggunaan Rumah Dinas Seroja Asri. Selain itu, juga ada penggunaan barang yang tidak menggunakan BAST/SP3 seperti kendaraan dinas, ruang rapat, kamera dan laptop.

Berdasarkan pengamatan Aris, penggunaan barang yang tidak menggunakan BAST/SP3 Barang tersebut administrasinya kurang tertib karena tidak diadministrasikan. Hal ini menyebabkan kesulitan karena tidak ada bukti barang dipinjam oleh siapa dan apakah barang tersebut sudah dikembalikan atau belum. Untuk mengadministrasikan  peminjaman barang, maka Aris melakukan desain Aplikasi AKPAT.

Aplikasi AKPAT dikembangkan dengan database terpusat dan koneksi intranet. Aplikasi AKPAT dapat digunakan untuk merekam barang yang akan dipinjam. Pegawai yang akan meminjam barang, dapat mengetahui  apakah barang  yang akan kita pinjam sedang digunakan pegawai atau tidak. Apabila barang digunakan pegawai lain, maka dapat dicek siapa yang sedang menggunakan, untuk keperluan apa dan berapa lama.

Sedangkan latar belakang penggunaan aplikasi Boss Pintar yaitu perbedaan cara absen antara pegawai ASN dan Non ASN. Pegawai ASN melakukan absen online dengan finger print, sementara pegawai Non ASN absen secara manual dengan tanda tangan di buku absen yang disiapkan oleh Subbagian Umum. Untuk meningkatkan ketertiban dan kedisiplinan pegawai  non ASN, maka Aris berinisiatif menggunakan aplikasi Boss Pintar yaitu aplikasi absen mobile berbasis GPS. Aplikasi Boss Pintar di-install di handphone masing-masing pegawai dengan cara mengunduh Boss Pintar di Play Store.

Dengan aplikasi Boss Pintar, pegawai non ASN melakukan absen melalui handphone dilokasi KPKNL Dumai dan pada saat yang sama  Subbagian Umum dapat memonitoring waktu absen secara realtime.  Selain itu, aplikasi Boss Pintar juga dapat memonitor keberadaan pegawai, jumlah waktu kerja, dan mencetak  histori absensi. Jika pegawai tersebut tidak berada di lokasi kantor pada saat jam kerja maka otomatis waktu kerjanya juga berkurang.

Aplikasi AKPAT dan aplikasi absensi Boss Pintar telah disosialisasikan kepada pegawai KPKNL Dumai bertempat Seroja Meeting Room pada tanggal  7 Mei 2018. Acara sosialisasi dibuka oleh Kepala KPKNL Dumai, Guntur Sumitro (Sekarang Kepala KPKNL Tarakan). Guntur memberikan apreasiasi kepada Kasubag Umum karena tahun 2018 KPKNL Dumai menambah deretan aplikasi internal. Menurutnya, tahun 2017 telah dikembangkan 3 aplikasi internal, yaitu  aplikasi AP3M (Aplikasi Persiapan Penyerahan Piutang Macet) dibuat oleh Seksi Piutang Negara, aplikasi SUSILO (Sistem Penatausahaan Minuta isalah Lelang Online) dibuat oleh Seksi Pelayanan Lelang dan aplikasi Seroja Desk yang dikembangkan oleh Seksi Hukum dan Informasi.

Dalam acara sosialisasi Aris Mian menjelaskan cara penggunaan Aplikasi AKPAT dan Boss Pintar. Setelah itu juga dilakukan simulasi penggunaan oleh peserta sosialisasi. Dengan selesainya kegiatan sosialisasi maka kedua aplikasi tersebut, menurut Kepala KPKNL Dumai aplikasi tersebut resmi digunakan.

Berdasarkan wawancara dengan pengguna aplikasi AKPAT, Desy Agustin dari Seksi Hukum dan Informasi  mengatakan aplikasi AKPAT dapat mempermudah pegawai untuk peminjaman mobil karena dapat mengetahui mobil mana yang sedang tidak digunakan. Sementara itu, hasil wawancara dengan  salah satu pegawai non ASN pengguna aplikasi Boss Pintar, Santa mengatakan aplikasi absensi Boss Pintar sangat mudah digunakan dan sangat adil karena semua pegawai dipantau secara online.

Kepala KPKNL Dumai yang baru dilantik bulan Mei 2018, Dirmanti Jaya juga memberikan apreasiasi dan sangat mendukung atas dibuatnya aplikasi-aplikasi internal untuk menunjang tugas dan fungsi KPKNL. Dirmanti berpesan agar seksi Hukum dan Informasi membuat evaluasi penggunaan aplikasi baik yang dibuat oleh Kantor Pusat DJKN maupun yang dibuat oleh Internal setiap 3 (tiga) bulan sekali.

Dalam bebeberapa kesempatan, Aris juga  meminta agar pegawai yang menggunakan aplikasi AKPAT dan Boss Pintar dapat memberikan masukan untuk perbaikan dan pengembangan aplikasi. (Seksi HI KPKNL Dumai)