Siapa yang tak mengenal istilah morning briefing? Bagi mereka yang bekerja, utamanya di sebuah perusahaan atau institusi mungkin sudah tidak asing dengan istilah tersebut. Morning briefing merupakan kegiatan berkumpulnya seluruh pegawai di pagi hari (biasanya pada awal jam bekerja) untuk saling bertukar informasi berkaitan dengan pekerjaan. Meskipun dilakukan dalam waktu yang relatif singkat, Morning Briefing memiliki mafaat yang luar biasa bagi pegawai maupun organsisasi, meliputi:

Membangun dan Menjaga Budaya Disiplin Waktu

Disiplin waktu merupakan perilaku yang wajib dimiliki oleh anggota organisasi. Tanpa kedisiplinan, produktivitas seseorang akan berkurang, tidak hanya pada diri sendiri, namun juga dapat mengakibatkan penurunan produktivitas rekan kerja. Bagi mereka yang bekerja di institusi pelayanan, sifat tidak disiplin dapat berakibat pada ketidakpuasan pengguna layanan sehingga berpotensi melukai reputasi organisasi.

Kegiatan morning briefing yang rutin dilaksanakan di jam-jam tertentu dapat menjadi media untuk membangun dan mempertahankan budaya disiplin waktu pegawai. Menjadi suatu rutinitas, pegawai menjadi terbiasa untuk bekerja sesuai dengan waktu yang disepakati atau ditentukan.

Mencegah Misinformasi

Pada era digital seperti saat ini, sering kali komunikasi dilakukan melalui media tanpa adanya tatap muka, misalnya melalui pesan whatsapp atau email. Bukan tidak mungkin pesan-pesan yang disampaikan pada media tersebut kurang dapat dimengerti atau disalahartikan oleh penerima pesan hingga mengakibatkan misinformasi. Morning briefing merupakan media tatap muka yang tepat untuk mengkonfirmasi informasi yang sebelumnya telah disampaikan secara tidak langsung, sehingga pesan tersebut dapat secara efektif diterima oleh si penerima pesan.

Menggali Potensi Sinergi

Ketika melakukan Morning Briefing setiap orang atau unit menyampaikan informasi berkaitan dengan rencana aktivitas kerja. Hal tersebut membuka potensi untuk terjalinnya sinergi antar unit yang berkaitan. Misalnya dalam kegiatan yang melibatkan pihak eksternal, unit teknis dapat meminta bantuan kepada unit kehumasan untuk membantu komunikasi dengan pihak tersebut serta melakukan publikasi sehingga kegiatan dapat berjalan lebih optimal.

Meningkatkan Awareness Pegawai Terhadap Isu-isu Organisasi

Selain meningkatkan awareness, dengan disampaikannya informasi dan isu organisasi dalam kegiatan Morning Briefing, seluruh pegawai dari setiap level organisasi dapat turut memberikan pendapat atau solusi, sehingga rasa kepemilikan pegawai terhadap visi dan misi organisasi akan semakin bertambah.

Sebagai unit vertikal di bawah Kementerian Keuangan, KPKNL Bukittinggi melaksanakan kegiatan Morning Briefing 3 (tiga) kali dalam satu minggu. Komunikasi yang cair dan efektif antar pegawai dari berbagai level organisasi dalam kegiatan Morning Briefing tersebut turut memupuk budaya ‘speak up’ di lingkungan KPKNL Bukittinggi. Selain sebagai media penyampaian informasi dan isu, kegiatan Morning Briefing di KPKNL Bukittinggi juga disertai dengan pengucapan Nilai-Nilai Kementerian Keuangan, Sepuluh Perilaku Utama Kementerian Keuangan, dan Lima Budaya Kerja Kementerian Keuangan. Bukan tanpa alasan, pengucapan tersebut dimaksudkan sebagai pengingat untuk terus menjaga keberlanjutan etos kerja yang baik demi terciptanya lingkungan kerja yang dinamis dan harmonis.

Penulis: Mochammad Teguh Ariyanto (Pelaksana seksi Hukum dan Informasi KPKNL Bukittinggi)

Referensi:

-        What is Team Briefing, di akses dari www.exeter.ac.uk pada tanggal 25 Maret 2022

-        The Benefit of Team Briefing, Euan Johnston (18 Februari 2014), diakses dari www.business2community.com pada tanggal 25 Maret 2022