“Apa yang disebut dengan arsip?’

                “Apa sih pentingnya arsip?”

                Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU no. 43 Tahun 2009 pasal I tentang Kearsipan).  

                Sedangkan mengacu pada Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.

                Nah, berdasarkan pengertian tersebut dapat kita simpulkan bahwa arsip mempunyai peranan penting dalam kehidupan berorganisasi, sehingga sangat diperlukan pengetahuan dan kesadaran setiap pegawai terhadap penataan arsip. Namun faktanya, penataan arsip bukanlah sesuatu yang dirasa menyenangkan untuk dilakukan bagi sebagian  orang.

                Kementerian Keuangan, khususnya Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) telah sejak lama menggalakkan budaya tertib arsip baik di kantor pusat maupun kantor vertikal DJKN. Seluruh instansi di bawah Kementerian Keuangan didorong untuk menumbuhkan budaya tertib arsip dengan cara memulai pemilahan arsip antara arsip aktif, arsip inaktif, serta bahan non arsip, mengajukan usul musnah terhadap arsip inaktif yang telah melalui masa retensi, serta memastikan keandalan proses penyusutan arsip di instansi masing-masing.

                Lalu, bagaimana cara Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bukittinggi dalam meningkatkan semangat sadar arsip kepada tiap pegawai? Jawabannya adalah dengan mulai meningkatkan kesadaran dan pengetahuan pegawai terkait kearsipan. Kenapa? Karena penataan arsip akan sulit untuk dilakukan tanpa adanya pengetahuan dasar akan hal tersebut.

                Langkah selanjutnya adalah membuat suatu kegiatan atau gerakan bersih-bersih arsip. Langkah ini dinilai cukup efektif karena sesuatu yang dikerjakan secara bersama-sama akan menimbulkan semangat tersendiri. Hasil akhir dari kegiatan ini adalah terorganisirnya berkas-berkas arsip aktif maupun arsip inaktif sehingga memudahkan untuk Unit Pengolah maupun Unit Kearsipan dalam melakukan pengelolaan arsip.

                Secara umum arsip memiliki fungsi dalam menunjang aktivitas administrasi, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wadah komunikasi. Selain itu, arsip juga memiliki fungsi yang bersifat primer dan sekunder, yaitu :

1. Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasari pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang tugas saat sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan.

2. Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasari pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban.

Mau memahami, mau menyadari, dan mau mengenal arti pentingnya penataan arsip dalam kehidupan berorganisasi bukanlah menjadi suatu hal yang sulit. Semuanya kembali kepada kemauan dan kesadaran masing-masing individu serta kegigihan suatu instansi untuk meningkatkan kesadaran akan budaya tertib arsip. Untuk itu, marilah kita bersama-sama mewujudkan Kementerian Keuangan (DJKN khususnya – red), pentingnya sadar dan paham arsip. Karena tak kenal maka tak sayang. (Resti Vita Masyuko)