Pelaksanaan Activity  Based Workplace di Lingkungan Kementerian Keuangan telah diatur dalam Keputusan Menteri Keuangan Nomor 453/KMK.01/2020 tentang Pedoman Pelaksanaan Activity Based Workplace di Lingkungan Kementerian Keuangan dan Surat Edaran Nomor SE-5/MK.01/2021 tentang Petunjuk Teknis Penataan Ruang Kerja Activity Based Workplace di Lingkungan Kementerian Keuangan. Activity Based Workplace merupakan transformasi strategi dalam bekerja dengan mengatur penataan ruang kerja untuk menunjang berbagai aktivitas dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi dengan mempertimbangkan karakteristik organisasi dan pegawai, yang bertujuan untuk menciptakan lingkungan kerja yang postitif, kolaboratif, menghilangkan hambatan komunikasi dan koordinasi baik secara vertikal maupun horizontal, mendorong pemikiran kreatif, inovatif, meningkatkan transparansi dan kepercayaan, optimalisasi aset dan berorientasi hasil, sehingga kinerja organisasi meningkat.

Activity Based Workplace adalah pengaturan tata letak ruang yang mengedepankan fleksibilitas dan mobilitas dalam bekerja untuk menunjang berbagai aktivitas dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi dengan memeprtimbangkan karakteristik organisasi dan pegawai. Dalam ruang kerja berbasis Activity Based Workplace ini setiap individu pegawai tidak mendapatkan alokasi workstation/desk secara khusus. Adapun prinsip desain ruang kerja Activity Based Workplace yaitu

1.      Penyusunan konsep dan desain ruang kerja dengan mempertimbangkan optimalisasi BMN yang ada, optimalisasi bangunan kantor yang ada, optimalisasi penggunaan set Bersama, optimalisasi teknologi (smart office), ramah lingkungan (eco office), pemanfaatan vegetasi untuk penyegaran udara dan interior, penghawaan alami (jendela/ventilasi), pemanfaatan ruang terbuka hijau sebagai area kerja, identitas Kementerian Keuangan, kebutuhan difabel, ramah anak mendukung pengarusutamaan gender, keamanan dan kenyamanan dan protokol Kesehatan.

2.      Penggunaan perangkat touchless, misalnya keran, saklar, lampu, pintu dan lift.

3.      Desain ruang kerja disusun sesuai kebutuhan dengan melibatkan pimpinan dan pegawai serta mendapat dari Kepala Biro Umum/Sekretaris Unit Eselon I/Sekretaris Unit Organisasi non-eselon yang bertanggung jawab secara langsung kepada Menteri Keuangan.

4.      Unit kerja dapat mendesain ruang kerja sesuai dengan kebutuhan organisasi dan aspirasi pegawai, misalnya dalam pemilihan bahan dan warna, dan pemilihan gaya/tipe ruangan (minimalis, kontemporer, klasik, industrial, dan lain-lain) dengan memperhatikan norma kepantasan dan identitas Kementerian Keuangan.

5.      Penyusunan desain ruang kerja dapat menggunakan tenaga ahli desain interior.

6.      Penataan ruang kerja dirancang dengan susunan tempat kerja yang bisa diubah sesuai dengan kebutuhan.

7.      Penataan ruang kerja dapat mempermudah kolaborasi dan koordinasi antar bagian/bidang maupun antar atasan dengan bawahan, serta dapat mempermudah pengawasan.

Manfaat  pelaksanaan Activity Based Workplace bagi pegawai antara lain:

1.      Interaksi antar pegawai menjadi lebih efektif dan lebih intens

Bekerja sama dengan pegawai dari unit lain dalam satu tempat yang sama dapat mendorong pegawai untuk berinteraksi secara lebih efisien. Berbeda apabila pegawai harus berkomunikasi dengan pegawai lain yang berada di ruangan atau lantai yang berbeda.

2.      Meningkatkan kreativitas, produktivitas dan inovasi.

Pegawai Kementerian Keuangan saat ini banyak yang berasal dari generasi milineal atau Gen Z. Bagi para pegawai ini berinteraksi dalam ruang kerja yang menarik, sehat  dan positif dapat  meningkatkan  kreativitas, produktivitas dan inovasi.

3.      Menghilangkan rasa bosan

Bekerja di ruang tertutup yang sama setiap hari dengan suasana yang monoton apalagi bila dalam ruangan tersebut juga terdapat tumpukan berkas dapat membuat pegawai cepat merasa bosan yang bisa berdampak pada perasaan stress bagi pegawai. Perasaan bosan ini dapat menurunkan kreativitas pegawai. Oleh karena itu pelaksanaan Activity Based Workplace diharapkan dapat mengatasi perasaan bosan tersebut.

Hal yang harus diperhatikan agar  pelaksanaan Activity Based Workplace tidak mengakibatkan menurunnya produktivitas dan kreativitas adalah kesiapan mental baik dari pimpinan maupun pegawai untuk dapat menerima budaya saling berbagi. Hal tersebut perlu dilakukan karena pelaksanaan  Activity Based Workplace dapat menimbulkan berkurangnya konsentrasi dan privasi masing-masing pegawai. Oleh karena itu, perlu untuk dilakukan pengaturan ruangan yang berbeda untuk kegiatan yang berbeda misalnya ruang rapat,  ruang kolaborasi,  ruang pekerjaan pribadi dan lainnya.  Agar dapat meningkatkan produktivitas dan kreativitas, perancangan konsep ruang kerja berdasarkan Activity Based Workplace ini hendaknya tetap mempertimbangkan kebutuhan dan kenyamanan pegawai. (Eva Nuryani-KPKNL Bontang)