New Normal yang diakibatkan oleh pandemi yang melanda hampir seluruh negara di dunia, saat ini sudah tidak dapat dihindari lagi. Bukan hanya menyasar ke sektor kesehatan, tetapi juga ke berbagai sektor lain seperti ekonomi, sosial, pariwisata, pendidikan, dan lain-lain. Berbagai kegiatan sehari-hari yang bisa menimbulkan kerumunan atau orang berkumpul mulai diatur sedemikian rupa dengan penerapan protokol kesehatan yang ketat demi memutus pandemi supaya tidak meluas. Kegiatan yang sebelumnya harus dilakukan secara tatap muka sekarang harus dilakukan secara virtual.

DJKN selaku instansi pemerintah memiliki banyak kegiatan yang dilakukan secara tatap muka. Rapat kerja, upacara, pelantikan, acara penganugerahan, konsultasi, seminar, pelatihan, press conference, sosialisasi kebijakan pemerintah, hingga berbagai acara peresmian merupakan sedikit dari berbagai kegiatan lain yang sering diadakan secara tatap muka sebelumnya. Sekarang, semua itu harus dilakukan secara virtual agar tetap mematuhi protokol kesehatan yang berlaku. Pun jika harus dilaksanakan secara offline, kegiatan tersebut dilaksanakan dengan melaksanakan protokol kesehatan yang sangat ketat. Maka dari itu, kita sebagai penyelenggara event harus “cerdik” dan menambah kepintaran untuk mencari solusi di tengah segala keterbatasan.

Menambah pengetahuan di bidang yang lain, seperti penguasaan teknologi, merupakan salah satu cara yang dapat kita lakukan untuk dapat beradaptasi dengan keadaan saat ini. Karena dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sekarang ini, kita masih dapat terhubung, meskipun hanya kontak secara “maya” tidak secara fisik. Oleh karenanya, virtual event wajib diperdalam oleh insan-insan di DJKN. Virtual Event saat ini menjadi hal yang dibutuhkan agar kita dapat tetap terus berinovasi dan melakukan kegiatan seperti sebelumnya tanpa gangguan karena pandemi ini. Hanya, memang dalam pelaksanaannya virtual event membutuhkan effort yang tidak sedikit dan bahkan lebih besar apabila dari sisi penyelenggaraan. Apalagi pada awal kita baru pertama kali mencoba hal ini, rasa merepotkan pasti akan muncul di dalam benak kita. Perubahan ini bukanlah suatu kemunduran, berbagai hal yang biasa kita lakukan sebelumnya dan harus berubah juga memunculkan banyak keunggulan dan hal positif lain yang timbul setelahnya.

Satu hal yang menjadi keunggulan dalam virtual event yaitu dapat mengurangi potensi adanya kerumunan orang di satu ruangan. Hal ini menjadi sangat fundamental di era new normal seperti sekarang. Juga, karena dilakukan secara online, maka virtual event dapat disaksikan di beberapa platform media sosial secara live, seperti YouTube, Instagram, Zoom atau website yang sudah terintegrasi dengan sistem dalam waktu bersamaan membuat acara kita menjadi  lebih mudah diakses. Karena peserta acara tidak perlu berpindah tempat untuk  hadir mengikuti acara kita. Dengan kata lain, kita dapat menghemat biaya akomodasi yang biasanya dikeluarkan. Hemat biaya dan hemat waktu. Dalam beberapa kasus justru event dalam jenis ini dapat lebih hemat dalam pelaksanaan. Bahkan, dengan sarana yang memadai, kita dapat hadir di berbagai acara sekaligus dalam waktu yang bersamaan. Selain itu, memanfaatkan teknologi yang sudah sangat berkembang  lebih memudahkan orang bertemu tanpa bertatap muka bisa dijadikan suatu langkah fleksibel dan visioner.

Contoh yang paling baru dan dekat dengan ruang lingkup DJKN yang sudah kita laksanakan  yaitu event Gerai Layanan Virtual (GLV). Acara GLV ini merupakan perwujudan nyata dari konsep virtual event management. Kapan lagi, pejabat eselon 1 dan pejabat eselon 2 dapat berkunjung ke berbagai KPKNL dalam waktu yang singkat? Dari pulau Sumatera bisa langsung pindah ke pulau Sulawesi. Meskipun baru pertama kali dilaksanakan, kelebihan yang terdapat di acara virtual event dapat kita wujudkan dan manfaatkan dengan baik. Tentu masih banyak ruang untuk dapat kita explore dengan lebih baik lagi untuk ke depannya. Maka dari itu, kita harus lebih meng-explore “mainan” baru kita yang satu ini.

Dalam pelaksanaannya, virtual event management dapat sesimpel dengan kita memiliki jaringan internet, perangkat gadget (HP atau PC), dan aplikasi yang mendukung video call. Tetapi, mengelola kontak audience secara “maya” agar kita bisa mendapatkan hasil yang maksimal dengan mengadakan acara offline menjadi tantangan tersendiri. Hal tersebut dapat kita eskalasi dengan menggabungkan beberapa unsur yang dapat menunjang kegiatan ini, antara lain :

1.      Designer 2D, Designer 3D dan Animator

2.      Virtual Presenter Engineer

3.      Mini Broadcasting Equipment (Kamera, Lighting, Mixer, Sound System, Micking/Headset/Clip on)

4.      Setting Green screen Studio

5.      Social Media Operator (Zoom, Youtube, Facebook, Instagram)

6.      Mini Show Event Manajemen (Producer, Show Director, Operator Virtual Presentation, Floor Director dan LO)

7.      Keynote Speaker

8.      Audience

Bukan berarti unsur – unsur di atas merupakan sebuah kewajiban dalam menggelar sebuah virtual event, tetapi unsur – unsur di atas dapat dimanfaatkan untuk dikolaborasikan agar dapat memberikan impact yang maksimal untuk mencapai tujuan dari acara tersebut. Bagi orang yang sering mengelola kegiatan broadcasting, hampir semua perlengkapan virtual event dan team yang dibutuhkan memiliki kesamaan, hanya saja dilakukan dalam format dan setting-an virtual, sehingga dibutuhkan seorang designer 3D (3D Artist) dan engineer yang paham betul mengatur step by step tampilan layar virtual yang dipresentasikan kepada online audience.

Bukan berarti virtual event tidak memiliki kelemahan, salah satu kekurangan alami dari sebuah virtual event yaitu atensi dari para peserta yang bisa jadi lebih rendah dibandingkan saat offline event. Hal yang wajar dan sangat bisa terjadi karena peserta bisa terdistraksi dengan hal lain yang sedang terjadi di sekelilingnya. Perlu menjadi perhatian bersama bahwa penyajian virtual event juga berisiko kehilangan jumlah peserta, bisa saja mereka meninggalkan room event karena bosan, penyajian tidak menarik, waktu yang terlalu lama dan terlalu banyak slide presentasi. Satu hal yang dapat mengurangi hal tersebut adalah konsep. Karena dengan konsep yang kuat dan menarik biasanya mampu membawa peserta yang mengikuti virtual event tersebut untuk bertahan dan mengikuti acara dengan saksama. Hal lain yang sangat penting dalam mengelola virtual event, yaitu ketersediaan dan kekuatan jaringan internet, baik itu yang disediakan oleh penyelenggara maupun oleh narasumber. Jaringan internet layaknya oksigen di dalam kehidupan kita. Jika kita tidak lancar dalam mendapatkan suplainya, banyak hal buruk yang akan terjadi pada diri kita.

Jangan salah sangka, jika anda biasa menjadi seorang presenter di event - event offline misalnya, maka artinya anda bisa dengan begitu saja membawakan sama baiknya sebagai presenter di acara virtual event. Perbedaan yang ada di acara offline dan online membutuhkan penyesuaian dari segi skill set yang diperlukan. Hal ini menurut saya berlaku untuk seluruh pihak yang berkecimpung di dalam pembuatan suatu acara.

Disrupsi teknologi sudah bukan sebuah ramalan, hal tersebut sudah dan sedang terjadi di berbagai sektor kehidupan. Virtual event management ini merupakan salah satu contohnya. Ada atau tidaknya pandemi ke depannya kegiatan seperti ini pasti menjadi suatu opsi yang dipertimbangan. Kita sebagai insan DJKN, harus siap untuk terus bertranformasi mengikuti perkembangan zaman dengan tidak berhenti untuk mempelajari hal–hal baru agar kita dapat selalu optimal dalam menjalankan pekerjaan yang sudah diberikan kepada kita.

Penulis: Bagus Wicaksono (Pelaksana KPKNL Bontang)