Pelaksanaan Lelang terhadap barang bergerak maupun tidak bergerak dengan hasil laku terjual  yang memerlukan proses balik nama pastinya membutuhkan Kutipan Risalah Lelang. Kutipan Risalah Lelang adalah kutipan kata demi kata dari satu atau beberapa bagian Risalah Lelang yang diterbitkan KPKNL atau Pejabat Lelang Kelas II. Kutipan Risalah Lelang dicetak dalam kertas sekuriti dan dikenakan bea materai untuk setiap permohonan kutipan. Pembeli atau Kuasa Pembeli dapat memperoleh kutipan risalah lelang dengan menunjukkan bukti kuitansi pelunasan dan terhadap barang tidak bergerak berupa tanah dan/atau bangunan wajib disertai dengan bukti asli setoran bea perolehan hak atas tanah dan/atau bangunan (BPHBTB).

Pengurusan dan Pengambilan Kutipan Risalah Lelang seharusnya dilakukan setelah proses lelang selesai, namun prakteknya bisa terjadi sampai berbulan-bulan atau setahun setelahnya kecuali Lelang Eksekusi Hak Tanggungan dengan pembeli oleh kreditur sendiri. Pada prinsipnya kutipan risalah lelang merupakan dokumen penting yang dibutuhkan sebagai salah satu syarat balik nama pada Kantor Pertanahan untuk objek lelang tanah dan/atau bangunan sedangkan untuk kendaraan bermotor pada Kantor Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap (SAMSAT). Kutipan Risalah Lelang yang telah diperoleh Pembeli atau Kuasa Pembeli terkadang rusak, hilang atau tercecer dan tidak dapat ditemukan lagi sehingga proses balik nama tidak dapat dilakukan sementara waktu.

Sesuai aturan yang berlaku Pembeli atau Kuasa Pembeli atau Ahli Warisnya dapat memohon kepada KPKNL atau Pejabat Lelang Kelas II untuk dapat menerbitkan Kutipan Risalah Lelang Pengganti. Kutipan Risalah Pengganti dapat diterbitkan dengan syarat sesuai Perdirjen Nomor 5 Tahun 2017 tentang Risalah Lelang sebagai berikut:

1.      Surat Permohonan Kutipan Pengganti;

2.      Surat Kuasa Notariil jika dikuasakan Pembeli;

3.      Surat Penetapan dari Pengadilan atau Surat Keterangan dari Notaris dalam hal Pemohon adalah Ahli Waris dari Pembeli yang telah meninggal dunia;

4.      Fotokopi KTP atau Paspor dari Pembeli atau Kuasa Pembeli atau Ahli Waris dengan menunjukkan aslinya;

5.     Fotokopi bukti kepemilikan atas nama pemilik lama sebelum dilakukan penjualan secara lelang, dengan menunjukkan aslinya, kecuali dalam lelang eksekusi yang dokumen kepemilikannya pada saat lelang tidak dikuasai;

6.      Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian dengan menyebutkan Nomor Risalah Lelang dan Tahun Pembuatannya;

7.    Surat kabar harian yang memuat pengumuman kehilangan Kutipan yang mencantumkan nomor, tahun pembuatan Kutipan yang hilang, kantor yang mengeluarkan serta uraian singkat objek yang dibeli.

8.      Membayar Bea Kutipan Hilang senilai Rp500.000 (lima ratus ribu rupiah).

          Seluruh syarat yang wajib dipenuhi Pembeli atau Kuasa Pembeli atau Ahli Waris dan diserahkan kepada KPKNL atau Pejabat Lelang Kelas II untuk dapat memperoleh Kutipan Risalah Lelang Pengganti. Apabila terdapat syarat yang tidak dapat dipenuhi maka KPKNL atau Pejabat Lelang Kelas II tidak dapat memproses Kutipan Risalah Lelang Pengganti. Waktu proses penerbitan Kutipan Risalah Lelang Pengganti paling singkat 14 (empat belas) hari kalender setelah penerbitan pengumuman kehilangan kutipan pada surat kabar harian. Besar harapan Kutipan Risalah Lelang Pengganti yang telah diterbitkan agar segera dipergunakan sebaik-baiknya untuk kepentingan balik nama.

Penulis : Hubertus Sikstus Basa Sare Wendo (Pelelang Ahli Pertama KPKNL Biak)