Database aset sebagai bagian dari manajemen Barang Milik Negara (BMN) merupakan alat penting bagi pemerintah dalam menyusun dan menganalisis data pada tahapan pengambilan keputusan. Profil BMN yang tidak akurat dan tidak lengkap menyebabkan inefisiensi pengeluaran negara dan pengambilan keputusan yang tidak tepat.

Permasalahan kelengkapan dan akurasi data disebabkan karena data masih tersaji secara parsial dan telah usang dengan tingkat akurasi yang masih rendah. Sistem pencatatan yang masih bersifat standalone database[1] memperburuk tingkat akurasi data. Kombinasi paper and computer-based dalam beberapa tahapan menyebabkan kemungkinan terjadinya kesalahan yang cukup tinggi.

Sejalan dengan upaya menuju distinguished asset manager, beberapa langkah strategis dapat diterapkan untuk mengeliminasi permasalahan yang ada. Peningkatan awareness Pengguna Barang memungkinkan pengelolaan BMN dilakukan secara efektif dan efisien. Penerapan risk and disaster assessment modelling pada database BMN akan mendorong terciptanya sistem peringatan dini dalam pengelolaan aset sebagai bagian dari manajemen risiko BMN.

Terakhir, pengembangan dan integrasi sistem informasi manajemen aset negara dengan sistem terkait lainnya memungkinkan pemerintah mengetahui, mengelola, dan memastikan kepemilikan asetnya dengan lebih baik.

Southeast Asia Disaster Risk Insurance Facility (SEADRIF) menyebutkan bahwa pemerintah merupakan pemilik aset yang paling signifikan di banyak negara, terutama aset infrastruktur yang vital dalam fungsi sosial ekonomi. The International Monetary Fund memperkirakan aset publik seperti tanah, bangunan, dan infrastruktur memiliki nilai 120persen dari PDB di sejumlah negara. Tinjauan World Bank menemukan fakta bahwa meskipun aset yang ada bernilai signifikan, 98persen pemerintah pada 52 negara yang disurvei berfokus pada investasi baru dibandingkan dengan melacak aset yang dimilikinya.

Ditengah tantangan meningkatnya pertumbuhan penduduk, risiko perubahan iklim dan bencana, pembangunan infrastruktur yang pesat, kendala fiskal pemerintah, dan meningkatnya ekspektasi layanan publik, penting bagi pemerintah secara efektif dan efisien mengidentifikasi, memantau, dan mengelola asetnya sebagai sumber daya yang sangat penting.

Pemerintah mengelola asetnya dalam suatu database. Data aset seringkali usang, tidak lengkap, dan tersimpan dalam format yang tidak dapat diakses ketika dibutuhkan. SEADRIF (2020) menyebutkan bahwa database aset merupakan database digital yang membantu perencanaan proses bisnis pemerintah secara efektif dengan menyediakan satu sumber informasi terkait aset non finansial, termasuk geolokasi, karakteristik fisik, nilai, dan umur aset.

Fungsi database aset menurut SEADRIF (2020) diantaranya:

1.      Mengelola pusat penyimpanan informasi aset pada seluruh siklus hidupnya;

2.      Melakukan inventarisasi fisik seluruh aset;

3.      Memaksimalkan nilai aset melalui optimalisasi bagaimana aset diperuntukan, digunakan, disewakan, dan/atau dijual;

4.      Melakukan penilaian risiko aset, mencatat data historis kejadian bencana dan penilaian pasca bencana, dan menilai eksposur aset terhadap berbagai jenis risiko; dan

5.      Prioritas aset untuk perlindungan finansial dan operasional, termasuk transfer risiko dan asuransi berdasarkan parameter yang bervariasi seperti nilai aset, lokasi, kondisi, kepentingan strategis, dan risiko.

Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) telah mengembangkan database BMN bernama Sistem Informasi Manajemen Aset Negara (SIMAN). SIMAN merupakan sistem yang mengintegrasikan seluruh proses bisnis pengelolaan BMN, mulai dari perencanaan sampai dengan pengawasan dan pengendaliannya, dengan menggunakan database terpusat dan komunikasi data berbasis internet.

Profil BMN pada SIMAN yang tidak akurat dan tidak lengkap akan mempengaruhi kualitas pengambilan keputusan pemerintah. Disamping itu, inefisiensi pengeluaran juga terjadi dikarenakan:

1.      Pengambilan keputusan yang kurang baik akibat penilaian cost and benefit dari setiap alternatif tidak akurat;

2.      Prioritas kegiatan investasi dan proteksi aset yang tidak terinformasikan;

3.      Biaya kepemilikan dan operasional aset yang lebih besar;

4.      Pengadaan/perolehan aset yang kurang efektif; dan

5.      Ketidakmampuan untuk membandingkan kondisi dan kinerja penggunaan aset.

SIMAN menyediakan informasi BMN dalam bentuk digital sehingga dapat diakses secara real time. Profil BMN yang disajikan SIMAN pada saat ini berupa, jenis, lokasi, dokumen kepemilikan, umur, nilai, ukuran, status hukum dan penggunaan, koordinat, dan foto aset. Akurasi dan kelengkapan data profil BMN masih perlu ditingkatkan. Rendahnya tingkat akurasi dan ketidaklengkapan profil BMN disebabkan:

1.         Data/Informasi BMN pada Database Tidak Lengkap dan Telah Usang

Dari 69.923 NUP BMN berupa tanah, bangunan dan infrastruktur (jalan, irigasi, dan/atau jembatan), 59.482 NUP atau 85,07persen data tidak lengkap[2] Detail lokasi, luasan, status penggunaan, status hukum, foto, dokumen kepemilikan, koordinat, dan fasilitas/konstruksi masih perlu dilengkapi.

Profil BMN tidak diperbarui secara berkala, sehingga data yang tersaji tidak mencerminkan kondisi riil aset. Permasalahan terjadi dikarenakan kurangnya kesadaran dan pemahaman dari satuan kerja terkait pentingnya akurasi dan kelengkapan data BMN.

Data BMN yang usang dan tidak lengkap akan menyebabkan pengambilan keputusan yang tidak tepat dan inefisiensi pengeluaran negara. Disamping itu, Pengelola Barang kehilangan kesempatan untuk mengendalikan pengelolaan BMN mulai dari hulu dikarenakan perencanaan yang tidak efektif.

2.         Tingkat Akurasi Data Rendah

Kombinasi penginputan data yang masih dilakukan secara manual dan paper-based pada tahapan pengumpulan data, menyebabkan ketidakakuratan dan inkonsistensi data yang dihasilkan. Kesalahan pengklasifikasian aset masih sering dijumpai. BMN tidak dicatat sesuai dengan peruntukan dan kondisi existing-nya.

Kegiatan pengukuran tingkat kesesuaian penggunaan BMN dengan standar barang dan standar kebutuhan pada KPKNL Bandung tahun 2020-2021, memberikan gambaran bahwa dari total 96 satuan kerja target, 50 satuan kerja atau 52,68persen diantaranya masih melakukan kesalahan pencatatan. Gudang, laboratorium, dan/atau aula tidak dicatat sesuai dengan klasifikasinya, namun tercatat sebagai gedung kantor.

Tingkat akurasi data yang rendah menyebabkan pengeluaran negara menjadi tidak efisien. Kualitas data yang buruk menyebabkan penilaian cost and benefit dari setiap alternatif menjadi tidak akurat.   

3.         Aplikasi Pencatatan Aset Bersifat Standalone Database

Pencatatan BMN dilakukan dengan menggunakan aplikasi SIMAK BMN. Aplikasi ini masih bersifat standalone database. Tingkat pemahaman user, spesifikasi dan sistem komputer menjadi faktor yang dapat mempengaruhi tingkat akurasi data yang disajikan. Tidak jarang akurasi data yang dihasilkan berbeda antara satu komputer dengan komputer lainnya.

Pada level ini masih terdapat penggunaan paper-based pada beberapa tahap, misalnya pada tahapan pengumpulan data. Hal tersebut menyebabkan tingkat pelaporan yang tidak konsisten dan tidak tersedianya alat analisa yang terhubung dengan database BMN.

Input data yang masih dilakukan/diunggah secara manual membutuhkan waktu untuk diperbarui. Hal tersebut berimplikasi pada permasalahan update database BMN dikarenakan data aplikasi SIMAK BMN merupakan input data pada aplikasi SIMAN.

Database aset esensial dalam strategi manajemen Barang Milik Negara. Database aset yang berkualitas akan dapat berkontribusi terhadap perekonomian nasional melalui instrumen penerimaan, belanja, pembiayaan, dan penyediaan infrastruktur sebagai backbone pembangunan yang berkelanjutan. Disisi lain, manajemen aset perlu diterapkan secara adaptip terhadap perkembangan teknologi, perubahan iklim dan sustainable development goals.

Langkah-langkah strategis diperlukan dalam upaya memenuhi ekspektasi masyarakat atas layanan yang diberikan BMN. Diperlukan langkah konkret dalam mengatasi masalah yang ada beserta tantangan dan hambatan yang mungkin terjadi di masa depan, dengan:

1.         Meningkatkan Awareness Pengguna Barang

Awareness Pengguna Barang sangat fundamental dalam mewujudkan pengelolaan BMN secara tertib. Rendahnya tingkat kesadaran pengguna menyebabkan permasalahan, seperti utilisasi yang tidak optimal, BMN yang tidak diketahui keberadaannya, dan/atau temuan aparat pemeriksa.

Apabila kita melihat bagaimana Pemerintah Jepang mengelola asetnya (tanah, properti, dan aset bergerak) dengan cara digitalisasi database melalui penerapan manajemen informasi aset secara komprehensif. Pengelolaan database aset yang mencakup pencatatan klasifikasi aset, penggunaan, kuantitas, nilai perolehan, nilai wajar, tanggal perolehan dan pembiayaan risiko merupakan tanggung jawab Kementerian/Lembaga dan unit vertikalnya (SEADRIF, 2020 : 17).

Kementerian/Lembaga bertanggung jawab untuk melakukan updating dan pelaporan aset. Kementerian Keuangan mengelola database aset konsolidasi, mengaudit pelaksanaan pengelolaan dan penggunaan aset, dan memberikan rekomendasi perbaikan atas inefisiensi yang teridentifikasi.

Upaya peningkatan pemahaman pengguna terkait dengan pentingnya akurasi dan kelengkapan data pada database BMN perlu terus dilakukan. Seiring dengan meningkatnya pemahaman pengguna, diharapkan akan meningkatkan awareness dalam mengelola dan menggunakan asetnya seefektif dan seefisien mungkin.

Pembaruan database BMN yang dilakukan secara kontinu oleh Pengguna Barang akan memungkinkan DJKN/KPKNL memberikan rekomendasi perbaikan secara tepat atas inefisiensi yang teridentifikasi dalam pengelolaan dan penggunaan BMN.

2.         Pengembangan dan Integrasi SIMAN

Pemerintah Inggris Raya (United Kingdom/UK) menggunakan Digital National Asset Register (d-NAR) dalam mengelola asetnya. D-NAR merupakan sistem dinamis yang dapat menghasilkan data analisis terhadap aset (SEADRIF, 2020 : 16).

Sistem yang digunakan merepresentasikan aset dan infrastruktur secara digital, sehingga memberikan gambaran nilai secara menyeluruh yang memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik tentang bagaimana aset dibangun, dioperasikan, dipelihara, atau digunakan.

Dengan sistem tersebut Pemerintah UK dapat meningkatkan sistem ketahanan infrastruktur, mengurangi gangguan dan pelambatan layanan, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan meningkatkan kualitas hidup masyarakat.

Pengembangan SIMAN kearah sistem dinamis akan meningkatkan kemampuan analisis data yang dapat disajikan secara real time, mencakup pemantauan, pemodelan siklus aset, dan risk profiling and assessment. Disamping itu, penerapan elemen pemetaan yang terintegrasi berupa Geographical Information System (GIS) memungkinkan dilakukannya pemetaan BMN, mencakup lokasi, proximity, dan pemodelan analisis spasial.

Penerapan teknologi GIS mungkin akan membutuhkan biaya yang cukup besar, namun pemerintah akan mendapatkan manfaat yang sebanding dalam upaya peningkatan kualitas hidup masyarakat. Penerapan modul ini juga akan membuat Pengelola Barang dapat melakukan analisis risiko paparan bencana terhadap BMN secara presisi.

Terakhir, pengintegrasian SIMAN dengan sistem penerimaan negara dan sistem lainnya yang terkait, seperti SIMPONI/MPN G3, peta risiko bencana InaRISK BPNB, dan sistem klaim yang ada pada konsorsium asuransi BMN, akan memberikan gambaran dan penyajian data secara komprehensif.

3.         Penerapan Risk and Disaster Assessment Modeling pada Database BMN

Tidak adanya risk profile dan disaster assessment menyebabkan kerentanan sistem ketahanan BMN dan potensi gangguan layanan publik terhadap bencana. Disamping itu, pemerintah juga berpotensi menanggung kerugian finansial akibat kerusakan dan pelambatan pelayanan yang terjadi.

Pemerintah perlu memperkuat sistem ketahanan aset melalui penilaian profil risiko secara tepat. Dengan database BMN yang andal, pemerintah akan dapat melakukan penerapan risk and disaster assessment modelling pada database BMN.

Penerapan pemodelan ini memungkinkan penilaian peringkat risiko BMN berdasarkan kondisi dan risiko yang terkait lokasi geografis. Pengelola barang akan dapat mengelola informasi profil risiko dan informasi historis terkait peristiwa bencana, kerusakan, dan dampak negatif pada BMN atau pelayanannya.

Dengan penerapan kebijakan tersebut, pemerintah dapat memperkuat sistem ketahanan aset dan melakukan efisiensi biaya dari waktu ke waktu. Selain itu, Pengelola barang akan mendapatkan keuntungan dalam hal:

a.      Mengembangkan profil risiko secara detail;

b.      Mengidentifikasi dan memperkirakan gap keuangan yang diharapkan antara pemodelan dampak bencana dengan pembiayaan yang tersedia;

c.      Menilai alternatif/solusi yang tersedia terkait menahan/mentransfer risiko;

d.      Menilai biaya dan alokasi risiko yang paling tepat;

e.      Mengidentifikasi bahaya yang paling material terhadap potensi kerugian.

Penulis:  ______________Ibrahim Yazdi Alam (Pelaksana Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara)

Catatan kaki :

_______________

1 Aplikasi database hanya berjalan di satu komputer dan hanya dapat diakses oleh satu orang dalam satu waktu

Referensi:

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2020 Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah. 8 Juni 2020. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 142.

Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 239/KN/2019. Roadmap Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Tahun 2019-2028 (Roadmap to a Distinguished Asset Manager). 22 Juli 2019.

Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional RI/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional 2020-2024: Indonesia Berpenghasilan Menengah – Tinggi yang Sejahtera, Adil, dan Berkesinambungan. Kementerian PPN/Bapenas. Jakarta.

Southeast Asia Disaster Risk Insurance Facility. 2020. Financial Protection of Public Assets: Information Requirements for Public Asset Disaster Risk Financing and Insurance.

Juniper, T. 2019. How We’re F***ing Up Our Planet and What We Can Do About it. Dorling Kindersley Limited. London.