Knowledge Capture terhadap buku berjudul : Arbitrase, Mediasi, dan Negosiasi

R.M. Gatot P. Soemartono, Suyud Margono

(Artikel ini merupakan Action Learning Pelatihan Jarak Jauh Effective Negotiation Skills Lanjutan)

Pengertian Negosiasi

Menurut kamus Oxford, Negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan dalam diskusi formal, hal ini yang membedakan antara negosiasi dengan lobi, apabila negosiasi berlangsung dalam diskusi formal serta terikat pada tempat dan waktu, maka lobi dilakukan pada diskusi informal atau tidak formal serta tidak terikat oleh tempat dan waktu.Agar Kita mengenal negosiasi lebih baik, berikut ini disebutkan beberapa arti dan definisi dari negosiasi. Negosiasi berasal dari kata Latin "negotium" yang berarti kegiatan atau usaha yang merujuk pada bentuk tawar-menawar atau berunding dengan sudut pandang yang berbeda guna mencapai kesepakatan. (Silondae, 2011:186)

Spiller (dalam Siloande, 2011: 187) mendefinisikan negosiasi sebagai proses yang kreatif, yang lengkapnya sebagai berikut: "Negotiation is a creative process in which the parties involved in an issue discuss their position, needs and interests in order to find a positive, realistic and wide-ranging solution. More commonly negotiaton is a process of give and take, trading of variables over which parties exercise discretion, leading to an outcome which acknowledge the differing prospective of those involved." Di sini negosiasi didefinisikan sebagai sebuah proses kreatif, yang dilakukan pada saat para pihak terlibat dalam sebuah isu atau persoalan, di mana mereka mendiskusikan posisi, kebutuhan, dan kepentingan-kepentingannya untuk mencapai penyelesaian yang positif, realistis, dan berjangkauan luas. Secara umum negosiasi adalah proses memberi dan menerima, mempertukarkan beberapa hal dengan mana para pihak memperkecil perbedaan untuk membawa pada suatu hasil, yang mengakui perbedaan pKitangan dari mereka yang terlibat.

Adanya unsur "memberi dan menerima" dalam proses negosiasi tersebut sejalan dengan pengertian negosiasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) yang menyebutkan negosiasi adalah "proses tawar-menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak lainnya (kelompok atau organisasi)." Arti lainnya menurut KBBI adalah "penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak yang bersengketa."

Di samping itu, masih banyak definisi lain dari negosiasi, antara lain sebuah proses di mana dua pihak atau lebih mencoba menyelesaikan perbedaan-perbedaan, menyelesaikan persoalan-persoalan, dan mencapai suatu kesepakatan

CIRI-CIRI NEGOSIASI

Sering Kali menjumpai beberapa situasi yang dapat diselesaikan melalui negosiasi. Situasi tersebut dikenal dengan negotiation situations karena secara fundamental situasi tersebut memiliki kesamaan karakteristik, misalnya "negosiasi atas krisis penyanderaan" memiliki situasi yang sama dengan "negosiasi bisnis antara dua perusahaan multinasional".

Terdapat beberapa karakteristik yang umum terdapat dalam negotiation situations yang merupakan ciri-ciri negosiasi, yakni sebagai berikut (Cohen, 2002: 147 - 149): Terdapat dua atau lebih pihak baik individu, kelompok, atau organisasi di mana mereka saling berkomunikasi sendiri di antara mereka;

1. Terdapat konflik kepentingan di antara para pihak tersebut, yang satu menginginkan "apa yang sesungguhnya" diinginkan oleh pihak lainnya, dan mereka berusaha mencari cara untuk mengatasi konflik tersebut;
2. Masing-masing pihak berpikir bahwa ia dapat menggunakan upaya atau pengaruhnya untuk mendapatkan hasil yang lebih baik daripada hanya menerima apa yang pihak lain berikan (secara sukarela).
3. Para pihak merasa lebih baik mencari kesepakatan daripada harus bertengkar secara terbuka, atau mengalahkan pihak lainnya, atau memutuskan hubungan (tanpa ada kontak lagi), atau membawa persoalan tersebut kepada pihak yang lebih kuat untuk memutuskan;
4. Para pihak sating mengharapkan perubahan atau modifikasi atas tuntutan masing-masing. Meskipun demikian, negosiasi yang kreatif mungkin tidak membutuhkan kompromi di antara mereka; artinya para pihak hanya memberikan solusi untuk mencapai tujuan yang dikehendakinya;
5. Kesuksesan dalam bernegosiasi melibatkan pengelolaan sesuatu yang tak berwujud (intangibles), yaitu kondisi psikologis yang secara langsung atau tidak Jangsung mempengaruhi para pihak selama berlangsungnya negosiasi, misalnya adanya perasaan takut gagal, kebutuhan untuk kelihatan baik oleh pihak yang diwakilinya, serta pengelolaan yang berwujud atau tangibles, misalnya persyaratan-persyaratan dalam perjanjian.

Dari beberapa ciri negosiasi di atas Kita dapat menyimpulkan bahwa pada dasarnya dalam negosiasi terdapat saling ketergantungan di antara para pihak. Pembeli tidak dapat membeli sampai pihak penjual setuju dengan harga yang ditawarkan. Tetapi dalam kenyataannya, ketergantungan dapat menjadi lebih kompleks dan sulit di dalam penerapannya, jika salah satu pihak sangat tergantung pada pihak lainnya. Di sini pihak yang tergantung tersebut hanya dapat menuruti saja pihak lainnya. Misalnya, seseorang yang pekerjaannya secara mutlak tergantung pada orang lain maka ia hanya mempunyai satu pilihan, yaitu tetap bekerja pada orang tersebut atau mengundurkan diri; di sini ia tidak dapat bernegosiasi.

NEGOSIATOR

Pada dasarnya, berhasil atau tidaknya suatu sengketa diselesaikan melalui negosiasi dipengaruhi oleh banyak faktor, yang salah satunya yang utama adalah kemampuan negosiator. Oleh karena itu, banyak upaya untuk menentukan kriteria yang harus dimiliki oleh negosiator; siapa yang seharusnya atau dapat menjadi negosiator yang sukses. Di samping itu, perlu pula diketahui apakah peran seorang negosiator itu.

1. Persyaratan Negosiator

Kita dapat menjumpai banyak persyaratan yang harus dipenuhi oleh seseorang untuk dapat menjadi negosiator yang berhasil. Sejumlah persyaratan tersebut adalah sebagai berikut: (1) berwawasan dan berpengetahuan luas; (2) berkepribadian mantap dan penuh percaya diri; (3) bersikap simpatik, ramah dan/atau sopan; (4) disiplin dan memiliki prinsip; (5) komunikatif; (6) berpikir jauh ke depan; (7) cepat membaca situasi dan jeli dalam menangkap peluang; (8) ulet, sabar, dan tidak mudah putus asa; (9) akomodatif dan kompromis; (10) berpikir positif dan optimis; (11) dapat mengendalikan emosi; dan ( 12) memiliki selera humor.

Beberapa persyaratan di atas, menurut Curry sejalan dengan karakter unik atau bakat yang harus dimiliki oleh seorang negotiator yang sukses (lihat Curry, 1999: 2 - 4). Dalam kaitan itu, agar Kita lebih mengetahui apa sajakah yang diperlukan untuk menjadi negosiator yang hKital dan berhasil, berikut ini sejumlah karakter (bakat) yang harus melekat pada negosiator:

a. Kelihaian (Shrewdness)

Negosiator yang ulung harus memiliki kelihaian. Kelihaian yang dimaksud adalah, negosiator harus mampu membawa pihak lawan untuk melihat hanya pada strategi terbaik yang dimiliki si negosiator. Di sini ia perlu memadukan antara unsur-unsur etika, kejujuran, dan kelicikan. Dalam kaitan ini, orang-orang yang hanya mendasarkan kebaikan hati atau mengKitalkan transparansi dalam setiap pembicaraan akan menyesal karena mereka sering mengalami kegagalan.

b. Kesabaran (Patience)

Kesabaran merupakan atribut yang sangat penting dan tidak tergantikan, mengingat negosiasi merupakan proses yang melelahkan. Dalam negosiasi, Kita perlu menyadari bahwa setiap tawaran akan diikuti dengan jawaban yang merupakan penawaran pihak lawan; dan ini harus dijawab dengan tawaran baru. Proses menunggu jawaban, serta mempersiapkan tawaran-tawaran sendiri sering membutuhkan waktu cukup lama; belum lagi adanya penundaan-penundaan jawaban. Di samping itu, dapat saja terjadi bahwa yang dihadapi barangkali adalah pejabat yang korup (dan hanya mementingkan diri sendiri, bukan perusahaan yang diwakilinya), pegawai yang tidak kompeten, dan lain-lain, yang itu semua perlu dihadapi dengan penuh kesabaran.

c. Penyesuaian (Adaptability)

Negosiasi selalu diidentikkan dengan situasi dinamis di mana masing-masing pihak selalu bergerak, bertukar posisi. Dalam kaitan ini, negosiator harus pKitai beradaptasi (menyesuaikan diri). Jika sebagai negosiator, Kita tidak fleksibel dan hanya memiliki sedikit taktik (pendekatan) dalam bernegosiasi maka hampir dapat dipastikan negosiasi akan berakhir dengan kebuntuan (kegagalan). Negosiasi tidak selalu berjalan sesuai dengan rencana, sehingga kemampuan mengantisipasi persoalan merupakan kunci sukses bernegosiasi. Di sini, Kita harus mampu memberi respon dengan cepat dan secara meyakinkan terhadap perkembangan yang tidak terduga

d. Ketahanan (Endurance)

Daya tahan adalah modal yang utama bagi negosiator. Meskipun negosiasi pada umumnya merupakan kegiatan yang berhubungan dengan kemampuan mental, kondisi fisik pun seringkali juga dibutuhkan. Memang jarang Kita jumpai negosiasi yang secara terus-menerus berlangsung, misalnya 10 jam sehari. Tetapi, perlu pula diantisipasi penggunaan taktik untuk menurunkan kondisi fisik dan mental sehingga menimbulkan kelelahan; dengan tujuan akhir agar Kita segera memberi konsesi-konsesi. Oleh karena itu, negosiator perlu memiliki dan sekaligus mempersiapkan ketahanan dalam bernegosiasi, yang bukan hanya mental tetapi juga fisik.

e. Kebersahabatan (Gregariousness)

Negosiasi pada dasarnya adalah suatu proses untuk bersosialisasi. Dapat saja terjadi, Kita tidak memiliki perjanjian yang dibuat tertulis karena Kita percaya kesuksesan dari bisnis datang dari adanya sating kepercayaan dan persahabatan. Bahkan, pada saat transaksi sedang disusun dalam kontrak tertulis, hubungan baik tetap berperan bagi penyelesaian akhirnya. Hal yang perlu Kita ingat adalah meskipun konsesi-konsesi (kelonggaran) Kita rninta dari lawan Kita, itu semua diberikan oleh seorang sahabat; lawan tidak pernah memberi konsesi apapun.

f. Konsentrasi (Concentration)

Konsentrasi merupakan keharusan dalam bernegosiasi. Alasannya, setiap negosiasi pasti memiliki target yang hendak dicapai. Dalam kenyataannya, pembicaraan sering Kita lakukan untuk hat-hat lain yang seringkali tidak sejalan dengan rencana yang telah Kita susun. Setelah akhir dari negosiasi, Kita baru menyadari bahwa apa yang akhirnya Kita peroleh adalah tidak sesuai dengan harapan yang telah dirancang sejak awal. Inilah arti pentingnya untuk selalu berkonsentrasi dalam setiap negosiasi.

g. Kemampuan Berkomunikasi (The Ability to Articulate)

Kemampuan untuk berkomunikasi adalah dasar untuk bernegosiasi dengan baik karena komunikasi dapat menjadi jalan atau cara negosiator untuk menyampaikan apa yang ia inginkan. Hal penting yang jarang diketahui dalam kaitannya dengan komunikasi tersebut adalah negosiator juga mampu memahami dengan baik apa yang diinginkan oleh mitra negosiasi. Jadi, jika Kita ingin menjadi seorang negosiator yang sukses maka Kita harus mampu bukan hanya menyampaikan apa yang dikehendaki tetapi juga harus bersedia menjadi pendengar yang baik.

h. Selera Humor (Sense of Humor)

Negosiasi dapat menjadi sumber tekanan mental (stress), apalagi jika yang dinegosiasikan menyangkut hal-hal berat seperti jumlah uang yang besar dan nasib orang banyak. Namun, apapun persoalan yang dinegosiasikan, rasa humor akan selalu menjadi obat penawar ketegangan akibat tekanan proses negosiasi. Oleh karena itu, Kita perlu melihat proses negosiasi sebagai sesuatu yang menyenangkan, tidak selalu harus serius atau terlalu serius, serta memiliki sisi-sisi humor di dalamnya. Kondisi demikian perlu selalu kita ciptakan sehingga suasana rileks dan ketenangan dalam pembicaraan dapat membawa Kita fokus hasil akhir negosiasi

Tahap-Tahap Negosiasi

Tahap-tahap negosiasi yang secara umum sering dilakukan, menurut Raiffa (dalam Margono, 2000: 52-56, dan Mariani, 2011: 27-28) adalah sebagai berikut: (I) tahap persiapan; (2) tahap tawaran awal; (3) tahap pemberian konsesi; dan (4) tahap akhir permainan.

1. Tahap persiapan (preparation)

Pada tahap ini hal yang penting adalah bertanya kepada diri sendiri, apakah sesungguhnya yang Kita inginkan dari negosiasi tersebut. Untuk itu, yang harus dilakukan adalah mengenali kepentingan sendiri dahulu (know yourself), sebelum Kita mengenali kepentingan orang lain. Pada tahap persiapan ini Kita perlu pula melakukan kegiatan yang disebut Best Alternative To a Negotiated Agreement (BATNA) atau alternatif terbaik dari hasil yang dapat dicapai melalui negosiasi. Artinya, mengingat Kita tidak mungkin memperoleh semua yang Kita inginkan, perlu dipersiapkan alternatif atau pilihan maksimal yang mungkin dapat Kita peroleh. Disamping itu, Kita perlu mengenal lawan (pihak lain) atau mitra bernegosiasi (know your adversaries). Artinya Kita perlu mernperkirakan mengenai kepentingan dan/atau kebutuhan alternatif mereka.

2.Tahap tawaran awal (opening gambit)

Pada tahap ini Kita sebagai negosiator mempersiapkan strategi, siapa yang harus lebih dahulu rnenyampaikan tawaran. Hal yang perlu diperhatikan adalah melihat kesiapan lawan, yaitu jika perunding tidak siap dan Kita memberi tawaran awal maka ada kernungkinan tawaran pembuka Kita akan mempengaruhi persepsi konsesi yang telah disiapkan oleh lawan. Dernikian pula, pada tahap ini disarankan agar Kita mengunci diri terhadap tawaran pihak lawan yang ekstrem. Strategi terbaik terhadap tawaran yang ekstrim ini adalah menghentikan negosiasi sampai mereka memodifikasi tawaran, atau segera mengajukan tawaran balik sebagaimana tawaran yang Kita miliki. Jika terdapat dua tawaran yang diajukan maka titik di antara dua tawaranlah yang merupakan kesepakatan (titik tengah). Untuk itu, agar diperoleh hasil maksimal sebelum titik tengah diterima sebagai kesepakatan, perlu Kita bandingkan dengan BATNA Kita.

3. Tahap pemberian konsesi

Pada tahap ini, Kita perlu memberikan konsesi yang digantungkan pada konteks negosiasi dan konsesi yang diberikan oleh pihak lawan. Seorang negosiator harus melakukan perhitungan mengenai perlunya agresivitas dan harus bersikap manipulatif. Hal yang harus diperhatikan dalam bertindak agresif adalah seberapa jauh Kita ingin menjaga hubungan baik dengan pihak lawan, empati terhadap kebutuhan pihak lawan, serta masalah fairness. Dari kesemua ini, kesuksenan negosiator tercermin pada kemampuannya menjaga penawaran pada tingkat yang diinginkan, yaitu BATNA yang telah disiapkan.

4. Tahap akhir permainan

Pada tahap ini, Kita membuat komitmen. Pada saat Kita membuat komitmen, hal ini perlu diikuti dengan tindak lanjut, misalnya segera minta pihak lawan menerima komitmen, yang jika perlu segera dibuat dalam sebuah perjanjian tertulis.

Di samping ke-4 tahap sebagaimana disebutkan di atas, terdapat pendekatan lain yang lebih spesifik mengenai beberapa langkah, situasi dan/atau kondisi yang harus dilalui agar sebuah negosiasi dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebagaimana diuraikan di bawah.

B. KETENTUAN-KETENTUAN DALAM NEGOSIASI

Pembicaraan awal mengenai aturan negosiasi termasuk cara negosiasi akan dilakukan perlu pula ditentukan. Hal itu akan mempengaruhi proses dan basil negosiasi. Untuk itu, perlu dimasukkan hal-hal yang meliputi antara lain:

1. Lokasi atau tempat bernegosiasi

Pada umumnya negosiator merasa lebih baik untuk mengerjakan segala sesuatu di kantornya atau di kotanya sendiri. Mereka mengetahui ternpat-tempat tertentu di situ, merasa nyaman dan lebih rileks, juga dapat memiliki akses langsung terhadap semua peralatan, khususnya jika negosiasi diadakan di kantor (seperti tersedianya sekretaris, komputer, penasihat ahli, dan lain-lain. Namun, untuk menghindari keuntungan yang hanya dinikmati oleh salah satu pihak, mereka dapat memilih salah satu tempat yang netral, dan biasanya kurang formal seperti ruang konferensi hotel, ruang terpisah di restoran dan lain-lain.

2. Periode waktu negosiasi

Jika negosiator menilai bahwa negosiasi akan memakan waktu lama dan berlangsung sangat alot, para perunding perlu menentukan lamanya waktu untuk negosiasi, misalnya: kapan mereka harus memulai? Berapa lama pertemuan berlangsung? Kapan perlu dilakukan istirahat (coffee breaks) dan diskusi internal dengan anggota tim? Kapan perundingan harus diakhiri?

3. Pihak lain yang mungkin terlibat dalam negosiasi

Pertanyaan terkait yang harus dijawab adalah:

a.      Apakah negosiasi hanya untuk para pihak utama (mereka yang bersengketa) saja?

b.    Apakah salah satu atau kedua pihak akan membawa ahli atau penasihat mereka?Jika ya, apakah peranan dari pihak luar tersebut?

c.     Apakah satu atau kedua pihak utama akan diwakili oleh agen yang bernegosiasi untuk mereka? Jika ya, apakah pihak utama akan berada di sana, atau agen akan berkonsultasi dengan mereka kemudian?

d.    Apakah terdapat media atau pers yang ikut terlibat? Jika ya, apakah peranan dan/atau pengaruh mereka terhadap? 

4. Apa yang akan dilakukan jika negosiasi gagal

Apakah yang akan dilakukan jika terjadi kemacetan dalam perundingan (deadlock)? Apakah akan pergi kepada pihak ketiga yang netral? Mungkinkah dicari teknik negosiasi yang lain? Berbagai pertanyaan di atas perlu Kita antisipasi lebih dahulu untuk mendapatkan jawaban atau jalan keluar yang dapat memuaskan kedua belah pihak. Sebelum keputusan mengenai hat tersebut dibuat, perlu disampaikan beberapa alternatif pilihan. Di sini dapat digunakan berbagai teknik pendekatan efisiensi ekonomis, misalnya dengan mempertimbangkan perilaku strategis para pihak dan keterbatasan informasi. (Polinsky, 1999: 11-25) Masing-rnasing pilihan dapat Kita diskusikan terlebih dahulu dengan melihat segi-segi kekuatan dan kelemahannya. Jika diperlukan dapat pula Kita lakukan analisis SWOT: Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunity (kesempatan), dan Threat (ancaman). Dengan demikian, pada saat satu keputusan telah dibuat, para pihak mengetahui semua konsekuensi yang mungkin timbul atas pilihan tersebut, terutama menyangkut biaya dan hasilnya.

Text oleh:Rudi Radiansyah