Salah satu pelayanan yang diberikan oleh Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang adalah penetapan status penggunaan (PSP) barang milik negara. Sebagian besar BMN perlu ditetapkan status penggunaannya, khususnya BMN non-likuid. Ini merupakan layanan dalam bidang pengelolaan kekayaan negara kepada satuan kerja instansi pemerintah pusat. Layanan PSP termasuk dalam standar pelayanan KPKNL di mana dijanjikan secara publik penyelesaiannya dalam waktu maksimal 5 hari kerja dengan kualitas yang baik. Di banyak KPKNL, janji layanan itu bahkan diakselerasi lebih singkat seperti di KPKNL Balikpapan yang dijanjikan tuntas dalam 3 hari kerja.  

Penetapan status penggunaan pada dasarnya merupakan wewenang Pengelola Barang (Kementerian Keuangan cq. Direktorat Jenderal Kekayaan Negara). Dalam siklus pengelolaan BMN, PSP masuk dalam rumpun penggunaan BMN. Penggunaan BMN dapat dikatakan menjadi bagian paling penting dari siklus hidup aset karena di situlah aset diutilisasi dan dioptimalkan nilai manfaatnya sesuai tujuan pengadaannya. Penggunaan merupakan bentuk utilisasi untuk keperluan penyelenggaraan tugas dan fungsi pemerintahan dan pelayanan publik.   

Dalam perjalanannya, penetapan status penggunaan yang sejatinya adalah proses administratif belaka sempat menjelma menjadi proxy dari penggunaan BMN. Maksudnya, jika telah ditetapkan status penggunaannya, suatu aset dianggap telah berkontribusi dalam mendukung tusi pemerintahan, demikian sebaliknya, kalau belum ada penetapan status penggunaannya, aset dipandang belum resmi memberikan nilai manfaat. Pernah satu waktu dulu salah satu indikator kinerja utama DJKN -bahkan Kemenkeu-Wide- pada perspektif pemangku kepentingan adalah rasio utilisasi aset, direpresentasikan dengan perbandingan antara BMN yang telah ditetapkan status penggunaannya dengan total BMN. Pun rasio ini menjadi salah satu parameter kinerja pengelolaan BMN dalam pengukuran indeks pengelolaan aset (IPA). Kepatuhan Kementerian/Lembaga selaku Pengguna Barang dalam memastikan asetnya telah ditetapkan status penggunaannya menjadi ukuran administrasi penggunaan BMN yang andal dan sesuai ketentuan.

Dengan penetapan ini, suatu aset secara resmi dilekatkan statusnya pada kementerian/lembaga tertentu. Secara akuntansi, penisbatan ini dalam banyak kasus sebetulnya sudah terjadi sejak pencatatan aset tersebut oleh suatu instansi, dalam hal ini dikenal sebagai pengakuan (recognition) aset. Begitu aset diterima dan dikuasai, baik karena pembelian atau perolehan lain yang sah (misalnya hibah), pada saat itu aset diakui sebagai "milik" instansi tersebut. Titik kritisnya ditunjukkan dengan adanya BAST (berita acara serah terima) barang.

Rasanya perlu ada harmoni antara proses pengelolaan aset dan proses akuntansi. Bagaimana pun, akuntansi juga bagian dari pengelolaan BMN (penatausahaan BMN). Jika dalam akuntansi telah ada pengakuan hak atas suatu barang kepada unit tertentu, secara substansi status (untuk melakukan utilisasi atau penggunaan) semestinya juga telah ada secara simultan. Klausul ini bisa dibaca kebalikannya, jika suatu barang ditetapkan statusnya kepada unit tertentu, di situ juga titik di mana barang secara akuntansi dicatat pengakuannya. Mari kita lihat apa yang menjadi kelanjutan dari penetapan status penggunaan yang selama ini berjalan. Salah satu diktum dalam format surat keputusan PSP memandatkan agar BMN yang ditetapkan status penggunaannya dicatat dalam Daftar Barang Kuasa Pengguna, Daftar Barang Pengguna, dan Daftar Barang Milik Negara (in line dengan Pasal 15 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 40/2024 tentang Tata Cara Penggunaan BMN). Pencatatan dalam daftar barang ini sejatinya telah terjadi pada saat barang dicatat secara akuntansi. Begitu barang diterima (dibuktikan dengan BAST), pembukuan tersebut langsung direkam di aplikasi SAKTI, yang mana kemudian datanya dialirkan ke aplikasi pengelolaan aset (SIMAN).

Dalam rangka menghadirkan pengelolaan BMN yang lebih simplified, less bureaucratic tanpa menghilangkan governance dan akuntabilitas, ada baiknya dipertimbangkan penyederhanaan proses penetapan status penggunaan BMN. Ketentuan yang berlaku sekarang adalah Pengguna Barang harus mengajukan permohonan PSP atas BMN paling lambat 6 bulan sejak perolehan. Artinya Pengelola Barang dalam konteks ini bersifat menunggu usulan (stelsel pasif). Regulasi sendiri tidak mengelaborasi sanksi jika batas waktu 6 bulan tersebut tidak dipenuhi.

Penetapan status penggunaan yang harus didahului oleh permohonan Pengguna Barang untuk aset yang sudah berada dalam penguasaan dan penggunaan mereka (dan sudah terekam dalam sistem) tampaknya jadi memperpanjang birokrasi yang sepertinya tidak terlalu perlu. Terlebih untuk perolehan BMN yang berasal dari pembelian (penyerapan dana APBN), otorisasi dari Bendahara Umum Negara (notabene juga adalah Pengelola Barang) sebetulnya sudah diberikan ketika alokasi anggaran pengadaan ditetapkan. Mestinya secara otomatis, barang yang dibeli dari uang tersebut tak perlu dipertanyakan lagi status penguasaannya. Untuk BMN semacam ini, Pengelola Barang bisa melakukan penetapan status tanpa menunggu permohonan dari Pengguna Barang (stelsel aktif). Penetapannya dapat dilakukan secara paralel bersamaan dengan pencatatan/pengakuan aset. Ini akan menjadi harmonisasi antara proses akuntansi dan proses pengelolaan BMN yang lebih terpadu. Tentunya ini mensyaratkan adanya semacam notifikasi kepada Pengelola Barang ketika terdapat pencatatan/pengakuan baru oleh Pengguna Barang atas suatu barang yang perlu di-PSP-kan. Digitalisasi proses bisnis melalui SIMAN diharapkan dapat mendukung penyederhanaan ini.

Idealnya jangan ada aset yang sudah tercatat secara akuntansi tapi belum ditetapkan status penggunaannya, atau sebaliknya. Dua hal ini sejatinya berada dalam satu nafas dan satu frame.

Penetapan status penggunaan tanpa didahului usulan Pengguna Barang sebetulnya bukan sesuatu yang non-empiris. Diatur dalam PMK Nomor 40/2024, terdapat kondisi tertentu di mana PSP dapat dilakukan atas inisiatif Pengelola Barang, antara lain dalam rangka melengkapi bukti kepemilikan atas BMN yang menjadi objek sengketa di pengadilan.

Adapun penetapan status penggunaan yang harus didahului dengan permohonan dari Pengguna Barang (stelsel pasif) dapat tetap diterapkan semisal untuk aset yang memang belum berada dalam penguasaan Pengguna Barang, baik secara aktual maupun akuntansi-administratif. Misalnya ada kebutuhan barang Pengguna Barang yang dapat dipenuhi dari aset kelolaan Pengelola Barang (antara lain BMN eks BMN idle, aset eks BPPN, aset eks BDL, dan barang rampasan). Dalam situasi ini, Pengguna Barang bermohon kepada Pengelola Barang agar mengalihkan (dhi menetapkan status penggunaan) BMN yang dibutuhkan tersebut kepada mereka.      

Langkah simplifikasi ini diharapkan dapat mempercepat proses bisnis sekaligus menghadirkan efisiensi birokrasi, tanpa menghilangkan esensi penetapan status penggunaan BMN sebagai entry point pengelolaan BMN. Penetapan status penggunaan bukan semata tentang hak untuk menguasai dan menggunakan aset, tetapi yang tak kalah penting juga kewajiban untuk mengamankan dan memelihara. Juga kewajiban untuk menggunakan/memanfaatkannya dengan tingkat utilisasi yang optimal. (Naf’an Widiarso Rafid)