Kata kompetensi komunikasi kerap
sekali dimaknai sebagai kemampuan seseorang berbicara, orang yang dapat berbicara dengan lancar dan
percaya diri di depan umum sering dikatakan sebagai orang yang memiliki
kompetensi komunikasi yang baik. Sering pula orang banyak meyakini bahwa
kompetensi komunikasi merupakan bakat bawaan, beberapa orang tertentu akan ahli
dalam berkomunikasi dan banyak orang tidak memiliki kemampuan tersebut. Pemahaman
tersebut tentu tidaklah benar, kompetensi komunikasi memiliki defenisi yang
lebih luas dan dalam.
Kompetensi komunikasi pada dasarnya
menggambarkan kemampuan seseorang untuk berkomunikasi dengan efektif kepada
orang lain, menggambarkan bagaimana seseorang dapat berinteraksi cukup, tepat,
dan dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Spitzberg dan Cupach mendefinisikan
kompetensi sebagai kombinasi keahlian (skills),
pengetahuan (knowledge) dan motivasi (motivation). Seseorang dikatakan
memiliki kompetensi komunikasi yang baik jika orang tersebut memiliki
pengetahuan, keterampilan dan sikap dalam melakukan proses penyampaian pesan
baik verbal maupun nonverbal dengan standar tertentu.
Kompetensi komunikasi tentu saja
sangat dibutuhkan oleh setiap orang dalam melakukan setiap perannya, baik dalam
relasi yang dibina dalam keluarga, lingkungan kerja, dan lingkungan social
masyarakat. Begitu pula halnya bagi Aparatur Sipil Negara (ASN), kompetensi
komunikasi menjadi salah satu kompetensi manajerial yang wajib dimiliki oleh
setiap ASN. Melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi (Menpan-RB) nomor 38 tahun 2017, Pemerintah telah
menetapkan standar kompetensi jabatan ASN yang terdiri dari kompetensi
manajerial, teknis, dan sosiokultural.
Kompetensi manajerial adalah adalah
pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang dapat diamati, diukur,
dikembangkan untuk memimpin dan/atau mengelola unit organisasi. Dalam Permenpan-RB Nomor 38 tahun 2017, kompetensi
manajerial ASN terdiri dari integritas, kerja sama, komunikasi, orientasi pada
hasil, pelayanan public, pengembangan diri dan orang lain, mengelola perubahan,
dan pengambilan keputusan. Kompetensi komunikasi merupakan salah satu
kompetensi manajerial artinya terdapat standar kompetensi komunikasi yang harus
dipenuhi ASN.
Standar kompetensi komunikasi ASN
mensyaratkan bahwa ASN sepatutnya memiliki kemampuan untuk menerangkan
pandangan dan gagasan secara jelas, sistematis disertai argumentasi yang logis
dengan cara-cara yang sesuai baik secara lisan maupun tertulis; memastikan
pemahaman; mendengarkan secara aktif dan efektif; mempersuasi, meyakinkan dan
membujuk orang lain dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Adapun Level Kompetensi dan indikator
perilaku kompetensi komunikasi yang telah diatur dalam Peraturan Menpan RB
Nomor 38 tahun 2017 antara lain sebagai berikut :
1. Level 1 : Menyampaikan informasi dengan jelas, lengkap, pemahaman yang sama.
Indikator perilaku di level 1 antara
lain :
a.
Menyampaikan
informasi (data), pikiran atau pendapat dengan jelas, singkat dan tepat dengan
menggunakan cara/media yang sesuai dan mengikuti alur yang logis;
b.
Memastikan
pemahaman yang sama atas instruksi yang diterima/ diberikan;
c.
Mampu
melaksanakan kegiatan surat menyurat sesuai tata naskah organisasi.
2. Level 2 : Aktif menjalankan komunikasi secara formal dan informal; Bersedia
mendengarkan orang lain, menginterpretasikan pesan dengan respon yang sesuai,
mampu menyusun materi presentasi, pidato, naskah, laporan, dll.
Indikator perilaku di level 2 antara
lain :
a.
Menggunakan
gaya komunikasi informal untuk meningkatkan hubungan profesional;
b.
Mendengarkan
pihak lain secara aktif; menangkap dan menginterpretasikan pesan-pesan dari
orang lain, serta memberikan respon yang sesuai;
c.
Membuat materi presentasi, pidato, draft
naskah, laporan dll sesuai arahan pimpinan.
3. Level 3 : Berkomunikasi secara asertif, terampil berkomunikasi lisan/
tertulis untuk menyampaikan informasi yang sensitif/ rumit/ kompleks.
Indikator perilaku di level 3 antara
lain :
a.
Menyampaikan
suatu informasi yang sensitif/rumit dengan cara penyampaian dan kondisi yang
tepat, sehingga dapat dipahami dan diterima oleh pihak lain;
b.
Menyederhanakan topik yang rumit dan sensitif
sehingga lebih mudah dipahami dan diterima orang lain;
c.
Membuat
laporan tahunan/periodik/naskah/dokumen/ proposal yang kompleks; Membuat surat
resmi yang sistematis dan tidak menimbulkan pemahaman yang berbeda; membuat proposal
yang rinci dan lengkap.
4. Level 4 : Mampu mengemukakan pemikiran multidimensi secara lisan dan
tertulis untuk mendorong kesepakatan dengan tujuan meningkatkan kinerja secara
keseluruhan.
Indikator perilaku di level 4 antara
lain :
a.
Mengintegrasikan
informasi-informasi penting dari berbagai sumber dengan pihak lain untuk
mendapatkan pemahaman yang sama;
b.
Menuangkan
pemikiran/konsep dari berbagai sudut pandang/ multidimensi dalam bentuk tulisan
formal;
c.
Menyampaikan
informasi secara persuasif untuk mendorong pemangku kepentingan sepakat pada
langkah-langkah bersama dengan tujuan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
5. Level 5 : Menggagas sistem komunikasi yang terbuka secara strategis untuk
mencari solusi dengan tujuan meningkatkan kinerja.
Indikator perilaku di level 5 antara
lain :
a.
Menghilangkan
hambatan komunikasi, mampu berkomunikasi dalam isu-isu nasional yang memiliki
resiko tinggi, menggalang hubungan dalam skala strategis di tingkat nasional;
b.
Menggunakan
saluran komunikasi formal dan non formal guna mencapai kesepakatan dengan
tujuan meningkatkan kinerja di tingkat instansi/nasional;
c.
Menggagas
sistem komunikasi dengan melibatkan pemangku kepentingan sejak dini untuk
mencari solusi dengan tujuan meningkatkan kinerja di tingkat instansi/nasional.
Standar terendah yang diminta untuk
setiap ASN tergambar di level 1, dimana setiap pegawai diharapkan dapat
menyampaikan informasi dengan efektif kepada komunikan, memastikan pesan dapat
tersampaikan, dan mampu melakukan komunikasi nonverbal melalui tulisan dengan
baik. Sedangkan di level 2 setiap pegawai sudah harus dapat merespon pesan
dengan sesuai, mendengarkan dengan aktif, dan mampu menyusun materi komunikasi
mulai dari bahan presentasi, pidato, naskah, dan laporan sesuai arahan
pimpinan. Semakin tinggi jabatan seorang ASN maka semakin tinggi pula level
kompetensi komunikasi yang sepatutnya dimiliki.
Dengan memahami betapa pentingnya kompetensi komunikasi bagi setiap ASN, saatnya kita harus meluruskan persepsi bahwa sesungguhnya setiap pegawai wajib meningkatkan kompetensi komunikasi, kompetensi komunikasi bukan hanya dimiliki oleh orang tertentu saja. Sederhananya setiap pegawai harus mampu berkomunikasi dengan efektif baik secara lisan maupun tulisan, mampu menuangkan ide dalam tulisan, mampu menyusun bahan presentasi, berkomunikasi dengan asertif, bahkan menyusun strategi komunikasi yang melibatkan banyak pihak. Saatnya mengevaluasi diri dan memetakan berada di level berapa kompetensi komunikasi, saatnya memperlengkapi diri dan meningkatkan kompetensi komunikasi yang kita miliki dengan tidak berhenti belajar.
Penulis : Perasanta Sibuea (Pelaksana Seksi Informasi)
Referensi
:
Devito,
Joseph A. (2011). Komunikasi Antarmanusia. Tangerang Selatan: Karisma
Publishing Group.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2017 tentang Standar Kompetensi Jabatan Aparatur Sipil Negara