Memahami Asas Pengelolaan BMN dan Alur Proses Pengelolaan BMN  : Kunci Sukses untuk Trouble Shooting SIMAN V.2

Memahami alur proses SIMAN V.2 diperlukan bagi semua role dalam mengakses aplikasi SIMAN V2. Tidak hanya role Analis, Koordinator serta Supervisor, semua orang perlu memahaminya sebelum mengakses. Tidaklah sulit mempelajari alur proses SIMAN V.2 karena tidak diperlukan spesifikasi laptop yang berat karena sistemnya basis web dan tersimpan di server pusat bukan di laptop, dengan cara membuka di link : http://djkn.kemenkeu.go.id/websiman. Role pegawai di seksi Pengelolaan Kekayaan Negara di DJKN tidak perlu mendapatkan approval dari admin karena melekat pada role di SSO pegawai. Sehingga pengguna di luar petugas pengelolaan yang tidak punya approval role hanya bisa mengakses profile saja sebagai kontrol pembatasan akses aplikasi.

Sedangkan untuk pelatihan, semua dapat menggunakan dan akses web link : https://pelatihan-siman.kemenkeu.go.id/login. Kalau pelatihan tentunya untuk mendapatkan user harus mendapat approval dari Admin Pengguna Pelatihan atau pengajar dalam sosialisasi atau diklat.

Objek dalam SIMAN V.2 adalah semua Barang Milik Negara (BMN). Dengan kata lain BMN itu telah memiliki kodefikasi dan NIP, serta kode referensi 16 digit sebagai Single Identity Number (SIN) yang terus terbawa dalam aplikasi SIMAN V.2 Jadi dari awal perencanaan sampai penghapusan sama. Riwayat BMN tercatat dan dapat ditelusuri karena walaupun kodefikasi dan NUP bisa terjadi perulangan ketika dilakukan transaksi penghapusan maka hilang kemudian muncul lagi ketika transaksi pengadaan baru barang sejenis, tetapi kode referensi barang 16 digit tidak akan duplikasi atau berubah yang berfungsi seperti KTP untuk SIN.

Yang juga penting dalam Siman V.2 adalah mengubah persepsi semua role menjadi Pengelolaan bukan Penatausahaan sebagaimana dalam aplikasi SAKTI. Jadi berfungsi supaya aset yang dimiliki oleh negara dan dapat dikelola untuk kepentingan menjalankan tugas pemerintahan dalam pelayanan kepada Masyarakat dan demi kepentingan bangsa dan negara. Dalam konteks ini bahwa SIMAN V.2 ditujukan untuk memahami mindset tentang aset bahwa aset itu perlu dikelola untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat.

Selanjutnya perlu pemahaman tentang alur pengelolaan BMN sangat penting agar instansi atau satuan kerja (Satker) dapat mengelola aset negara dengan efektif dan efisien sesuai alurnya. Jangan sampai alur pengelolaan belum mengerti lantas melakukan pengelolaan BMN di SIMAN V.2

Berikut adalah rangkuman alur proses pengelolaan BMN dan langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam aplikasi SIMAN V.2.

1. Alur Proses Pengelolaan BMN

Peraturan yang harus dikuasai penuh adalah adalah PP 28 Tahun 2020 perubahan PP 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D). Apabila ada permasalahan dalam alur pengelolaan BMN kembali kepada Asas dalam pengelolaan BMN/D dimaksudkan untuk diterapkan yaitu asas fungsional, kepastian hukum, transparansi, efisiensi, akuntabilitas, dan kepastian nilai. Asas dimaksud harus disertai dalam setiap alur pengelolaan dalam SIMAN V.2 yaitu :

a. Perencanaan Kebutuhan dan penganggaran;

b. pengadaan;

c. Penggunaan;

d. Pemanfaatan;

e. pengamanan dan pemeliharaan;

f. Penilaian;

g. Pemindahtanganan;

h. Pemusnahan;

i. Penghapusan;

j. Penatausahaan;

dan k. pembinaan, pengawasan dan pengendalian.

2. Alur SIMAN V.2 yang penting dipahami

Ada beberapa tahapan penting alur yang seirama dalam pengelolaan BMN di SIMAN V.2 yang menurut penulis penting dipahami:

• Perencanaan: Ini adalah langkah awal untuk memastikan BMN dikelola sesuai dengan Rencana Pengelolaan dan Penggunaan, Penghapusan dan Pemanfaatan (RP4). Di aplikasi SIMAN, Satker perlu memastikan bahwa seluruh dokumen perencanaan sudah diinput dalam Modul Perencanaan. Penting untuk memastikan dokumen kepemilikan, kondisi barang serta foto tersedia dan penting untuk semua barang sudah di PSP-kan, dan profile Kantor, serta SBSK disesuaikan dalam detail master aset dan profile kantor.
• Pengelolaan Aset Aktif: Satker harus melengkapi dan memeriksa informasi pada Master Aset. Di sinilah data lengkap tentang aset aktif dan tidak aktif diinput, mirip dengan daftar inventaris, yang menjadi acuan utama dalam pengelolaan aset dan perencanaan. Semakin lengkap dan semakain detail maka semakin baik.
• Penggunaan Aplikasi SIMAN V.2 yang sering digunakan adalah modul pengelolaan: Setelah berhasil masuk menggunakan role analis satker, pengguna dapat melanjutkan dengan menggunakan modul pengelolaan, terutama untuk permohonan pengelolaan BMN. Dalam hal ini, penting untuk memastikan bahwa data aset yang diinput sesuai dengan standar yang ditetapkan.
• Manajemen User: Dalam SIMAN, terdapat fungsi manajemen user yang memungkinkan admin mengatur akses para pengguna barang di KL sesuai dengan tingkat perannya. Terdapat tiga role user dalam aplikasi ini: Analis, Koordinator, dan Supervisor. Untuk pengelola pastikan data HRIS sudah terupdate baik Plt maupun Plh. SIMAN V.2 otomatis menarik data role dari jabatan di HRIS. Hal ini untuk pengelola saja cq. DJKN.  Akses petugas pengelola barang aplikasi dikendalikan melalui SSO (Single Sign-On), yang memastikan hanya pengelola dengan tugas tertentu yang dapat masuk. Dalam modul pengelolaan penting untuk menerapkan filter sebelah kiri sesuai kebutuhan. Kalau salah menerapkan filter maka tiket tidak semua muncul. Ini sering menyebabkan tiket hilang padahal sebenarnya bukan hilang tetapi karena salah menerapkan filter sehingga role yang tidak berwenang tidak dapat melihat tiket yang ada. Pilihlah role yang sesuai atau pilih role semua supaya muncul semua tiket.

3. Peran Penting Master Aset dalam SIMAN V.2

Master Aset adalah salah satu modul paling penting dalam SIMAN V.2. Modul ini berfungsi sebagai pusat informasi yang mencatat seluruh aset yang dikelola oleh Satker, baik yang aktif maupun yang tidak aktif, time line aset, serta aset tranfer dan reklas dan ref SBSK. Dengan informasi yang lengkap dan terperinci di Master Aset, Satker akan lebih mudah dalam menjalankan pengelolaan dan perencanaan BMN. Pastikan untuk selalu memperbarui data aset agar proses pengelolaan berjalan lancar. Dalam master aset bisa dilakukan berbagai hal misalnya mencetak KIB, dan DBR/DBL. Terdapat tambahan fitur-fitur misalnya monsera (monitoring yang sudah bersertipikat jumlah nup dan bidang dan valsera (validasi apakah sudah sesuai yang diupload di SIMAN dengan dokumen bersertipikat a.n. Pemerintah RI cq. K/L)

3. Fitur-fitur Penting Lain di SIMAN V.2

Selain Fitur Master Aset, terdapat beberapa fitur lain yang sangat membantu dalam pengelolaan BMN:

• Pengelolaan : Fitur ini berfungsi dalam mengajukan permohonan, penetapan, tindak lanjut  pengelolaan, disesuikan dengan pelimpahan kewenangan pemohon dan termohon dan monitoring pengelolaan. Yang sangat penting adalah fitur Tindak Lanjut setelah Persetujuan selesai. Tindak Lanjut berupa pembayaran PNBP dengan cara membuat tiket dan rekam detail billing PNBP, data aset yang menghasilkan PNBP, pembayaran seperti biasa kemudian akan muncul NTPN pada SIMAN V.2 apabila sudah dibayarkan. Fitur ini untuk mungkin akan diperlukan untuk menghitung Return on Aset dari rata-rata hasil PNBP dibagi jumlah aset yang dimanfaatkan.  
• Inventarisasi BMN: Fitur ini digunakan saat inventarisasi BMN dilakukan, yang umumnya dijadwalkan setiap lima tahun sekali, mulai dari perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan. Berkolaborasi dengan SIMAN mobile untuk misalnya scan label BMN untuk pindah ruangan sehingga lebih mudah dalam sensus BMN.
• RKBMN: Fitur ini berfungsi dalam merencanakan dan merubah rencana kebutuhan barang milik negara yang tersedia mulai dari satker, Eselon I dan Pengguna
• Fitur BMN Idle: Membantu Satker mengelola dan mengurangi aset yang tidak produktif.
• Fitur Asuransi BMN: Digunakan untuk menampilkan aset-aset yang sudah diasuransikan berupa perjanjian asuransi, klaim, dan parameter asuransi.
• Fitur Wasdal BMN : Fitur ini digunakan untuk melakukan pemantauan insidentil baik tertulis, inisiatif dan lainnya baik dari laporan pengelola barang, Masyarakat maupun laporan temuan pemeriksa secara berjenjang mulai satker, eselon 1 dan pengguna. Juga ada permintaan penertiban dan proses laporan serta konsolidasi laporan wasdal
• Dashboard: Fitur ini menampilkan data aset secara real-time yang diperlukan untuk proses manajemen contoh berapa jumlah data tanah dalam master aset, posisi penyusuanan RKBMN, Progress Pelaksanaan Pengelolaan dan wasdal BMN, progress Evaluasi Kinerja, Data BMN yang dapat diasuransikan, dan data BMN yang dijadikan SBSN

4. Proses Logout Otomatis dan Keamanan

SIMAN V.2 memiliki fitur logout otomatis jika tidak ada aktivitas selama enam jam. Ini merupakan langkah keamanan untuk memastikan bahwa akses pengguna yang tidak aktif tidak dapat disalahgunakan.

5. Kesimpulan

Mengelola BMN dengan bantuan aplikasi SIMAN V.2 membutuhkan pemahaman yang mendalam tentang asas pengelolaan BMN, fitur dan alur proses dalam aplikasi tersebut sejalan dengan PP 28 Tahun 2020 perubahan PP 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D). Dengan memastikan bahwa seluruh data aset sudah harus lengkap dan diinput dengan benar, serta memanfaatkan berbagai fitur yang tersedia, pastilah Satker dapat mengelola BMN secara lebih efisien dan akurat dan menggunakan SIMAN V.2 serta dapat sendiri menyelesaikan masalah tanpa masalah.

Penulis : Antonius Suhenri 

Employee of the Finance Ministry. The views expressed are his own. 

Disclaimer: The opinions expressed in this article are those of the author.

Kanwil DJKN Lampung Dan Bengkulu

Daftar Pustaka :

1.Aplikasi SIMAN V.2

2.PP.28 Tahun 2020 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D).

3.PP.27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D).