Arsip merupakan salah satu sumber informasi bagi pelaksanaan manajemen baik pada lembaga Pemerintahan maupun lembaga publik dan bisnis.  Ketersediaan arsip yang efektif, efesien, lengkap dan berkualitas merupakan tuntutan yang tidak dapat diabaikan. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgasisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip ada dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

A.    Arsip Statis 

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 

Arsip Statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan Arsip bernilai guna kesejarahan yang telah diserahkan oleh Pencipta Arsip yaitu Kementerian/ Lembaga/BUMN/Organisasi Masyarakat/Organisasi Politik/Perorangan. Pengelolaan Arsip Statis telah melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh Publik antara lain Akuisisi Arsip, Pengolahan Arsip, Preservasi Arsip, dan Layanan Akses-Pemanfaatan Arsip.  

     1.     Akuisisi Arsip

Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan pengetahuan arsip statis di lembaga kearsipan yang dilakukan dengan jalan kegiatan menyerahkan arsip statis dan hak mengelolanya dari pencipta arsip ke lembaga Arsip Nasional. Akuisisi meliputi arsip statis yang telah diverifikasikan secara langsung maupun tidak langsung. Lembaga Kearsipan wajib membuat daftar pertelaan arsip (DPA) yang diakuisisi dan memberitahukan kepada umum. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis yang hendak diakuisisi harus menyerahkan kepada lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan dapat melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan atau bantuan dari luar negeri. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan berpindahnya tanggung jawab dari pengelola pertama ke pengelola Kearsipan Nasional.

     2.     Pengolahan Arsip

Untuk mempertahankan konteks penciptaannya, Arsip Statis dikelola berdasarkan Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance)  dan Prinsip Aturan Asli (Principal of Original Order). Prinsip Asal Usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya. Prinsip Aturan Asli yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

     3.     Preservasi Arsip

Pemeliharaan arsip atau preservasi dilakukan untuk menjamin keamanan dan keselamatan serta kelestarian arsip statis. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan cara yang benar dan tepat. Preservasi arsip statis adalah upaya memelihara arsip dari kerusakan yang diakibatkan oleh serangga, air, sinar matahari, jamur, kutu, dan juga gangguan dari orang-orang disekitarnnya. Segala macam upaya memelihara arsip dinamis yang telah digambarkan di atas dapat digunakan untuk melakukan pemeliharaan arsip statis. Sedangkan menjaga arsip dari kemungkinan kerusakan dapat dilakukan dengan cara membersihkan ruangan secara rutin, dari berbagai kemungkinan adanya binatang serangga, kutu, jamur dan sebagainya.

     4.     Layanan Akses-Pemanfaatan Arsip

Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut. Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.

Bagi Pengguna yang ingin mengakses informasi Arsip Statis, dapat mengunjungi Ruang Layanan Arsip di Gedung A, lantai 1, Arsip Nasional Republik Indonesia di Jl. Ampera Raya No.7, Jakarta Selatan, setiap hari kerja mulai pukul 08.30 s.d. 15.00 WIB. Pengguna akan dipandu oleh Arsiparis Arsip Nasional Republik Indonesia yang bertugas.

Pengguna dapat memanfaatkan Sarana Temu Balik Arsip Statis (Finding Aids) yang telah disediakan. Sarana Temu Balik Arsip Statis disusun berdasarkan Organisasi Pencipta Arsip dan jenis media Arsip Statis. Sarana Temu Balik Arsip Statis yang tersedia antara lain: 

a.   Daftar Arsip Statis : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang sekurang- kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip. 

b.  Inventaris Arsip : Sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip yang dilengkapi dengan sejarah dan fungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, tanggung jawab teknis penyusunan, indeks, daftar istilah asing, struktur organisasi untuk arsip kelembagaan atau riwayat hidup untuk arsip perseorangan, dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada inventaris arsip yang lama ke dalam inventaris arsip yang baru).

c.    Guide Arsip : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian informasi mengenai khasanah arsip statis yang tersimpan baik secara keseluruhan maupun tematis di lembaga kearsipan. 

           Selain Sarana Temu Balik Arsip Statis, Arsip Nasional Republik Indonesia juga melaksanakan kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis dalam bentuk penerbitan Naskah Sumber yang bersifat tematis sebagai referensi yang dapat digunakan para Pengguna untuk mendapatkan informasi Arsip Statis secara mudah.

               Bentuk lain dari kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis antara lain Pameran Konvensional secara berkala dan Pameran Digital dalam bentuk penyajian Arsip Hari Ini.

a.     Daftar Arsip : https://anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-arsip/daftar-arsip

b.     Inventaris Arsip : https://anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-arsip/inventaris-arsip

c.     Guide Arsip : https://anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis/sarana-temu-balik-arsip/guide-arsip

Akses juga informasi di bawah ini:

a.     Naskah Sumber : https://anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis/naskah-sumber

b.     Pameran Arsip : https://anri.go.id/page/pameran-arsip-statis

c.     Mekanisme Layanan : https://anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis/mekanisme-layanan

B.    Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

1.     Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 

2.     Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 

3.     Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat:   

1.  Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 

2.   Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. 

3.   Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD. 

4.   Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.

                    Pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan-kegiatan: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.

1.     Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

                2.     Penggunaan Arsip

Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih selalu-sering-kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan manajerial dan operasional organisasi. Berkenaan dengan penggunaan arsip ini pencipta arsip perlu memiliki ketentuan prosedur peminjaman arsip, ketentuan waktu peminjaman, dan prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila terjadi kehilangan arsip.                  

               3.     Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air.

               4.     Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara . Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Penulis: Dadang Eko Darminto (Kepala Seksi Informasi Kanwil DJKN Kalimantan Timur dan Utara)

Referensi :

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

https://anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis

https://anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-dinamis

https://pddi.lipi.go.id/mengelola-arsip-dinamis-dan-statis/

http://yohannes-suraja.blogspot.com/2012/08/pengelolaan-arsip-dinamis-dan-statis.html