Sistem pengendalian manajemen sebagai sebuah sistem dalam menentukan strategi yang diterapkan dan upaya mencapai tujuan organisasi melalui fungsi pengendalian setiap aktivitas yang terjadi (Anthony dan Reece, 1984:824). Fokus utama sistem pengendalian manajemen di sektor publik berkaitan dengan bagaimana melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Sistem pengendalian manajemen menjadi fungsi kritis bagi keberlangsungan pelayanan organisasi di sektor publik, karena kegagalan penerapan pengendalian manajemen mengakibatkan kerugian dan kondisi yang tidak kondusif bagi organisasi. Pada tahun 2002, terdapat contoh kasus bagaimana pengendalian manajemen yang tidak memadai mengakibatkan kerugian Arsip Nasional Amerika Serikat karena pegawai di organisasi tersebut melakukan pencurian dokumen sejarah pada periode penciptaan tahun 1996-1999, kemudian menjualnya pada kolektor senilai $200.000.

Pengendalian manajemen tidak hanya terbatas pada pengukuran kinerja, tetapi juga berkaitan dengan fungsi pengawasan, penetapan standar, pemberlakuan kode etik, termasuk upaya mendorong, memberi kesempatan, dan bertindak memaksa bagi kepentingan terbaik organisasi. Kegiatan pengendalian manajemen bersifat single feedback loop yang berupa upaya pengukuran kinerja, membandingkan kinerja aktual dengan standar, dan apabila diperlukan mengambil tindakan korektif. Pengendalian manajemen juga lebih bersifat proaktif dibandingkan reaktif karena dirancang untuk mencegah masalah yang memberikan efek buruk bagi organisasi. Oleh karena itu, pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur organisasi yang sesuai, manajemen sumber daya manusia, dan lingkungan yang kondusif.

Fokus pengendalian manajemen adalah pada unit-unit organisasi sebagai pusat pertanggungjawaban, sehingga memerlukan struktur organisasi yang sesuai dengan desain sistem pengendalian. Proses sistem pengendalian manajemen di sektor publik, terdiri dari:

a. Penetapan Tujuan (Objecitve Setting)

Para pegawai perlu memahami tentang apa yang ingin dicapai oleh organisasi dan adanya goal congruence berupa keselarasan antara tujuan organisasi dan tujuan personal.

b. Perumusan Strategi (Strategy Formulation)

Strategi memiliki makna bagaimana organisasi menggunakan sumber daya yang dimliki untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c. Perencanaan Startegik (Strategic Planning)

Perencanaan strategik adalah proses penentuan program-program, aktivitas, atau proyek yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan.

d. Penganggaran

e. Operasional (Pelaksanaan Anggaran)

f. Evaluasi kineja

Selain adanya penilaian kinerja, evaluasi kinerja dapat dilakukan dengan penerapan reward and punishment sebagai upaya mendorong perilaku pegawai agar sesuai dengan kepentingan organisasi. Dengan catatan penerapan reward and punishment tidak hanya berkaitan dengan kompensasi dalam bentuk uang.

Dua hal yang perlu dipahami dalam pelaksanaan sistem pengendalian manajemen pada organisasi publik adalah perbedaan pengendalian strategik (control system) dan pengendalian manajemen (management control). Pengendalian strategik berkaitan dengan pengaruh lingkungan yang dinamis, sehingga adanya upaya analisis apakah strategi organisasi masih bisa menyesuaikan perkembangan yang ada. Isu-isu pengendalian strategik mengarah pada masalah-masalah eksternal organisasi. Sementara pengendalian manajemen lebih kepada proses pengendalian yang berkesinambungan tentang masalah internal organisasi apakah para pegawai senantiasa berperilaku sesuai yang diharapkan dan berkinerja baik. Beberapa penyebab timbulnya masalah aspek perilaku pada pengendalian manajemen, antara lain:

a. Kurangnya arahan dari atasan (lack of direction)

Hal ini berkaitan dengan kondisi pegawai yang tidak memahami apa yang diinginkan organisasi, sehingga salah satu fungsi sistem manajemen adalah bagaimana memaksimalkan kontribusi pegawai terhadap kepentingan pencapaian tujuan organisasi.

b. Msalah motivasi karena ketidakselaran antara tujuan individu dan tujuan organisasi (motivational problems)

c. Keterbatasan pribadi, seperti kurangnya pengetahuan dan pengalaman (personal limitation)

            Oleh karena itu, pengendalian manajemen diharapkan menjadi jembatan bagi keselarasan tujuan individu dan tujuan organisasi (goal congruence), baik dalam bentuk pengendalian formal maupun informal. Pengendalian formal misalnya sistem aturan dan reward and punishment, sementara pengendalian informal dapat dalam bentuk kultur organisasi, gaya manajemen ((management style), dan gaya komunikasi (communication style).

Penulis :

Dwi Nugraheni Hapsari - Kanwil DJKN Kalimantan Selatan dan Tengah