Sharing informasi di Pagi Dinamis Kamis 8 September 2022 dengan materi kearsipan, tidak hanya sebagai rangkaian keikutsertaan Kanwil DJKN Kalimantan Barat dalam kompetisi kearsipan Kementerian Keuangan Tahun 2022 namun perlunya pemahaman akan pentingnya pendokumentasian dan pemeliharaan berkas sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang  Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan.

Diikuti oleh Kepala Kanwil DJKN Kalimantan Barat Edward UP Nainggolan beserta seluruh pejabat administrator, pejabat pengawas dan seluruh staf materi Pagi Dinamis dibawakan oleh Kepala Bidang KIHI Kristijanindyati Puspitasari. Disampaikan pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Sedangkan menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196 Tahun 2019, arsip Kementerian Keuangan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh kementerian Keuangan.

Terdapat berbagai jenis arsip pada arsip Dinamis yaitu arsip yang digunakan langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu memiliki 3 jenis arsip yaitu pertama Arsip Aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Kedua Arsip Inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah turun, dan ketiga Arsip Vital merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip Statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan oleh lembaga kearsipan. Arsip Terjaga merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

Siklus arsip dari penciptaan, penggunaan, pemberkasan Arsip, dan Penyusutan Arsip Untuk penyimpanan Arsip Aktif, arsip aktif yang tercipta dapat disimpan dengan menggunakan map folder. Untuk penanda judul dan sub judul menggunakan guide arsip, kemudian dimasukkan ke dalam map gantung, dan dapat disimpandalam filling cabinet. Penataan Arsip Inaktif dilakukan melalui pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip sehingga dapat dimanfaatkan dan penyusunan daftar arsip inaktif.

Salah satu siklus Arsip yaitu Penyusutan Arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan Arsip Statis ke lembaga kearsipan. Penyusutan Arsip dengan 3 bentuk yaitu Pemindahan Arsip Inaktif dari unit Pengolah ke Unit kearsipan sesuai jenjang Unit Kearsipan, Pemusnahan Arsip yaitu Arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna yang pemusnahannya dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan Penyerahan Arsip Statis yaitu penyerahan arsip yang memiliki Nilai Guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan permanen.

Apabila Arsip sudah tidak memiliki kegunaan serta telah habis usia dokumentasinya maka Arsip dapat dilakukan Pemusnahan. Pemusnahan Arsip yaitu kegiatan memusnahkan Arsip yang telah tidak memiliki Nilai Guna, telah habis Retensinya, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Saat akan dilakukan pemusnahan perlu dilakukan pemebentukan Panitia Pemusnahan Arsip, membuat daftar Arsip musnah, mengajukan usul pemusnahan kepada Menteri Keuangan u.p Sekretaris Jenderal Kemenkeu secara berjenjang, penilaian oleh Panitia Pemusnahan Arsip Kemenkeu, Panitia Pemusnahan Arsip meminta persetujuan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Panitia Pemusnahan Arsip menyiapkan konsep KMK, dan Panitia pemusnahan Arsip melakukan pemusnahan arsip yang minimal disaksikan oleh 2 orang pejabat dari unit hukum dana tau unit pengawasan di lingkungan Kemenkeu atau Panitia Pemusnahan Arsip.