Forum Group Discussion (FGD) Implementasi ABW di Lingkungan DJKN serta sosialisasi Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan Nomor SE-5/MK.1/2021 tentang Petunjuk Teknis Penataan Ruang Kerja Activity Based Workplace di Lingkungan Kementerian Keuangan yang dilaksanakan pada Selasa (9/08) dilakukan secara virtual  dalam rangka penyamaan persepsi atas implementasi ABW di lingkungan DJKN,

Narasumber pertama dari Biro Manajemen BMN dan Pengadaan Kemenkeu Achmad Suhaemi menyampaikan .materi yang berjudul ABW dan Penggunaan Aset Bersama Kementerian Keuangan. Menyampaikan materi yang pertama dalam paparannya dikutip dari arahan Menteri Keuangan Sri Mulyani Indrawati dimana untuk menjadi inspirasi sebuah perubahan, kalian wajib melakukan transformasi di dalam diri sendiri dan jadilah role model di lingkungan sekitarmu terlebih dahulu. Sebab mustahil mengharapkan datangnya perubahan di dalam sebuah lingkungan, jika diri kalian sendiri saja tidak pernah melakukan perubahan”.

Activity Based Workspace (ABW) searah dengan kebijakan Presiden Joko Widodo terkait Working from Anywhere (WFA) diimplementasikan oleh Menteri Keuangan, pertama dimana WFA harus diterjemahkan menjadi tempat dan proses dengan aturan yang baik, mengakomodir individual needs dan family need namun taat akan kontrak kinerja dengan Kemenkeu, kedua meng-create tempat kerja yang adaptif sesuai tantangan zaman dan tantangan bagi NKRI, ketiga membentuk institusi dimana bisa membangun engagement, mendorong environment.

WFA diterjemahkan sebagai budaya kerja kolaboratif sebagai ruang kerja masa depan Kementerian Keuangan. Ruang kerja masa depan (digital governance) dengan flexible working arrangements, super application, capacity building, tata kerja dan talent management. ABW merupakan bagian dari dilaksanakannya flexible working arrangements ini. Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian terkait ruang kerja ABW yang tidak hanya diartikan penyediaan open space saja namun ruang tertutup harus disediakan jika secara tusi unit dibutuhkan. Impementasi ABW bukan hanya mengubah ruangan dan penggantian furniture tetapi bagaimana ruang kerja sebagai bagian perubahan budaya kerja dapat optimal mendorong kinerja organisasi. ABW juga merupakan penerapan budaya Kemenkeu satu dalam pengelolaan aset, mempercepat perhitungan kesesuaian SBSK gedung kantor serta mengoptimalkan penggunaan gedung kantor yang masih under utilized.

Tantan Sapta Aji sebagai narasumber kedua dari Biro Manajemen BMN dan Pengadaan Kemenke, menyampaikan mengenai prinsip ABW merupakan pengaturan tata letak ruang yang mengedepankan flesibilitas dan mobilitas dalam bekerja untuk menunjang berbagai aktivitas dalam rangka menjalankan tugas dan fungsi organisasi dengan mempertimbangkan karakteristik organisasi dan pegawai. Dengan dasar hukum penerapan ABW KMK Nomor 453/KMK.01/2020 tentang Pedoman Pelaksanaan Activity Based Workplace di Lingkungan Kementerian Keuangan ini memiliki filosofis sebagai akselerator transformasi startegi dalam bekerja dengan mengatur penataan ruang kerja untuk menunjang berbagai aktivitas dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi dengan mempertimbangkan karakteristik organisasi dan pegawai. Tujuan implementasi ABW antara lain untuk mendorong pemikiran kreatif dan inovatif, meningkatkan transparansi, optimalisasi aset, lingkungan kerja yang positif, kolaboratif dan komunikatif.

Konsep ABW terbagi dalam Zona Utama yang terdiri dari ruang pimpinan, sekretaris, front office, ruang kerja utama, ruang bersama, ruang kerja khusus dan area pejabat dan layanan. Zona pendukung terdiri dari ruang rapat besar/aula, ruang rapat utama, kolaborasi, ruang makan, leisure area, dan focus booth. Zona penunjang terdiri dari mushollah, AHU, Server, toilet.

Kebutuhan ruang kerja ABW berdasarkan KMK 453 Tahun 2020 yaitu mengatur bagaimana struktur organisasi, proses bisnis organisasi, demografi pegawai, jumlah pegawai WFO serta memperhatikan protokol kesehatan. Prinsip penerapan ABW memeperhatikan optimalisasi penggunaan IT, mobile working, non dedicated seat, collaborative environment, clean desk, penerapan tata tertib dan etika bekerja, eco office.

Ketentuan ABW dalam SE 5/MK.1/2021yaitu SBSK, non SBSK, desain, sarana, corporate identity, dan keselamatan dan kesehatan. Ketentuan Ruang Kerja ABW antara lain melakukan penyusunan konsep dan desain ruang kerja dengan mengoptimalisasi BMN yang ada, optimalisasi kantor, penggunaan aset bersama, optimalisasi teknologi, pemanfaatan ruang terbuka hijau. Sarana prasarana dalam mendukung keberhasilan implementasi ABW antara lain  penggunaan IT yaitu spesifikasi perangkat pengguna, laptop/notebook, penggunaan printer dan fotokopi yang terhubung ke dalam jaringan sehingga dapat digunakan bersama, menggunakan perangkat jaringan berbasis wireless yang aman.

Pelaksanaan ABW yang akan dilakukan oleh unit satuan kerja yaitu melakukan identifikasi kesiapan (probis, SDM, BMN dan infrastruktur jaringan), perhitungan kebutuhan ruang kerja, perhitungan kebutuhan ruang kerja, penataan ruang kerja. Mekanisme pelaksanaan ABW pertama perhitungan kebutuhan ruang kerja, kedua penyusunan rencana pelaksanaan ABW, ketiga perhitungan kebutuhan BMN, keempat pelaksanaan pengadaan barang/jasa, dan kelima pelaporan pelaksanaan ABW.

Kanwil DJKN Kalimantan Barat terpilih untuk memberikan sharing atas implementasi ABW di gedunga Kanwil DJKN Kalbar, selain KPKNL Ternate dan KPKNL Surakarta turut menjadi narasumber ABW. Kepala Kanwil DJKN Kalimantan Barat Edward UP Nainggolan menyampaikan paparan implementasi ABW, pertama menyatukan ruang dan efisiensi ruang, dimana dengan penerapan ABW ruang Bidang PKN dan ruang PN disatukan dengan ruang Bidang Penilaian dan ruang Bidang Lelang dalam ruang flexible working space (FWS) seluas 256 m2.. Dan ruang Bidang PKN dimanfaatkan dalam bentuk  Pinjam Pakai dengan Pemprov Kalbar menjadi café UMKM dan etalase UMKM, serta ruang yang semula merupakan ruang Bidang PN disewakan untuk kantor kas BRI, co working space, ruang konsultasi dan pojok SMV. Kedua efisiensi listrik sebelum dilakukan ABW biaya langganan listrik bulan Februari 2022 sebesar Rp 13.155.325,00 setelah dilakukan efisiensi ruang biaya berlangganan listrik di bulan Juli 2022 sebesar Rp 11.255.545,00. Efisiensi lain berupa AC, tenaga kebersihan, biaya kebersihan dan iaya pemeliharaan.

Dengan disewakannya ruang untuk kantor kas BRI memberikan manfaat PNBP, tampilan gedung kantor menjadi lebih baik, serta membantu mendekatkan bank dengan nasabah. Sedangkan pemanfaatan ruang untuk café dan ruang display UMKM dengan luas 112 m2 memberikan manfaat BMN  untuk kesejahteraan rakyat, membantu memasarkan produk UMKM, serta meningkatkan UMKM.

Dirasakannya penerapan prinsip ABW di Kanwil DJKN Kalimantan Barat yang berdampak pada peningkatan produktivitas dengan flexible working space (FWS) dan non dedicated seat menjadikan tersedianya ruang kerja yang nyaman, pegawai dapat memilih ruang kerja sesuai dengan kebiasaan kerjanya, terciptanya beberapa jenis ruangan yaitu ruang kerja santai, terciptanya sinergi kerja antar bidang, memudahkan sharing knowledge antar bidang, penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat.