*Mane ade atau mana ada, merupakan ekspresi dalam bahasa Melayu Pontianak yang dalam konteks ini artinya kurang lebih “tidak ada yang perlu ditakutkan”.

Seorang pejabat eselon III, sebut saja Kumbang, tampak bimbang ketika mendapatkan SK mutasi cross function sebagai Kepala Bidang Piutang Negara di Kanwil DJKN Kalimantan Barat (Kanwil). Bagi Kumbang, yang selama ini bertugas di salah satu unit eselon I Kementerian Keuangan berlogo sayap tanpa burung, tusi jabatan barunya tampak sulit dipahami dan penuh risiko. Semua tampak asing baginya walaupun Kumbang telah berkarier hampir dua dekade di Kemenkeu. Apa yang akan ditawarkan kepada pegawai cross function oleh Kanwil tersebut?

Kanwil DJKN Kalimantan Barat, telah mempersiapkan suatu onboarding program.  Onboarding  didefinisikan sebagai suatu proses yang dijalankan oleh suatu organisasi dalam mengintegrasikan pegawai khususnya level senior ke dalam organisasinya. Tujuan utamanya adalah memastikan pegawai tersebut dapat menyesuaikan diri dengan culture dan proses bisnis organisasi. Dalam organisasi profit, keberhasilan onboarding diukur dari time to productivity  dan engagement & retention (Dai & De Meuse 2017).

Time to productivity  mengukur seberapa lama proses yang dibutuhkan bagi pegawai baru di mulai dari tanggal penugasan sampai dengan mereka mencapai produktivitas penuh. Sedangkan engagement & retention mengukur bagaimana pegawai baru tersebut dapat berkolaborasi dengan pegawai lainnya sehingga dia merasa nyaman dalam bekerja. Terdapat ukuran ilmiah untuk menentukan tingkat time to productivity  maupun engagement & retention ini, namun tidak akan dibahas dalam artikel ini. Kedua alat ukur tersebut sangat menarik untuk dianalisis penerapannya pada organisasi publik seperti DJKN.

Untuk mendukung efektivitas onboarding setidaknya dibutuhkan dua aspek yaitu keberadaan knowledge management system (KMS) dan dukungan pejabat dan pegawai lama terutama pada bidang teknis yang bersangkutan. Secara institusi, Kementerian Keuangan sebenarnya telah meletakan fondasi yang kokoh dalam pelaksanaan onboarding yaitu PMK-226 tahun 2019 tentang Manajemen Pengetahuan Kementerian Keuangan dan KMK-283 tahun 2021 tentang Learning Organisation (LO). Organisasi yang telah mengimplementasikan KM-LO dengan baik, akan dapat meningkatkan tingkat time to productivity  dan engagement & retention.

Mengenal konsep knowledge management

PMK-226 mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai upaya terstruktur dan sistematis dalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki melalui proses identifikasi, dokumentasi, pengorganisasian, penempatan, penyebarluasan, dan penerapan pengetahuan sebagai Aset Intelektual organisasi. Knowledge management mengorganisasikan tacit knowledge termasuk di dalamnya kegiatan sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi, yang lebih dikenal dengan sebut spiral pengetahuan seperti pada Gambar 3 ​(Nonaka & von Krogh, 2009)​.

Gambar  1 – Knowledge Spiral

Sumber: Nonaka & von Krogh ​(2009)​

Tacit knowledge didefinisikan sebagai pengetahuan, keterampilan maupun kemampuan yang diperoleh seseorang berdasarkan pengalaman kerjanya melaksanakan berbagai penugasan. Sebagai contoh, tacit knowledge dalam konteks pengurusan PN merupakan pengetahuan yang dimiliki seorang pegawai yang berasal dari pengalamannya ketiga bertugas dalam mengurus PN di mana pegawai yang bersangkutan berinteraksi dengan beragam permasalahan maupun berkomunikasi dengan berbagai pihak terkait. Tacit knowledge tidak diperoleh dari pembelajaran formal semisal pendidikan dan pelatihan dari BPPK. Sebagai contoh, saat ini di Bidang PN terdapat satu orang staf senior yang sangat memahami permasalahan spesifik banyak BKPN. Ketika ada permasalahan, pegawai tersebut menjadi rujukan informasi awal. Dapat dibayangkan bila pegawai tersebut mutasi keluar, maka akan terdapat kesulitan untuk mencari informasi pada BKPN lama.

Gambar  2 – Tahapan Pembangunan KMS

Sumber: (Mårtensson, 2000)

Pembangunan KMS dimulai dengan proses pengumpulan dan penyimpanan informasi. Selanjutnya dilakukan pengolahan dan penyajian secara sistematis sehingga informasi tersedia pada saat dibutuhkan dan akhirnya informasi yang relevan dapat dimanfaatkan oleh anggota organisasi.

Pelaksanaan onboarding program oleh Kanwil DJKN Kalimantan Barat

Pada medio Juni 2024, dilakukan survei terhadap 228 pegawai Kemenkeu dengan berbagai latar belakang unit eselon I terutama yang bertugas di Kalimantan Barat (Gambar 1), untuk mengukur persepsi mereka terhadap implementasi KM-LO pada organisasi tempat bertugas. Dari survei tersebut, terdapat beberapa temuan menarik atas persepsi responden terkait KM-LO, yaitu:

Gambar  3 – Responden Pegawai Kemenkeu dalam Survei Penerapan KM-LO

1.    Responden merasa memahami prinsip dan tujuan KM-LO (rata-rata rating 4,01 dari skala 5).

2.    Responden menilai dirinya telah berpartisipasi secara AKTIF (menjadi narasumber internal) dalam pengembangan pengetahuan di unit masing-masing (3,84 / 5).

3.    Responden bersedia menuangkan tacit knowledge-nya ke dalam suatu KMS (4,39/5).

4.    Hampir separuh responden menilai unit organisasinya belum memiliki KMS.

Tabel 1 – Persepsi responden terkait KMS di institusi masing-masing

    Hampir semua (97%) responden, bila dimutasi,  bersedia memberikan pemaparan dalam onboarding program kepada pejabat baru yang menggantikan mereka.

Berbekal hasil survei yang menjanjikan tersebut, Kanwil berupaya menjadi pionir dalam menyusun onboarding program yang efektif sebagai salah satu output dari proyek perubahan Duta Transformasi tahun 2024. Proyek perubahan tersebut dimulai pada saat pelaksanaan rakerda di penghujung Juni dengan melaksanakan pembangunan KMCS dan pilotting pelaksanaan transfer of knowledge dari pejabat yang mutasi keluar kepada pejabat yang mutasi masuk.

1.    Pembangunan Knowledge management & Collaborative Space [KMCS]

Penerapan KM LO pada Kanwil saat ini dipandang belum memadai karena dua faktor yaitu: (1) belum sistematisnya penerapan budaya belajar di tingkat organisasi sebagaimana dimaksud dalam KMK-283 dan (2) belum tersedianya KMS sebagai wadah belajar dan berbagi pengetahuan sebagaimana dimaksud dalam PMK-226.

Dalam beberapa tahun terakhir, Kanwil melalui berbagai pendekatan berusaha mendorong terjadinya knowledge sharing terutama yang bersifat dari, oleh dan untuk pegawai. Dalam satu pekan, setidaknya ada dua kegiatan di Senin dan Kamis pagi yang memberikan ruang bagi pegawai untuk berdiskusi terkait isu-isu menarik baik yang terkait dengan tusi DJKN maupun isu lainnya. Kegiatan tersebut sangat efektif dalam meningkatkan peran pegawai untuk berbagi, namun belum berhasil meng-capture tacit knowledge para pegawai. Namun, diperlukan adanya media penyimpanan dan pengembangan tacit knowledge tersebut berupa suatu KMS.

KMS dianggap akan mampu mengisi gap permasalahan yang ada di Kanwil, sehingga disusun suatu sistem internal Kanwil yang disebut dengan Knowledge management & Collaborative Space [KMCS].  Tujuan utama KMCS sebenarnya sangat sederhana, yaitu di satu sisi, mampu menjembatani kebutuhan pegawai lama untuk menyimpan Tacit knowledge secara kolaboratif sekaligus melakukan monitoring atas setiap penugasan yang dilakukan oleh suatu bidang. Pada sisi lainnya, KMCS menjadi tool utama bagi pegawai baru untuk secara cepat mampu memahami tugas dan fungsi barunya. Tabel 2 menggambarkan levelling KMS di Kanwil dan rencana penyelesaiannya dalam jangka pendek.

Tabel 2 – Pembangunan KMS di Kanwil

Sementara itu Gambar 3 mencoba memberikan info grafis system environment yang sedang dibangun Kanwil DJKN Kalimantan Barat. KMCS sebagai wadah yang terbuka untuk semua pegawai kanwil. Sedangkan KMCC bersifat lebih eksklusif bagi pegawai di bidang teknis / bagian umum maupun KPKNL untuk menyimpan dan mengembangkan aset intelektualnya.

Gambar  4 – System environment

2.    Pemaparan oleh pegawai yang mutasi keluar kepada pejabat baru

Peran KMS sangat krusial dalam pengembangan dan transfer pengetahuan namun tetap diperlukan adanya dukungan tambahan kepada pejabat baru berupa disediakannya suatu forum yang mempertemukan kedua pegawai tersebut. Pejabat lama pasti menginginkan upayanya membangun legacy dapat teruskan dan adanya perbaikan atas hal-hal yang dia belum sempat menyelesaikan. Sedangkan pejabat baru setelah mempelajari tusi bidang barunya, tentu ingin  mendapatkan perspektif yang lebih luas dari pejabat lama. Bila  KMCS dan KMCC telah terbentuk, pejabat baru diharapkan mempelajari terlebih dahulu kedua KMS tersebut dan selanjutnya dapat mengklarifikasi kepada pejabat lama.

Pada awal Juli, Kanwil menyiapkan forum knowledge transfer dari mantan Kepala Bidang Penilaian kepada pejabat yang baru menduduki posisi tersebut. Hal yang disampaikan oleh pejabat lama setidaknya meliputi upaya yang telah dilakukannya selama menjabat baik yang terkait tusi maupun kegiatan tambahan. Dilanjutkan dengan diskusi interaktif, diharapkan dapat terbangun rapport yang bagus antara keduanya. Sebagai tindak lanjut forum tersebut, pejabat lama diharapkan tetap membuka komunikasi jangka panjang dan bersedia memberikan informasi bila mana diperlukan.

Proses transfer of knowledge tersebut tentu saja memiliki banyak tantangan, terutama bila terdapat isu lama yang bersifat sensitif. Di sini peran Kepala Kanwil sangat penting untuk menjembatani kedua pejabat tersebut. Namun sekali lagi, forum knowledge transfer tersebut lebih bersifat sekunder. Selama KMCS dan KMCC yang dibangun dipelihara dengan baik, pejabat baru dapat meminta informasi lebih lanjut kepada pegawai di bidangnya.  

Bagaimana nasib Kumbang sebagai Kepala Bidang PN yang baru?

Kembali ke pokok permasalahan untuk meredakan kekhawatiran Kumbang sebagai Kepala Bidang Piutang Negara Kanwil DJKN Kalimantan Barat. Midun, pejabat lama Kabid PN yang juga mutasi ke unit eselon I lainnya, bersama dengan timnya telah membangun KMCC Bidang PN.

KMCC Bidang PN walaupun baru terisi sebagian kecil, namun infrastrukturnya telah lengkap. Dengan demikian, Kumbang dapat segera berlari mengikuti ritme Kepala Kanwil. Berikut adalah beberapa menu utama KMCC berupa informasi maupun alat monitoring:

1)    Referensi peraturan terkait pengurusan PN mulai dari level undang-undang hingga peraturan dan keputusan direktur jenderal.

2)    Bahan-bahan materi baik berupa paparan maupun naskah dinas yang relevan.

3)    Jenis pelaporan dan kegiatan rutin yang harus dilaksanakan secara periodik.

4)    Ikhtisar BKPN dan stakeholders yang telah diklasifikasikan secara terstruktur.

5)    Pemantauan kinerja dan daftar pekerjaan (to do list).

6)    Manual KMCC.

Gambar  5 - Beberapa menu pada KMCC Bidang PN

Mengetahui kesiapan Kanwil DJKN Kalimantan Barat untuk menyambutnya, Kumbang bisa bernafas lega dan sementara dapat fokus memikirkan proses serah terima jabatan di tempat lamanya, sebuah pelabuhan di daerah Saumlaki.

 (Ditulis oleh: Rohmat/Kepala Bidang Piutang Negara Kanwil DJKN Kalbar)

(Direview oleh: Arya Putra/Tim Bidang KIHI Kanwil DJKN Kalbar)

Referensi

Dai, G., & De Meuse. K. P. (2007). A review of onboarding literature. Lominger Limited Inc.

Mårtensson, M. (2000). A critical review of Knowledge management as a management tool. Journal of Knowledge Management, 4(3), 204–216.

Nonaka, I., & von Krogh, G. (2009a). Tacit knowledge and knowledge Conversion: Controversy and Advancement in Organizational Knowledge Creation Theory. Organization Science, 20(3), 635–652. https://doi.org/10.1287/orsc.1080.0412