Surabaya—Kantor Wilayah DJKN Jawa Timur menyelenggarakan sosialisasi terhadap Keputusan Menteri Keuangan Nomor 223/KMK.01/2020 tentang Implementasi Fleksibilitas Tempat Bekerja (FWS) di lingkungan Kementerian Keuangan.. Narasumber dalam sosialisasi ini adalah Evisariesti Melanie Kepala Sub Bagian Kepegawaian. Kegiatan ini diselenggarakan secara daring melalui aplikasi zoom meeting dan diikuti oleh seluruh pegawai Kanwil DJKN Jawa Timur pada tanggal 30 Juni 2020.

Kementerian Keuangan telah memulai reformasi birokrasi tahap kelima dengan tajuk Transformasi Digital sejak tahun 2019 sebagai respon atas perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang menuntut organisasi publik maupun privat beradaptasi dengan lingkungan kerja yang baru.

Transformasi digital yang dilakukan oleh Kemenkeu merupakan reformasi birokrasi yang diintegrasikan dengan konteks yang lebih modern dengan penekanan pada aspek digitalisasi melalui implementasi 11 Inisiatif Strategis (IS) untuk memperbaiki layanan kepada masyarakat.

IS Nomor 2 yaitu Office Automation merupakan inisiatif untuk membangun digital workplace, salah satunya melalui pola kerja baru yang dinamakan flexible working space (FWS) yang memungkinan pegawai melakukan pekerjaannya di mana saja, seperti ruang kerja bersama (open space) di unit kerja Kemenkeu, di tempat tinggal pegawai, atau di lokasi lain yang memiliki fasilitas pendukung.

Kemenkeu telah mengambil momentum dengan adanya kebijakan Work from Home (WFH) selama pandemi COVID-19 berlangsung untuk mengimplementasikan FWS sesuai dengan KMK NOMOR 223/KMK.01/2020. 

Implementasi FWS sebagai pola kerja baru di lingkungan Kemenkeu merupakan solusi jangka panjang yang adaptif untuk menghadapi ‘new normal’ dan tantangan birokrasi ke depan. Terdapat tiga faktor penting yang dapat mendukung implementasi FWS di Kemenkeu, yaitu adanya komitmen pemimpin, perubahan budaya organisasi, dan infrastruktur yang memadai.

Faktor pertama terkait dengan konsep kepemimpinan, Montgomery dalam Caiden (1969) menyatakan bahwa reformasi birokrasi membutuhkan komitmen dari seorang pemimpin yang memiliki otoritas untuk melakukan perubahan.

Tindakan yang dilakukan oleh pimpinan Kemenkeu juga terkait dengan konsep kepemimpinan visioner, yakni pemimpin yang dapat menciptakan dan mengartikulasikan visi yang realistis, kredibel, dan menarik untuk meningkatkan keadaan organisasi saat ini.

Motivasi dan arahan yang menekankan pada usaha bersama anggota organisasi juga dilaksanakan guna mencapai visi dan tujuan kerja.

Salah satu Inisiatif Strategis (IS) yakni Office Automation melalui flexible working space (FWS) telah diterapkan selama pandemi COVID-19 berlangsung, inovasi tersebut juga sejalan dengan SE Menteri PANRB mengenai penyesuaian sistem kerja ASN. Kebijakan FWS telah tertuang dalam KMK NOMOR 223/KMK.01/2020, sehingga implementasinya sudah memiliki dasar hukum yang kuat.

Berdasarkan keputusan tersebut, terdapat penjelasan mengenai pengaturan pola kerja yang memberikan fleksibilitas lokasi kerja selama periode tertentu dengan mengharuskan pegawai memaksimalkan teknologi informasi dan komunikasi untuk meningkatkan dan menjaga produktivitas agar pelaksanaan tugas dan fungsi Kemenkeu tetap terjamin.

FWS dapat dilakukan baik itu oleh PNS, nonPNS, dan PPPK dengan syarat memiliki NPKP minimal “Baik”, dapat melakukan pekerjaan yang sifatnya mandiri, bertanggung jawab, mengutamakan komunikasi yang baik, responsif, serta tidak sedang dalam proses menjalani hukuman disiplin atau proses pemeriksaan.

Konsep FWS juga telah mempertimbangkan aspek manajemen ASN meliputi penilaian kinerja, penggajian dan tunjangan, oleh sebab itu dengan persiapan yang matang FWS nantinya tetap diimplementasikan setelah pandemi COVID-19 berakhir.

Faktor kedua terkait dengan budaya organisasi. Reformasi birokrasi dapat terjadi apabila terdapat perubahan paradigma, prosedur birokrasi, dan perilaku dari birokrat itu sendiri guna mencapai tujuan organisasi secara efektif (Caiden, 1970; Quah, 2010). Embedding culture atau penanaman budaya juga menjadi kunci penting dari keberhasilan reformasi birokrasi (Neo & Chen, 2007). 

Berkaca dari konsep tersebut, penerapan flexible working space (FWS) tidak akan berhasil apabila mindset dari pegawai Kemenkeu belum berubah.

FWS yang saat ini diimplementasikan di lingkungan Kemenkeu bukanlah suatu kebijakan yang mendadak sebagai respon atas pandemi COVID-19, melainkan bagian dari Transformasi Digital yang terencana dan terstruktur yang merupakan hasil dari komitmen para pemimpin di Kemenkeu.

Oleh sebab itu, kebijakan ini tidak terlepas dari agenda besar “The New Thinking of Working”, yaitu penguatan budaya organisasi Kemenkeu yang bertujuan untuk menciptakan budaya kerja yang adaptif, berintegritas, dan berbasiskan digital guna meningkatkan kinerja dan produktivitas pegawai.

Penguatan budaya ini juga terkait dengan  trust, work life balance, agility organization, dan collaborative, secara khusus melalui FWS diharapkan dapat meningkatkan produktivitas, kepuasan kerja, efisiensi waktu dan biaya, serta meningkatkan keseimbangan antara kehidupan dan pekerjaan secara organisasi maupun individu pegawai.