Oleh Muhammad Safiuddin, pelaksana pada Bagian Umum Kanwil DJKN Jawa Timur

Kedudukan protokoler adalah memberikan penempatan pejabat negara atau pejabat pemerintah untuk mendapatkan penghormatan, perlakuan, dan tata tempat dalam acara resmi dan tidak resmi. Hal ini menjadikan kedudukan protokoler dalam kelembagaan pemerintahan menjadi penting. Bagi setiap aparatur pemerintah bahkan dituntut untuk memiliki kepedulian dan memahami tata tertibnya.

Protokoler dapat dikatakan sebagai garda depan dalam pelayanan terhadap pimpinan serta menjaga martabat dan wibawa pimpinan. Kesan pertama suatu unit kerja dapat dilihat dari pelayanan keprotokolannya. Baik buruknya citra unit kerja dan pimpinan, tergantung pada pelayanan protocol yang ditunjukkan.

Pengaturan keprotokolan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan bertujuan untuk: a. memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat; b. memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional; dan c. menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa/antarinstansi/antardaerah.

 Permasalahan dan Akibat

Dalam Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010, yang dimaksud dengan Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

Di suatu unit kerja, pada dasarnya tidak bisa dilepaskan dari fungsi keprotokolan. Adanya kunjungan kerja pejabat negara atau pemerintahan, kegiatan atau acara pertemuan dengan berbagai unsur dalam organisasi atau lintas oraganisasi, bahkan kegiatan yang diadakan secara daring dikarenakan situasi pandemi tetap dibutuhkan sekali keahlian petugas protokol.

Petugas protokol dituntut dapat memahami ruang lingkup keprotokolan yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Mengingat urusan tersebut bukanlah perkara yang mudah, dibutuhkan keahlian dan kemauan yang sangat besar dari petugas yang ditunjuk mejadi petugas protokol.

Pada Kantor Wilayah DJKN Jawa Timur dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir ini, sangat minim sekali sumber daya manusia yang memiliki kompentensi keprotokolan. Dalam PMK Nomor 154/PMK.01/2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Kekayaan Negara, disebutkan bahwa Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana dan pemantauan program pemangku jabatan fungsional, pelaksanaan urusan sumber daya manusia, analisis beban kerja, keuangan, perlengkapan, protokol, tata usaha, dan rumah tangga, serta pengelolaan barang milik negara dan area pelayanan terpadu di lingkungan Kantor Wilayah.

Fungsi keprotokolan pada Bagian Umum secara teknis ditangani oleh Subbagian TURT. Adapun jumlah data staf TURT selama kurun waktu 4 (empat) tahun ini adalah sebagai berikut:

Sumber: Dokumen Subbagian TURT Kanwil DJKN Jatim

Dari jumlah staf yang menangangi keprotokolan tersebut, pada dasarnya hanya menguasai sebagian saja kompetensi dari fungsi keprotokolan, sisanya adalah kemauan untuk belajar dari pengalaman. Jadi, secara teori kompetensi masih banyak yang harus dibenahi. Selain itu, terbatasnya sumber daya dana yang dapat meng-cover tugas keprotokolan menjadikan kurangnya daya tarik dari tugas ini, selain juga akan menyita waktu, tenaga, dan pikiran.

Efek dari kurangnya sumber daya baik SDM maupun pendanaan dalam penanganan fungsi keprotokolan menjadikan kegiatan atau acara yang memerlukan keprotokolan berpotensi tidak tertangani dengan baik. Kalau pun tertangani, hasil yang diberikan kurang maksimal.

 Penyebab Masalah

Fungsi protokol antara lain ikut menentukan terciptanya suasana atau iklim yang mempengaruhi keberhasilan suatu usaha, menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, walaupun mengandung unsur-unsur yang membatasi gerak pribadi, terciptanya suatu upacara yang khidmat tertib dan lancar, terciptanya pemberian perlindungan dan terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas (Artawan, 2019).

Sesuai Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010, tata tempat merupakan pengaturan tempat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Sementara tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Sedangkan tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

Selain telah diatur dalam undang-undang, dalam praktik yang biasa terjadi untuk tata upacara telah ada standar baku yang diatur. Menurut A. A Gde Ngurah Artawan SS dalam bukunya Pedoman Keprotokolan di Lingjkungan Pemerintah Provinsi Bali, hal yang perlu diperhatikan agar keberhasilan dalam penyelenggaraan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi dapat tercapai meliputi 3 (tiga) hal, yaitu: a. Kelengkapan upacara; b. Perlengkapan upacara; dan c. Urutan acara dalam upacara

Tata Tempat pada hakekatnya mengandung unsur-unsur siapa yang berhak lebih didahulukan, siapa yang mendapat hak menerima prioritas dalam urutan tata tempat pada suatu acara kenegaraan atau acara resmi. Orang dan instansi atau organisasi yang berhak memperoleh urutan tempat untuk didahulukan adalah orang dan instansi atau organisasi yang berhak mendapatkan prioritas dikarenakan jabatan, pangkat dan derajat serta kedudukannya di dalam negara atau masyarakat.

Sementara yang mendapatkan tata penghormatan sebagaimana disebut dalam Undang-Undang Keprotokolan adalah Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

Hal-hal yang telah diuraikan di atas seringkali tidak sempat menjadi perhatian untuk agenda atau kegiatan yang bersambung dengan kegiatan tatap muka yang sifatnya mendadak dan memerlukan pengaturan yang kompleks dari petugas protokol karena lebih cenderung memikirkan pengaturan pelayanan kepada tamu yang datang. Sehingga agenda tatap muka yang direncanakan tidak menjadi fokus pengaturan. Hal ini disebabkan karena personil yang menangani fungsi penugasan ini sangat terbatas. Akan lebih baik jika dapat dilakukan secara tim. Tugas ini dapat dibagi siapa yang bertugas menangani tamu atau pejabat yang hadir dan siapa yang bertanggung jawab di lokasi untuk mengkondisikan kesiapan lokasi demi keberlangsungan acara dari awal hingga akhir.

Fungsi dari tugas ini dapat dikatakan tidak mudah karena butuh kesigapan, kecepatan, kecermatan, kemampuan merespon dan mengendalikan situasi dengan cepat, kemampuan koordinasi dan komunikasi yang baik, serta ketangguhan di lapangan dari petugas protokol.

Mengutip tulisan Thanon Aria Dewangga, Staf Ahli Bidang Hukum dan Hubungan Internasional Sekretariat Kabinet dalam laman https://setkab.go.id/keprotokolan-efektif-berbasis-bisa/, hambatan yang sering timbul adalah dinamika kegiatan, anggaran yang minim, kompetensi petugas protokol, sarana dan prasarana yang terbatas, tata cara yang selalu berubah serta sulitnya koordinasi dapat diselesaikan dengan baik.

Penyebab masalah selanjutnya yang sangat penting selain sumber daya manusia baik secara jumlah maupun kompetensi adalah masalah pendanaan. Banyak sekali urusan dalam fungsi keprotokolan yang memerlukan dana, bahkan dana yang dibutuhkan dapat dikatakan tidak sedikit dan acapkali sulit untuk dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini tentunya menjadi permasalahan yang tidak begitu mudah untuk diselesaikan karena membutuhkan koordinasi dengan seksi atau divisi yang menangani keuangan. Apalagi kegiatan serupa akan terjadi berulang-ulang setiap tahunnya.

Di masa di mana semakin banyak kegiatan atau acara yang dilaksanakan secara daring seperti sekarang, peran dan fungsi keprotokolan tetap dibutuhkan. Tentunya teori dan aturan keprotokolan agenda daring masih sulit untuk ditemui. Tapi, yang dapat dicermati dari pengalaman selama era digital seperti sekarang ini adalah dibutuhkannya lagi tambahan kompetensi bagi petugas protokol, yakni kepahaman terkait teknologi informasi.  Tentunya ini menjadi PR setiap unit kerja untuk dapat merespon perubahan dengan menyiapkan sumber daya yang dibutuhkan baik dari sisi SDM dan perangkat pendukung yang dibutuhkan demi menjamin keberlangsungan organisasi yang lebih baik.

Agenda Kebijakan

Dari permasalahan yang telah diuraikan di atas, tentunya perlu diperlukan agenda kebijakan yang mudah untuk diimplemetasikan oleh unit kerja agar fungsi keprotokolan dapat dilaksanakan secara optimal.

1.   Perlunya Pelatihan Khusus Keprotokolan bagi pegawai yang telah dikader untuk menjadi petugas protokol

Saat ini, pelatihan khusus keprotokolan belum ditawarkan ke unit kerja sebagai soft skill yang perlu dimiliki oleh pegawai pada unit kerja. Padalah pelatihan ini sangat penting dalam mendukung citra unit kerja dan pimpinan unit kerja.

Demi mendukung hal tersebur, alangkah baiknya subbagian Kepegawaian melakukan tindak lanjut dengan memberikan usulan kepada pusat pendidikan dan pelatihan yang terkait untuk mengadakan pelatihan keprotokolan dan mengundang pegawai pada setiap unit kerja di DJKN untuk turut serta dan ambil bagian dalam program pelatihan ini.

2.   Melakukan pemetaan pegawai yang memiliki kompetensi dan/atau potensi kompetensi keprotokolan untuk dapat direkrut menjadi tim petugas protokol

Kompetensi keprotokolan tidak dimiliki oleh sembarang orang. Pegawai yang memiliki kompetensi ini atau jiwa untuk melaksanakan tugas ini juga tidak banyak. Untuk itu butuh peran dari Subbagian Kepegawaian untuk memetakan pegawai yang memiliki kompetensi atau potensi untuk menjadi petugas protokoler. Selanjutnya dengan pemetaan ini diharapkan dapat dibentuk tim protokoler unit kerja yang solid.

3.   Menyusun Buku Pedoman Keprotokolan dan Melakukan Pendokumentasian Rekaman atau Laporan Hasil Kegiatan Keprotokan

Ni Made Widhi Sugianingsih & Narulita Syarweni (2009) menyatakan bahwa aturan-aturan keprotokolan yang dibuat hendaknya tidak kaku, mengandung unsur fleksibelitas dan kemampuan penyesuaian pada situasi-situasi sulit tertentu, demi tetap terpeliharanya suasana bersahabat antara pihak-pihak yang diatur

Karena itu seharusnyalah aturan-aturan tentang kegiatan protokol dalam melaksanakan suatau kegiatan atau acara dituangkan dan dirangkum dalam suatu Buku Pedoman yang di dalamnya meliputi tentang aturan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan. Dengan adanya Buku Pedoman dapat menjadi rujukan setiap kegiatan/acara bagi petugas pelaksana, juga bagi pihak-pihak yang terkait (Sugianingsih & Syarweni, 2009)

Dengan melakukan pendokumentasian rekaman kejadian atau laporan hasil kegiatan, baik tertulis mau pun berupa foto, diharapkan mampu menambah khasanah pengetahuan dari pengalaman yang lalu dalam menjalankan tugas keprotokolan.

Daftar Pustaka

Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan

Peraturan Menteri Keuangan PMK 154/PMK.01/2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Kekayaan Negara

Artawan, Ngurah, A A Gde.  2019. Pedoman Keprotokolan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Bali. Diakses tanggal 24 Februari 2022 dari laman http://gatrashanti.baliprov.go.id/assets/CKImages/files/Pedoman Keprotokolan FINAL(1).pdf

Dewangga, Aria, Thanon. (Dipublikasikan pada 7 Juli 2017
diakses pada 24 Februari 2022 dari laman https://setkab.go.id/keprotokolan-efektif-berbasis-bisa/

Sugianingsih, Ni Made Widhi, & Syarweni, Narulita. 2009. Penerapan Keprotokolan Dalam Penyelenggaraan Berbagai Kegiatan/Acara Di Kantor Pemerintah Daerah Kota Depok (Acara Peringatan Hut Kota Depok Ke 10) diakses pada 24 Februari 2022 dari laman https://jurnal.pnj.ac.id/index.php/epigram/article/download/442/219