Jakarta – Di balik kesuksesan seorang pimpinan atau atasan, ada peran besar seorang sekretaris profesional yang selalu membantu tugas-tugas pimpinan. Sekretaris diharapkan mampu memberikan masukan yang berharga bagi atasan agar pimpinan dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik dan sempurna. Demikian ditegaskan trainer dari Deraya Inti Consultant Mulyaningsih pada acara “Pelatihan Sekretaris Profesional”, Selasa, (20/3) di Swiss Bell Hotel, Jakarta.

Mulyaningsih mengatakan bahwa seorang sekretaris harus mempunyai kepribadian yang baik, wawasan yang luas, dan performance  yang bagus serta soft skills yang memadai. “Sekretaris adalah pekerjaan yang tidak mudah. Sekretaris turut berperan dalam keberhasilan organisasi” ujarnya.

Pelatihan yang diikuti oleh 26 pegawai DJKN ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan para pegawai yang telah atau akan menduduki posisi sekretaris sehingga mampu menciptakan suasana kerja yang baik kepada pimpinan secara profesional, komunikatif, good appearance, memiliki knowledge, kemampuan language, dan smilling voice yang baik.

Mulyaningsih menjabarkan bahwa sekretaris dituntut untuk mempunyai kemampuan manajerial di samping kemampuan teknis yang harus dimiliki antara lain mempunyai sifat diplomatis, mampu membantu meringankan beban dalam mempersiapkan presentasi, berinisiatif, loyal, dan dapat menjadi informan bagi pimpinan serta sekaligus menjadi Public Relation (PR) bagi organisasi.

Seorang sekretaris, lanjutnya, juga harus mengetahui tentang PR (kehumasan-red). Ia mengutip definisi PR dari Horward Bonham yakni suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik dan dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap seseorang atau suatu organisasi. Sedangkan tujuan PR adalah membentuk good will, toleransi, kerja sama dan saling menghargai serta memperoleh opini publik yang favourable baik internal maupun eksternal relations.

Di tempat yang sama, trainer dari Deraya Inti Consultant M. Budi Djatmiko menyampaikan rahasia kesuksesan seseorang. Ia mengatakan bahwa yang membuat seseorang sukses itu adalah izin Tuhan dan soft skills yang berupa kemampuan interaksi sosial antara lain komunikasi dan kerja sama, bukan karena tampang keren, Indeks Prestasi (IP) 4 ataupun calon mertua yang kaya.

Untuk mengasah soft skills, Budi Djatmiko mengatakan seimbangkan aktivitas akademik dan non akademik. “Jadikan kuliah sebagai investasi. Jangan hanya lulus dengan gelar saja, “ tukasnya. Ia menegaskan bahwa langkah pertama sebelum mengasah soft skills adalah menentukan tujuan. Soft skills di dunia kerja terdiri atas kepemimpinan dan inisiatif, etika profesional, kerja sama tim, keuletan dan kegigihan, kemampuan menerima masukan, dan toleransi terhadap stress.

Dalam bekerja, seseorang harus mempunyai motivasi yang tinggi. Budi mengutip statement Jack Canfield yang mengatakan bahwa “Segala sesuatu yang ingin anda kerjakan harus menjanjikan manfaat bagi anda atau anda tidak akan termotivasi untuk melakukannya”. Lebih lanjut, ia mengatakan motivasi merupakan hal penting karena emosi positif meningkatkan kekuatan otak, keberhasilan, dan kehormatan diri.

Pria yang juga menjabat sebagai Ketua Yayasan Madani Indonesia ini merinci ciri-ciri sasaran efektif adalah realistis, terukur, spesifik, dan fleksibel. Ia juga menjelaskan bahwa untuk menjadi seorang sekretaris profesional harus memenuhi persyaratan antara lain, kepribadian, pengetahun umum dan khusus, ketrampilan dan teknik kesekretariatan serta praktik melaksanakan rutinitas sehari-hari. Terakhir, Budi Djatmiko mengungkapkan ada lima kekuatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan potensi diri yaitu, kekuatan keyakinan, kekuatan semangat, kekuatan fokus, dan kekuatan pikiran serta kekuatan kebijaksanaan.

Sampai berita ini ditulis, acara masih berlangsung dan akan dilaksanakan hingga 22 Maret 2012. Acara yang dibuka oleh wakil dari Bagian Kepegawaian Sekretariat DJKN ini akan mengupas materi-materi tentang kesekretariatan antara lain:

1.      Trik dan teknik mengelola dokumen, manajemen kesekretariatan, humas dan keprotokoleran, dan etika yang disampaikan oleh Dr. Mulyaningsih, M.Si.

2.      Sukses dengan soft skills, dasar komunikasi bagi sekretaris, praktik presentasi, teknik penggunaan waktu efektif, analisa kegiatan kerja, serta teknik dan tips mengelola pertemuan yang disampaikan oleh Dr. Ir. M. Budi Sudjatmiko, M.Si., M.E.I.

3.      Kiat menangani stress kerja yang disampaikan oleh Drs. Psy. Yono Budhiono, M.B.A., M.Sc.

(bend)