Jakarta – Perubahan pola pandang atau persepsi tentang kehumasan dengan cara menambah gelas yang berisi soft dan hard skill, perlu diimplementasikan dalam kehidupan perkantoran sehari-hari. Menjadi bagian dari humas bukan berarti menjadi minder atau kurang percaya diri, malah sebaliknya. “Orang humas harus punya intuisi tinggi dan tajam dalam “menikmati” pekerjaan kehumasan,” ujar Direktur Hukum dan Hubungan Masyarakat DJKN Tavianto Noegroho saat membuka kegiatan Workshop Kehumasan Angkatan II di Hotel Grand Mercure, Jakarta pada 20 Nopember 2013. Ia menambahkan bahwa intuisi dimaksud bisa berasal dari pengalaman hidup, pelatihan-pelatihan, dan lainnya. “Tetap asah dan jaga semangat, jangan loyo,” tegas pria asal Semarang ini.

Pada kesempatan berikutnya, Tavianto juga menyinggung bahwa soft skill itu bersifat dinamis dan telah menjadi kebutuhan kehumasan. “Salah satu yang bisa menjadi contoh bagi kita adalah penerapan budaya kerja Kementerian Keuangan. Satu hari satu informasi. Dari poin pertama saja sudah tersirat itu kerjaan orang humas,” sambung pria yang hobi bulu tangkis ini. Pada poin kedua, 2 menit sebelum acara, Tavianto menyampaikan penguasaan medan itu penting bagi orang humas. Tanpa penguasaan medan yang baik dan strategis, angle gambar yang akan diambil tidak akan baik dan cenderung bias. “Khusus orang humas, minimal 15 menit sudah wajib hadir di tempat,” pesan Tavianto.

Untuk poin ketiga, Salam, dalam konteks ini, memberikan salam kepada orang yang baru dikenal atau dengan kata lain menambah teman di luar instansi tempat bernaung. “Orang humas itu harus bisa memberikan kesan supel, ramah, dan banyak kawan. Namun, jangan berkomunikasi saat kita butuh saja. Buat itu tulus dari dalam hati, niscaya teman akan awet,” lanjut Tavianto. Kadang kala komunikasi baru dilakukan bila merasa mempunyai kepentingan. Sempatkan waktu untuk komunikasi ringan, walau lewat pesan singkat elektronik atau media lainnya.

Poin keempat, Rencanakan, Laksanakan, Monitoring, dan Tindak Lanjut. Kadang kala pada tiga tahap awal berjalan dengan baik, namun kelemahan biasa terjadi pada purna tugas. “Purna tugas sering dilupakan atau tidak dikerjakan, padahal itu adalah instrumen penting dalam menjaga konsistensi pekerjaan, ringan maupun berat,” ujar pria yang memperoleh gelar sarjana hukumnya dari Universitas Diponegoro ini. Instrumen yang bisa mengontrol ini adalah diri sendiri. Kemampuan merencanakan, menyelesaikan, monitoring, dan tindak lanjut atas suatu pekerjaan berasal dari diri sendiri. Tanpa kontrol yang tepat maka tidak akan tepat guna.

Terakhir, poin kelima, Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Rajin, dalam hal ini, rajin mengingatkan sesama teman pegawai bila dirasa atau dilihat melakukan perbuatan salah atau cenderung akan melakukan perbuatan tidak baik. “Amar ma’ruf nahi munkar, saling mengingatkan dalam berbuat kebaikan,” ujar Tavianto sebelum menutup pembukaan kegiatan ini.

Tidak lupa ia juga menyampaikan, guna meningkatkan pelayanan kepada stakholders, perlu disediakan konten short message service (SMS) sebagai pengganti kotak saran yang dirasa kurang efektif dalam menjaring suara keluhan/saran stakeholders. “Buat tim khusus pengelola konten SMS yang berdasarkan SK (surat keputusan-red) dari kepala kantor. Lebih baik lagi, masukkan sebagai target IKU komplemen untuk tiap Kanwil/KPKNL sehingga lebih terkontrol dan efektif,” pesan Tavianto saat menutup pembukaan kegiatan ini.

Kegiatan yang merupakan kerja sama antara Sekretariat DJKN dengan Direktorat Hukum dan Humas serta DEPs Consultant selaku event organizer (EO) dalam meningkatkan soft skill pegawai, khususnya bidang informasi ini, diikuti oleh pegawai yang berasal dari perwakilan Kanwil dan KPKNL se-Indonesia. Tujuan yang ingin dicapai adalah peserta memperoleh peningkatan soft skill dan penambahan pengetahuan dalam bidang kehumasan serta menjadi trigger kehumasan bagi kantor masing-masing.

Jalannya Sesi Hari Pertama Sesi Pengenalan Konsep Humas

Sesi pertama diisi oleh pengisi materi sekaligus konsultan berpengalaman Eko Suhascaryo. Eko membuka sesi ini dengan penyampaian materi tentang konsep kehumasan dan program kerja kehumasan.

Eko menjelaskan asal usul humas dapat tercipta. Ada yang mengatakan bahwa humas dimulai sejak Zaman Romawi dengan menunjuk kepada pencanangan slogan opini publik yang berbunyi “vox populi, vox dei” yang berarti, “suara rakyat adalah suara Tuhan”. Ada pula istilah Public Relations sebagai sebuah teknik, yang menguat dengan adanya aktivitas yang dilakukan oleh pelopor Ivy Ledbetter Lee yang tahun 1906 berhasil menanggulangi kelumpuhan industri batu bara di Amerika Serikat dengan sukses, atas upayanya ini ia diangkat menjadi The Father of Public Relations.

Eko menajamkan pandangannya pada kebutuhan mendasar humas. Apakah humas itu harus selalu keluar atau bagaimana? Humas secara eksternal tidak akan berjalan baik bila tidak dimulai penguatan internal kehumasan dahulu. “Benahi ke dalam, baru keluar,” ujar pria yang mirip tokoh presenter Karni Ilyas ini. “Citra apa yang diinginkan oleh organisasi, baik sekarang maupun akan datang, tentukan dahulu karena itu akan menentukan humas organisasi akan seperti apa” lanjut Eko.

Selain itu, guna menjadi humas yang efektif dan besar, perlu disusun program kehumasan secara benar, tertib, dan terarah. Perlu ditentukan tujuan humas apa, program komunikasi dengan media seperti apa, pengembangan isi/pesan bentuknya seperti apa supaya mudah diterima pesannya oleh stakholders/masyarakat, koordinasi dengan media seperti apa, dan monitoring dampak/hasil atas suatu program humas, apakah efektif atau sebaliknya. “Citra organisasi bergantung pada citra pegawai terhadap dirinya sendiri, maka berhati-hatilah melakukan pencitraan,” pesan pria yang hobi bercanda ini.

Sesi Hari Kedua Sesi Komunikasi Efektif

Pada sesi hari kedua, pengisi materi sekaligus motivator adalah Prima Wontanada. Pria yang mempunyai lisensi psikologi kepribadian manusia ini menyampaikan materi “Effective Communication Based On MBTI”. Pada sesi ini, Prima mencoba menggali sisi kepribadian peserta dengan ilmu MBTI, yang dahulu ditemukan oleh ibu dan anak, Myers dan Briggs, agar peserta mampu mengenali kepribadian masing-masing.

Dalam dunia MBTI dikenal istilah SNTF (Sensing, iNtuition, Thinking, Feeling). Kepribadian manusia dikelompokkan dalam empat kriteria tersebut, menurut Myers-Briggs. “Pengelompokkan ini tidak mutlak benar, karena tiap manusia mempunyai bagian-bagian yang tidak sepenuhnya hanya 1 kelompok, melainkan berpasang-pasangan, meskipun sedikit,” ujar Prima.

Tipe Sensing yaitu tipe orang yang hanya mau faktanya saja, berdasarkan realitas dan akal sehat, praktis dan realistis, pengamat dan detil, mengandalkan pengalaman. Tipe iNtuition yaitu tipe orang yang terbuka pada kemungkinan-kemungkinan, mengantisipasi dan menciptakan perubahan, berorientasi masa depan, melihat kecenderungan – kecenderungan, menciptakan ide-ide. Tipe Thinking yaitu tipe orang yang tenang, rasional, dan terkendali, memberi umpan balik yang jujur dan terbuka, analisa, evaluasi dan kritik, obyektif dan berdasarkan prinsip, proses berpikirnya jernih, menggunakan kriteria yang jelas. Terakhir, tipe Feeling yaitu tipe orang yang menunjukkan empati dan mengembangkan hubungan, cenderung menghargai pendapat orang lain, mendukung dan memperhatikan orang lain, suka bekerjasama, mengaitkan dengan orang lain dan menciptakan lingkungan yang harmonis. “Sekarang, termasuk di kelompok mana saudara. Kembali lagi, hal ini tidak mutlak, jangan langsung dijadikan pedoman mutlak benar, paling tidak mendekati,” tutup Prima.

Sesi Hari Ketiga Sesi Hubungan Media

Hari terakhir kegiatan tidak selalu diikuti dengan penurunan semangat peserta. Hal ini terlihat saat pengisi materi ketiga sekaligus pakar komunikasi publik Ari Junaedi menyampaikan materinya. Pria alumnus doktor komunikasi Universitas Padjadjaran ini membuka sesi ini dengan gaya yang berbeda dari pemateri sebelumnya. Dengan meniru gaya bicara dan gesture para presiden Indonesia tempo dulu hingga sekarang, tak pelak membuat gelak tawa para peserta yang hadir. Dosen ilmu komunikasi Universitas Indonesia ini mampu menirukan gaya tersebut dengan fasih dengan disertai dandanan ala presiden yang dibawakan.

Tujuan Ari tidak lain untuk menunjukkan bahwa gaya komunikasi itu penting. Setiap ucapan dan perbuatan orang akan dibaca macam-macam oleh kawan bicaranya. Maka penting untuk mengatur dan menjaga agar tidak melenceng dari tujuan yang ingin dicapai. “Gesture akan dibaca berbeda-beda oleh media, maka antisipasi akan hal-hal yang tidak diinginkan, binalah hubungan baik dengan media. Salah satunya dengan acara kunjungan ke redaksi media cetak/online sewaktu-waktu, apalagi bagi pimpinan yang baru saja menduduki jabatan. Media juga manusia, butuh diperhatikan” jelas Ari.

Pria yang juga dosen ilmu komunikasi Universitas Diponegoro ini juga menyampaikan tips untuk membina hubungan baik dengan media. “Selalu jujur ke media, jangan pernah bilang “No Comment”, anggap media sebagai “friend not foe, kawan bukan lawan”. Kenapa harus membina hubungan dengan media? Bila media sebagai kawan, maka media adalah alat untuk menyerang/bertahan terhadap black campaign/propaganda, media sebagai alat untuk mempopulerkan diri, dan media sebagai sarana penghubung dengan masyarakat. “Saya berangan-angan DJKN mempunyai ruang khusus bagi wartawan, sebutlah namanya “DJKN Corner”. Di dalamnya, wartawan diberikan fasilitas ruangan bersih, cemilan, kopi, teh, jaringan internet, dan petugas informasi yang siap memberikan informasi terkait DJKN,” harap pria mantan wartawan Tempo ini menutup sesi terakhir.

Kegiatan yang telah berlangsung selama tiga hari ini akhirnya ditutup secara resmi oleh Kasubdit Humas Erris Eka Sundari. Pada kesempatan ini pula ia menyampaikan penghargaan kepada peserta terbaik dan penyerahan sertifikat secara simbolis kepada peserta. "Perjalanan humas masih panjang dan berliku, namun mari kita mulai bersama-sama sekarang, menuju humas DJKN yang professional," tutup wanita alumnus sarjana hukum Universitas Padjadjaran ini. (Teks : arf, Foto : Uun/humas)