Yogyakarta - Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Yogyakarta telah melaksanakan pemusnahan arsip in aktif sebanyak 5.456 bundel, terdiri dari arsip Seksi Pelayanan Lelang, Seksi Pelayanan Kekayaan Negara, dan Sub Bagian Umum, pada Kamis 17 Oktober 2016. 

Kegiatan dimaksud dilaksanakan dalam rangka menindaklanjuti Keputusan Menteri Keuangan Nomor 926/KM.1/2016 tentang Pemusnahan dan Penghapusan 5.456 Bundel Arsip pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang Yogyakarta serta berkenaan juga dengan jadwal retensi arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip.

Diharapkan dengan pemusnahan arsip in aktif dapat mengurangi penumpukan arsip/dokumen yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan pengelolaan kearsipan. 

Dipimpin langsung oleh Kepala KPKNL Yogyakarta Guntur Riyanto acara dihadiri oleh perwakilan Subbagian Arsip dan Dokumentasi Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan (Setjen Kemenkeu) Achmad Hardiansyah dan Slamet, perwakilan Bagian Umum Sekretariat DJKN Lutfia Novitasari, perwakilan Kanwil DJKN Jateng dan D.I. Yogyakarta Tri Susetyaningsih, para kepala seksi di KPKNL Yogyakarta, serta panitia pemusnahan arsip KPKNL Yogyakarta.

“Salah satu cara menjaga dan melindungi rahasia instansi, rahasia negara adalah dengan pemusnahan arsip in aktif sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku”, ujar Guntur. Ditegaskannya pula, pengelolaan arsip khususnya pada seksi teknis dibutuhkan kehati-hatian, ketelitian dan kejelian karena meskipun arsip tersebut sudah puluhan tahun apabila dikemudian hari ternyata terkait permasalahan hukum, maka arsip dimaksud dibutuhkan sebagai alat bukti. “Semoga ke depan seluruh pegawai terutama staf di Sub Bagian Umum KPKNL Yogyakarta dapat mengerti dan mampu melakukan penataan arsip aktif serta pemusnahan arsip in aktif dengan lebih baik lagi”, ujar Guntur menutup sambutannya.

Pada kesempatan yang sama, Achmad, dari Biro Umum Setjen Kemenkeu  menyatakan pentingnya pemusnahan arsip-arsip in aktif agar di kemudian hari tidak disalahgunakan pihak lain. Ia menjelaskan pemusnahan arsip in aktif yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2003 tentang Kearsipan yaitu dengan cara dibakar, dicacah menjadi bagian kecil-kecil, dikubur dalam lubang, pulping, penggunaan bahan kimia dan cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah. “Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenali lagi isi maupun bentuknya. Pelaksanaannya disaksikan 2 pejabat di bidang hukum dan atau bidang pengawasan dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan bersangkutan”, tegasnya.

Menurut Achmad, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, meskipun sudah menjadi barang yang tidak berguna dalam arti arsip  in aktif, arsip yang dimusnahkan masih bermanfaat bagi negara yaitu dengan cara menjualnya kepada pihak ketiga dalam keadaan tercacah dan hasil penjualannya disetorkan ke kas negara sebagai Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). “Jangan sampai tidak melakukan pemusnahan arsip karena hal tersebut sangat berbahaya,” demikian pesan Achmad mengakhiri sambutannya.

Tak lupa Achmad memberikan apresiasi kepada KPKNL Yogyakarta yang telah mengelola arsip dengan baik dan sudah melakukan retensi arsip sebanyak dua kali. Acara diakhiri dengan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Arsip oleh para pihak. (Penulis/Foto : Yuhar)