Perubahan/transformasi bisa saja tidak selalu membawa kemajuan. Namun, tanpa perubahan kemajuan hanyalah sebuah sebuah ilusi. Perubahan itu mutlak harus dilakukan organisasi. Banyak orang takut gagal melakukan perubahan sehingga tidak melakukan perubahan. Kegagalan melakukan perubahan biasanya terjadi karena pemimpin belum memahami dengan benar tentang bagaimana menahkodai perubahan/transformasi.

Terdapat 8 tahapan yang harus anda lakukan secara bertahap sebagai pemimpin dalam menahkodai perubahan atau transformasi di unit kerja ataupun di organisasi, yaitu :

1. Diagnosa
2. Ide Perubahan
3. Dukungan Stakeholder
4. Penyelarasan Perubahan
5. Menentukan Proyek Perubahan
6. Merancang Proyek Perubahan
7. Evaluasi Proyek Perubahan Berdasarkan Data, dan
8. Menjaga Keberlangsungan Proyek Perubahan

Kegagalan melakukan transformasi biasanya terjadi karena pemimpin tidak sabar melakukan perubahan. Kesabaran mutlak dibutuhkan. Kesabaran mentaati 8 tahapan tersebut akan mengurangi resiko kegagalan melakukan tranformasi. Kedelapan tahapan tersebut harus dilakukan, tidak boleh dilompati atau ditiadakan atau dibolak balik.

Delapan tahapan penting dalam menahkodai perubahan/transformasi adalah :

1. Diagnosa. Diagnosa merupakan tahapan pertama yang dilakukan yaitu mengidentifikasi gejala (symptom) dan masalah (isu) secara terukur dengan berbagai metode seperti observasi, interview, focus group discussion, dan analisis berbagai data organisasi yang berkaitan dengan masalah tersebut. Ilustrasi sederhananya, ketika seseorang memiliki panas badan yang tinggi, maka panas badan tinggi adalah gejala sakit. Dokter biasanya melakukan interview, diskusi, observasi dan meminta data hasil tes laboratorium untuk mencari tahu apa masalahnya. Dokter bisa juga menggunakan fishbone atau five whys untuk mempertajam proses diagnosis. Di samping itu, pemahaman dokter tentang ilmu kesehatan mutlak dibutuhkan. Jadi ketika terdapat karyawan berproduktivitas kerja rendah, itu adalah sebuah symptom bukan problem. Anda harus melakukan diagnosis untuk mencari tahu penyebabnya yang disebut isu/masalah. Misalkan, akar masalah rendahnya produktivitas kerja yang dipilih pemimpin sesuai dengan pengalamannya adalah atmosfer kerja yang kurang nyaman.
2. Ide Perubahan. Ketika masalah sudah terdefinisikan maka tugas pemimpin harus memiliki visi guna menyelesaikan masalah tersebut atau disebut visioning. Pemimpin harus menawarkan ide perubahan untuk menyelesaikan masalah. Kemampun membaca masa depan dan kreativitas mutlak dibutuhkan dalam menawarkan ide perubahan. Misalkan yang dipilih adalah tempat kerja sebagai sebuah ide perubahan. Anda harus membangun dan memiliki argumentasi yang kreatif untuk meyakinkan banyak orang bahwa ide perubahan tersebut adalah sebuah solusi peningkatan produktivitas kerja.
3. Dukungan Stakeholder. Setelah memiliki ide perubahan, Anda harus merekrut pasukan perubahan yang disebut change agents atau Agen Perubahan. Dukungan berbagai pihak sebagai pemangku kepentingan akan mudah Anda dapatkan ketika pasukan perubahan Anda adalah orang-orang yang memiliki pengaruh kuat dalam organisasi. Ketika pasukan perubahan Anda sepakat dengan  ide perubahan Anda, maka Anda mengharapkan mereka untuk bergerilya mencari dukungan semua orang dalam organisasi.
4. Penyelarasan. Penyelarasan merupakan tahapan penting bagaimana pasukan perubahan mencari dan mendapat dukungan semua orang dalam organisasi. Bukti nyata bahwa pasukan perubahan sudah mendapat dukungan banyak orang adalah banyaknya aneka proyek perubahan yang diusulkan untuk mengisi intervention idea. Ragam idea intervention project inilah yang merupakan bukti Anda sudah mendapat dukungan semua orang dalam organisasi untuk segera melakukan perubahan. Misalkan, usulan ide perubahan adalah di tempat kerja, seperti kafeteria, gym, perpustakaan, coworking space, dan sebagainya.
5. Proyek Perubahan. Anda harus menentukan ide perubahan mana yang harus dijalankan menjadi proyek perubahan organisasi/unit kerja agar pegawai/SDM memiliki energi tinggi dalam berkinerja. Misalkan Anda memilih terlebih dahulu adalah proyek membangun coworking space sekaligus ruang pustaka.
6. Merancang Proyek Perubahan. Anda harus segera merancang semua hal tentang proyek perubahan tersebut sehingga proyek tersebut benar-benar berdampak positif kepada produktivitas kerja SDM, dan dapat dengan mudah, serta cepat dieksekusi. Yang dirancang terkait penataan interior, suasana yang dibangun, makanan dan minuman yang disediakan, jam operasional, pendanaannya, buku-buku atau majalah yang ditampilkan, penyediaan fasilitas sarpras, dan sebagainya (semakin detail perancangannya maka semakin baik).
7. Evaluasi Proyek Perubahan Berdasarkan Data. Ketika proyek perubahan sudah dirancang dengan baik, maka Anda harus pastikan bahwa coworking space tersebut berjalan sesuai dengan yang Anda harapkan. Perhatikan bahwa tujuannya adalah untuk memacu semangat kerja karyawan. Anda harus senantiasa mengevaluasi keberadaan coworking space tersebut.  Anda harus menyiapkan tools dan ukuran–ukuran yang digunakan untuk mengukur semangat kerja karyawan, dalam bentuk produktivitas kerja harus dibandingkan antara sebelum dan sesudah coworking space itu ada, sebagai cara mengukur keberhasilan ide perubahan. Misalkan saja, produktivitas kerja berupa jumlah nota dinas per jam meningkat setelah semua orang menikmati keberadaan coworking space tersebut.
8. Menjaga Keberlanjutan. Walaupun produktivitas kerja sudah meningkat, pekerjaan Anda belum selesai. Anda harus terus merangsang ide perubahan lanjutan untuk menyempurnakan keberadaan coworking space tersebut sebagai tempat kerja yang mendukung produktivitas kerja karyawan. Tanpa tahapan ini, maka perubahan tidak bertahan lama. Ternyata inilah yang sering dilupakan para pemimpin.

Melanjutkan ilustrasi contoh ide perubahan yang lain adalah berupa kafeteria gratis. Tetapi ternyata setelah dijalankan, pegawai yang apatis tidak percaya, dan menilai hal itu hanya angin sesaat sehingga karyawan buru-buru mengambil kue kering, kopi dan seterusnya, karena seakan-akan kebijakan itu akan dihentikan dalam sehari atau dua hari. Setelah dilakukan evaluasi ternyata, tetap saja keberadaan kafeteria tersebut belum mampu membangun atmosfer produktivitas kerja karyawan. Mengapa? Kira-kira dari 8 tahapan, mana yang terlompati? 

Semoga ilustrasi 8 tahapan tersebut di atas dapat merangsang anda semua untuk segera melakukan perubahan.

 ***

Penulis: Kusumawardhani, Sekretaris DJKN