Penulis: Yustinus Eri Prastiantoko

Pada banyak layanan publik, arsip sering terlihat seperti bagian kecil dari proses administratif. Padahal, arsip adalah memori organisasi, penguat transparansi, serta penentu akuntabilitas. Di lingkungan DJKN, arsip berperan penting dalam pengelolaan aset negara, layanan lelang, penilaian, hingga dokumentasi kebijakan. Karena itu, perubahan organisasi kearsipan melalui Keputusan Menteri Keuangan Nomor 165 Tahun 2025 menjadi tahap penting dalam memperkuat tata kelola yang berkelanjutan.

Selama ini, tantangan terbesar dalam pengelolaan arsip adalah ketidakberlanjutan. Mutasi pegawai kearsipan, pergantian pimpinan, dan minimnya pemahaman unit kerja terhadap tugas penciptaan arsip membuat sistem kearsipan sering “rapuh” atau fragile. Ketika perubahan personel terjadi, pengelolaan arsip kerap kembali ke titik awal: energi hilang, momentum terputus, dan fungsi kearsipan kembali stagnan. Padahal, kualitas arsip sangat menentukan kualitas pelayanan publik yang diterima masyarakat.

KMK 165/2025 diterbitkan sebagai penyempurnaan KMK 610/2020, dengan beberapa perubahan penting yang dirancang untuk memperkuat struktur dan menjamin keberlanjutan sistem kearsipan DJKN. Beberapa poin kunci antara lain:

1.   Penguatan Makna “Organisasi Kearsipan”

Istilah “penunjukan” pada aturan sebelumnya dihapus. Ini memberikan kesan penting bahwa kearsipan bukanlah pekerjaan tambahan, melainkan bagian yang hidup dalam siklus organisasi. Seperti halnya organisasi memiliki siklus lahir–tumbuh–matang, arsip juga memiliki siklus penciptaan–penggunaan–pemeliharaan–penyusutan.

2.   Kepala Kantor sebagai top manager kearsipan

Di Unit Kearsipan III (Kanwil dan Kantor Pelayanan), jabatan Kepala Unit Kearsipan kini dipegang langsung oleh Kepala Kantor, bukan lagi pejabat struktural bidang tata usaha.
Langkah ini memperkuat mandat, kewenangan, dan pengaruh manajerial sehingga pengelolaan arsip tidak hanya menjadi urusan teknis, tetapi bagian dari strategi organisasi.

3.   Sentralisasi Unit Pengolah Arsip

Sebelumnya, tanggung jawab Kepala Unit Pengolah tersebar di berbagai pejabat struktural. Kini, secara koordinasi dilaksanakan pada :

·       Kepala Bagian yang melaksanakan urusan tata usaha (Kanwil) / Kepala Bagian Umum.

·       Kepala Subbagian Tata Usaha (Kantor Pelayanan) / Kepala Subbagian Umum.

Model sentralisasi ini membuat proses koordinasi lebih jelas dan terarah.

Sesuai Diktum KESEMBILAN KMK 165/2025, tanggung jawab tugas unit pengolah dalam hal penciptaan arsip tidak mutlak hanya menjadi tugas Bagian Umum dan Subbagian Tata Usaha, karena jelas pada tugas angka 1. melaksanakan penciptaan di lingkungan unit pengolah; angka 2. melaksanakan pemberkasan arsip aktif di lingkungan unit pengolah, dan angka 3. melaporkan daftar arsip aktif yang terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas yang dikelola kepada unit kearsipan. Uraian tugas angka 1, 2 dan 3, tersebut tidak mungkin menjadi tugas Bagian Umum dan Subbagian Tata Usaha saja, karena penciptaan arsip di lingkungan unit Kantor Wilayah dan unit Pelayanan, tersebar ke unit teknis dan pejabat fungsional sesuai tugas dan fungsi masing-masing Bidang/Bagian dan Jabatan Fungsional.

Dengan demikian tugas dan tanggungjawab Kepala Unit Pengolah Arsip, berjalan dengan baik apabila didukung oleh pelaksanaan tugas dan tanggungjawab dari unit pencipta arsip yang berada pada masing-masing unit teknis (Kepala Bidang / Kepala Seksi dan para pejabat fungsional).

4.   Peran Pegawai Fungsional makin ditegaskan

Penilai, Pelelang dan pejabat fungsional lainnya dinyatakan sebagai Unit Pencipta Arsip, karena seluruh kegiatan profesional mereka secara langsung menciptakan arsip yang harus dikelola dengan baik.

Apa Maknanya bagi Pegawai dan Organsasi?

Perubahan ini bukan hanya soal struktur, tetapi mengenai bagaimana seluruh insan DJKN memandang arsip sebagai aset strategis organisasi.

Beberapa implikasi penting :

1.   Tanggung Jawab Lebih Jelas, Koordinasi Lebih Kuat

Kepala Kantor sebagai Kepala Unit Kearsipan III kini menjadi pengarah utama kearsipan, dan Kepala Bagian Umum / Kepala Subbagian Umum berperan sebagai Kepala Unit Pengolah, yang bertugas mengkoordinir pengelolaan arsip pada unit pencipta arsip di lingkungan Unit Kearsipan III. Dengan posisi peran yang diperkuat ini, arah organisasi kearsipan menjadi lebih konsisten.

2.   Pengelolaan Arsip sebagai Bagian dari Kinerja Pegawai

Penunjukan pengelola arsip melalui SK Pimpinan membuka ruang untuk menautkan tugas kearsipan ke Kontrak Kinerja pegawai yang terlibat. Dengan demikian, kearsipan bukan lagi tugas tambahan tanpa nilai, tetapi bagian dari profesionalisme.

3.   Pengawasan Lebih Terstruktur

Seksi Kepatuhan Internal berperan mengawal jalannnya proses bisnis tugas pengelola arsip, memastikan aturan dipatuhi dan fungsi tetap berjalan meski terjadi rotasi pegawai.

Dampak untuk Masyarakat: Pelayanan Publik yang Lebih Andal

Ketika arsip dikelola dengan baik maka dari segi pelayanan yang dapat diberikan oleh DJKN tentu akan semakin andal dan prima. Misalkan saja proses lelang yang akan menjadi lebih tertib dan semakin transparan. Belum lagi penilaian aset yang dapat meningkat akuntabilitasnya. Selain itu layanan informasi pun jadi semakin cepat dan akurat. Singkatnya, penguatan arsip berarti penguatan pelayanan publik.

Arah Baru: Dari Fragile Menuju Resilient

Pertanyaan Quo Vadis? — akan ke mana organisasi kearsipan DJKN? — kini mulai menemukan jawabannya. DJKN bergerak menuju organisasi kearsipan yang lebih berkelanjutan, lebih kuat secara manajerial, dan lebih tahan uji, sejalan dengan nilai DJKN CARE: Commitment & continuity, Accountable, Resilience, Enthusiasm & engagement. Dengan dukungan pimpinan, kolaborasi antarunit, dan budaya kerja yang baik, kearsipan DJKN bukan hanya menjaga memori organisasi, tetapi juga masa depannya.

Berkas yang rapi bukan hanya urusan administrasi. Ia adalah penjaga akuntabilitas, memori institusi, dan fondasi kepercayaan publik. Semoga transformasi kearsipan ini menjadi pijakan kuat bagi DJKN dalam memberikan pelayanan terbaik bagi negara dan masyarakat.

Editor: Anda