Membangun Organisasi Kearsipan yang Tangguh dan Berkelanjutan

oleh: Yustinus Eri Prastiantoko

Asal kata "organisasi" berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti "alat". Dalam bahasa Latin, kata "organisasi" berasal dari kata organum yang memiliki arti serupa. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi diartikan sebagai kesatuan atau susunan yang terdiri atas orang-orang dalam sebuah perkumpulan untuk mencapai tujuan Bersama. Organisasi juga dapat dipahami sebagai proses mengidentifikasi dan mengelompokkan pekerjaan yang harus dilakukan, mendefinisikan dan mendelegasikan tanggung jawab serta wewenang, serta membangun hubungan kerja yang memungkinkan orang bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan tertentu.

Di Kementerian Keuangan, struktur organisasi mencerminkan visi dan misinya. Hal tersebut diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 118/PMK.01/2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan, yang telah diperbarui terakhir melalui Peraturan Menteri Keuangan Nomor 132/PMK.01/2023. Selain itu, untuk Kantor Vertikal masing-masing Unit Eselon I organisasi dan tata laksananya telah diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dari uraian di atas, kata kunci dari beroganisasi adalah sebagai berikut :

1. Adanya proses identifikasi dan pengelompokan tugas pekerjaan;
2. Adanya proses delegasi tanggung jawab dan wewenang;
3. Adanya proses membangun hubungan kerja sama yang efektif;
4. Adanya proses mencapai tujuan bersama.

Angka 1 hingga 3 diwujudkan melalui struktur organisasi dan SOP, sedangkan angka 4 diwujudkan visi dan misi organisasi.

Kearsipan juga memiliki aturan khusus terkait organisasi yang mengelolanya. Aturan tersebut tertuang dalam Keputusan Menteri Keuangan Nomor 610/KMK.01/2020 tentang Penunjukan Organisasi Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan.  Aturan ini disusun untuk melaksanakan amanat Pasal 40 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan. Organisasi kearsipan, sebagaimana diatur dalam Pasal 1 Ayat 29 Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, adalah unit kearsipan dan lembaga kearsipan yang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan.

Sebagai unit pencipta arsip, pelaksanaan PP 48/2012 dilakukan dengan penunjukan organisasi kearsipan sesuai penjenjangan, rentang kendali, dan keamanan arsipnya. Secara umum, struktur organisasi kearsipan tersebut adalah sebagai berikut:

Adapun untuk Unit Pengolah di lingkungan DJKN, adalah sebagai berikut:

Karena DJKN telah mengalami delayering, ketika jabatan Kepala Seksi Pelayanan Lelang dan Kepala Seksi Pelayanan Penilaian dialihkan menjadi Pejabat Fungsional Pelelang dan Pejabat Fungsional Penilai Pemerintah, maka perlu diperjelas posisi para pejabat fungsional ini dalam organisasi kearsipan sebagai unit pengolah. Hal ini penting mengingat beberapa pejabat fungsional tersebut juga ditempatkan di tingkat Kantor Wilayah. Pejabat Fungsional Pelelang dan Pejabat Fungsional Penilai Pemerintah berperan sebagai mitra utama bagi Kepala Bagian Umum di tingkat Kanwil serta Kepala Subbagian Umum di lingkungan KPKNL sebagai Unit Pengolah. Dalam pelaksanaan tugasnya, peran ini juga melibatkan koordinasi dengan Kepala Kantor Wilayah dan Kepala KPKNL, yang secara hierarkis merupakan atasan langsung para pejabat fungsional tersebut dalam struktur manajemen. Dengan demikian, komitmen Kepala Kantor, baik Kepala Kantor Wilayah maupun Kepala KPKNL, menjadi kunci utama dalam memastikan keberlanjutan pengelolaan penyelenggaraan kearsipan melalui organisasi kearsipan (commitment & continuity).

Mengapa hal ini penting? Karena kearsipan adalah ilmu terapan, yang menuntut keberlangsungan proses sebagai elemen kunci keberhasilannya. Keberlangsungan dalam kearsipan hanya dapat terwujud apabila Unit Kearsipan dan Unit Pengolah mampu saling memberikan manfaat dengan melaksanakan peran strategis masing-masing dalam siklus kearsipan. Siklus kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Penciptaan (termasuk penerimaan, pembuatan, dan pendistribusian arsip).
2. Penggunaan (pengelolaan arsip untuk mendukung operasional dan pengambilan keputusan).
3. Pemeliharaan (perlindungan dan perawatan arsip agar tetap tersedia dan terjaga keamanan, keutuhan dan keautentikannya).
4. Penyusutan (penghapusan arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna sesuai dengan rekomendasi Jadwal Retensi Arsip yang berlaku).

Dengan melaksanakan siklus ini secara terintegrasi, pengelolaan kearsipan dapat berjalan optimal dan berkelanjutan.

Kata siklus menunjukkan bahwa kearsipan adalah sebuah proses, oleh karena itu, penyelenggaraan kearsipan tidak mungkin berjalan tanpa melalui proses yang berkesinambungan. Dalam menjalankan prosesnya, kearsipan tidak mengenal jalan pintas; setiap tahap harus dilalui secara sistematis dan sesuai dengan aturan yang berlaku.

Peran dalam kearsipan saling terkait antara Unit Kearsipan dan Unit Pengolah. Untuk menjalankan peran-peran ini, dibutuhkan sumber daya manusia organisasi yang memiliki sikap akuntabel, yaitu bertanggung jawab atas kepercayaan yang diberikan dalam pengelolaan arsip.

Sikap tanggung jawab dalam pengelolaan arsip memiliki dua kunci utama:

1. Kedisiplinan, yaitu konsistensi dalam mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
2. Komitmen untuk belajar, baik melalui pemahaman terhadap peraturan dan panduan yang ada, maupun dengan berdiskusi secara aktif bersama:

            a. Para arsiparis.

            b. Rekan sejawat pengelola arsip, melalui jaringan komunikasi internal di unit kerja atau eksternal.

            c. Media komunikasi seperti grup WhatsApp, pesan pribadi (japri), atau melalui surat-menyurat kedinasan.

Dengan kombinasi sikap akuntabel dan jaringan komunikasi yang baik, pengelolaan kearsipan dapat berjalan secara profesional dan mendukung keberlangsungan organisasi.

Tantangan utama dalam mempertahankan sikap akuntabel di bidang kearsipan adalah kurangnya pemahaman terhadap tugas dan fungsi kearsipan. Ketidakpahaman ini menciptakan kerentanan yang mudah "rapuh"—mudah terganggu atau berhenti, bahkan runtuh. Oleh karena itu, sikap ketangguhan (resilience) menjadi kunci keberhasilan. Ketangguhan berarti memiliki kemampuan untuk bangkit kembali, berulang kali jika diperlukan: rubuh, hancur, bangun kembali.

Namun, dalam praktiknya, sering kali terjadi:

• Mutasi pengelola arsip membuat sistem kearsipan terhenti.
• Pergantian pimpinan yang sebelumnya berkomitmen menyebabkan kearsipan kembali stagnan.

Kerentanan ini dapat diatasi dengan meninggalkan legacy berupa sistem kearsipan yang dibangun dengan penuh antusiasme (enthusiasm). Sistem ini tidak hanya bertujuan untuk keberlanjutan tetapi juga memanfaatkan rasa ingin tahu (idle of curiosity) dari setiap individu. Bersama rasa tanggung jawab sebagai amanah, warisan sistem kearsipan menjadi bentuk kontribusi yang bernilai tinggi.

Mewariskan sistem kearsipan adalah tugas mulia, setara dengan tugas dan fungsi teknis lainnya. Melalui arsip, hal-hal seperti pending matters, success stories, hingga bad stories dapat dipelajari dan dimanfaatkan oleh pejabat atau pegawai yang bertugas setelah kita. Arsip menjadi tulang punggung (backbone) untuk menjaga kontinuitas organisasi. Organisasi kearsipan hanya dapat berjalan dengan baik jika didorong oleh sikap peduli (care) yang tulus. Sikap ini tidak hanya relevan untuk memenuhi kebutuhan era saat ini tetapi juga penting untuk mempersiapkan era berikutnya. Generasi penerus membutuhkan arsip sebagai fondasi untuk melanjutkan dan memperbaiki apa yang telah dibangun sebelumnya.

Selarik lirik  dari Mars  Kementerian  Keuangan  yaitu “Sinergi dalam melayani  rakyat,  tuk  capai kesempurnaan” menjadi pengingat bahwa pelayanan yang tulus dan berkelanjutan akan menghidupkan organisasi yang tangguh dan membawa manfaat bagi masyarakat.

Demikian  artikel  pembuka  tentang organisasi  kearsipan. Terima kasih atas perhatian dan komitmen Anda terhadap kemajuan kearsipan.

Pergi ke Gondangdia sore hari,

Bertemu anak muda penuh semangat.

Ia menuntut ilmu dengan hati sepanjang hari,

Membangun kearsipan butuh tekad yang kuat.

Sumber Bacaan:

Kamus Besar Bahasa Indonesia

https://eddy.com/hr-encyclopedia/company-history/