Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah atau fasilitas fisik tempat mereka disimpan. Arsip berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu individu atau organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan fungsi orang atau organisasi tersebut. *wikipedia

Hampir setiap manusia yang hidup dimuka bumi ini memiliki arsip, selain di perkantoran, di rumahpun masing-masing individu memiliki arsip secara pribadi, sebagai contoh adalah sertifikat rumah, ijasah, akta kelahiran, KTP, SIM, STNK dan lain-lain.

Di setiap perkantoran, arsip merupakan suatu hal yang sangat penting. Oleh karena itu sangat perlu dilakukan pengelolaan arsip secara baik agar ketika suatu saat dibutuhkan akan lebih mudah untuk mencari. Dalam hal ini, kementerian keuangan juga telah membuat peraturan-peraturan dalam pengelolaan kearsipan. Pedoman kearsipan di lingkungan Kementerian Keuangan diatur dalam:

· Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;

· Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

· PMK Nomor 196/PMK.01/2019 tanggal 20 Desember 2019 tentang Pedoman Kearsipan dilingkungan Kementerian Keuangan;

· Peraturan Menteri Keuangan Nomor 610/PMK.01/2020 tentang Penunjukan Organisasi Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan;

· Keputusan Menteri Keuangan Nomor 512/KMK.01/2020 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan Kemenkeu.

Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip ada tiga macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis dan arsip terjaga dimana masing-masing jenis arsip tersebut memerlukan pengelolaan yang berbeda

A. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Arsip Dinamis memerlukan pengelolaan yang baik sebagai bahan bukti dasar untuk mengambil suatu keputusan, sekaligus sebagai alat ukur dari melakukan sebuah kegiatan. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

· Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

· Arsip Aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

· Arsip Inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

B. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

C. Arsip Terjaga

Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan adalah:

· Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;

· Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;

· Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

· Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

· Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;

· Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

· Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;

· Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Lalu, bagaimanakah cara mengelola arsip yang baik agar tujuan penyelenggaraan kearsipan dapat terwujud?

1. Memilah arsip yang sudah tidak bermanfaat, bermanfaat dan sangat bermanfaat. Arsip yang sudah tidak memiliki manfaat sebaiknya dimusnahkan.

2. Setelah melakukan pemilahan arsip di pisahkan lagi berdasarkan jenis arsip, tahun pembuatan dan pembuat arsip.

3. Arsip dimasukkan kedalam sebuat wadah biar lebih rapi, misalnya stopmap, ordner dan lain-lainnya.

4. Menempatkan arsip-arsip yang sudah tertata baik ke dalam suatu tempat yang aman atau disebut juga gudang arsip.

5. Membuat pencatatan tersendiri terkait arsip tersebut, hal ini juga membuat kita lebih mudah dalam pencarian ketika kita membutuhkan arsip tersebut.

(Penulis: Andi Ratna Widowati/Seksi HI KPKNL Purwokerto)