Komunikasi merupakan salah satu kunci penting bagi setiap orang dalam melakukan interaksi dengan siapa saja termasuk dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari di kantor. Beragamnya latar belakang para pemangku kepentingan atau penerima layanan mempengaruh proses komunikasi yang dilakukan. Komunikasi yang baik ini juga menjadi hal yang perlu diperhatikan bagi Pengelola Barang dalam memberikan informasi terkait pengelolaan BMN kepada para pemangku kepentingan. Salah satu contohnya adalah saat ada permintaan konsultasi terhadap permasalahan yang dihadapi terkait penatausahaan Barang Milik Negara dilingkungan satuan kerja/ Pengguna BMN terkait sehingga menuntut Pengelola Barang untuk mampu berkomunikasi dengan baik. Salah satu cara yang dapat diterapkan dalam berkomunikasi yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan metode NLP.

NLP adalah singkatan dari Neuro Linguistic Program. Neuro berarti otak, pikiran, proses berfikir, bagaimana mengorganisir mental. Linguistic berarti bahasa, cara berkomunikasi, bagaimana menggunakan bahasa dan pengaruhnya terhadap kehidupan. Sedangkan programming adalah sekuen, rentetan proses secara mental yang berpengaruh terhadap perilaku untuk mencapai tujuan tertentu. Penggunaan metode NLP dalam Pengelolaan Barang Milik Negara yang dimaksud adalah menitikberatkan pada proses komunikasi yang dilakukan kepada pengguna jasa atau satker. Komunikasi sendiri secara singkat adalah proses penyampaikan pesan dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain. Fungsi komunikasi adalah :

1. memberikan informasi kepada stakeholder/ pengguna jasa/ satker/ masyarakat;

2. mengekspresikan emosi;

3. mempengaruhi orang lain, memotivasi, mengurangi perselisihan,

4. memecahkan masalah dan mengambil keputusan.

Proses komunikasi menjadi penting karena dari hasil penelitian menyatakan 70% kesalahan di dunia kerja adalah hasil komunikasi yang buruk. Robert Bolton penulis buku People Skills menyatakan, 80% orang yang gagal adalah mereka yang tidak dapat berhubungan dan berkomunikasi baik dengan orang lain. Untuk mendapatkan keberhasilan dalam komunikasi kaitannya dengan NLP ada beberapa hal yang perlu kita pahami :

1. Teori Alam Pikiran Sadar dan Alam Pikiran Bawah Sadar

Antara alam pikiran sadar dan bawah sadar manusia adalah seperti fenomena gunung es. Sebagian besar manusia hanya menggunakan alam pikiran sadarnya yang tampak di atas permukaan laut dari gunung es alam pikiran manusia yaitu sebesar 10%. Selebihnya, 90% adalah alam pikiran bawah sadar yang berada di bawah permukaan laut dari sebuah gunung es. Pikiran sadar berperan dalam hal yang sifatnya logis, analitis dan rasional sedangkan pikiran bawah sadar berperan dalam hal insting atau naluri terkait hidup mati, pikiran tentang agresi, trauma, bahaya dan menyimpan berbagai pengalaman hidup. Karenanya dalam melakukan komunikasi dengan satker harus hati-hati jangan sampai menggunakan kata-kata negatif seperti tidak akan tercapai, tidak akan berhasil, bodoh, selalu salah dan semacamnya yang apabila dilakukan berulang-ulang akan masuk ke pikiran bawah sadar dan akan tertanam terus apalagi kalau sedang berada pada gelombang otak alpha atau theta. Harus selalu ditanamkan kata – kata yang membangun optimisme dan membangkitkan rasa percaya diri.

2. Teori tentang tiga Tipe Komunikan (Penerima Pesan)

Ada 3 tipe komunikan yang harus kita ketahui yaitu tipe visual, tipe auditory, dan tipe kinestetik. Penjelasannya adalah sebagai berikut :

a. Tipe Visual

Orang dengan tipe ini lebih peduli kepada apa yang mereka lihat dengan ciri-ciri :

- Melakukan kontak mata yang baik selama percakapan dan juga sering melirik ke atas jika mengingat sesuatu, sering menggunakan pandangan untuk menyampaikan sesuatu.

- Posisi berdiri mengambil jarak (karena mementingkan untuk dapat melihat orang yang diajak bicara).

- Menyukai penggunaan bahasa penglihatan seperti : melihat, gambar, mengamati, pemandangan, panorama, peta, jelas, tampaknya, hitam, putih, dan sebagainya.

b. Tipe Auditori

Ciri-cirinya adalah :

- Tidak melakukan kontak mata jika sedang berpikir, biasanya melirik ke kanan dan ke kiri.

- Sering mengoreksi struktur bahasa, ejaan, pilihan kata, atau pengucapan lawan bicara.

- Mengingat dengan tepat bagaimana sesuatu dikatakan dan mengingatkan lawan bicara apa yang dia katakan.

- Melakukan permainan kata-kata, metaphors, dan suka dengan word games.

- Menyukai penggunaan bahasa pendengaran seperti : dengarkan, bicara, suara, irama, tempo, dering, bergema, dan sebagainya.

c. Tipe Kinestetik

Ciri-cirinya adalah :

- Melirik ke bawah ketika merespon suatu pertanyaan.

- Memperhatikan kenyamanan dalam berpakaian.

- Membuat keputusan hanya jika sedang merasa nyaman/perasaan sedang baik.

- Menyukai penggunaan bahasa perasaan dan perabaan seperti : terhubung, tersentuh, menangani, mendalami, jalan melewati, pas, bergerak melalui, panas, dingin, dan sebagainya.

Dengan kita mengetahui 3 (tiga) tipe komunikan tersebut maka kita bisa membangun kedekatan (building rapport) agar mereka bisa nyaman untuk berkomunikasi dengan kita. Gunakan bahasa yg sesuai dengan masing-masing tipe komunikan tersebut dan menjadikan cermin secara verbal maupun non verbal yang biasa dalam teknik NLP disebut matching-mirroring. Ini digunakan agar terbangun frekuensi yang sama dengan komunikan (pacing) sehingga kita bisa mengarahkan komunikan sesuai dengan tujuan kita (leading).

Selain itu ada beberapa kiat dalam menggunakan bahasa tubuh dalam berkomunikasi yang disingkat dengan SO CLEAR yaitu :

1. Sit (duduk) atau Stand (berdiri) dengan sudut pandang yang tepat, pada level yang sama, dan menghargai kawasan pribadi orang lain.

2. Gunakan mimik dan bahasa tubuh yang terbuka (Open).

3. Pusatkan perhatian anda (Concentrate) pada lawan bicara.

4. Condongkan (Lean) tubuh anda ke arah pembicara untuk menunjukkan keterkaitan, sedikit maju untuk memberi tekanan, dan sedikit mundur untuk mengurangi tekanan.

5. Jagalah kontak mata (Eye contact) yang sesuai sementara menyimak untuk mendorong pembicara. Tingkatkan kontak mata untuk memberi tekanan dan mengurangi untuk menurunkan tekanan.

6. Memberikan tanggapan yang sesuai (Appropriate) dengan mendasarkan tanggapan anda pada apa yang baru saja dikatakan oleh lawan bicara.

7. Bersikap santai (Relax) dan seimbang agar komunikasi dapat dilakukan dengan nyaman dan mudah

Jika komunikan sudah merasa nyaman berbicara dengan kita, mereka dengan antusias akan mengikuti kemauan kita. Misalnya satker terkait dapat terdorong untuk mempercepat permohonan pengajuan pemanfaatan BMN. Aktivitas lain dalam Pengelolaan BMN pun dapat didorong untuk mendapat kemudahan ketika bertemu dengan pimpinan satker sehingga kebutuhan data terkait portofolio aset maupun pengukuran Standar Barang Standar Kebutuhan (SBSK) yang menjadi Indeks Kinerja Utama (IKU) dalam pengelolaan kekayaan Negara ketika komunikasi berjalan dengan baik. Oleh karena itu, teknik-teknik NLP tersebut kiranya dapat digunakan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di DJKN, khususnya Pengelolaan BMN.

Penulis : Arip Budiyanto, Kepala Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara KPKNL Parepare