Di dalam sebuah organisasi, terdapat suatu perubahan pola kerja untuk menyesuaikan dengan situasi yang saat ini tengah dihadapi, tidak terkecuali dengan Kementerian Keuangan. Adanya pandemi Covid-19 yang tengah terjadi saat ini, mendorong percepatan perubahan pola kerja (New Ways of Working) pada Kementerian Keuangan. Sebagaimana arahan Menteri Keuangan pada 24 April 2020, yang menyatakan:

“Kita perlu mengambil momentum dan pengalaman saat COVID-19 untuk mendorong perubahan radikal di Kemenkeu. Kurangi jumlah ruang rapat dan memanfaatkan teknologi seperti yang dilakukan saat WFH. Pikirkan berapa sebenarnya jumlah pegawai serta jenis pekerjaan dan skill yang benar-benar diperlukan untuk menjalankan Kemenkeu. Bangun infrastruktur yang mendukung terciptanya budaya baru Kemenkeu.”

New Ways of Working (NWOW) terbentuk dari adanya New Thinking of Working (NTOW). Beberapa NTOW yang telah diterapkan di Kemenkeu sejak tahun 2018-2019 adalah Penguatan Budaya, Office Automation, dan Kajian Flexible Working (open space, remote working, flexy time). Adanya pandemi Covid-19, memaksa inisiatif NTOW untuk berjalan lebih cepat. Selain itu, Covid-19 juga memaksa the new normal untuk berjalan lebih cepat, sehingga dirasa mendadak dengan minimum persiapan, minimnya intervention dari institusi, serta persiapan dan pelaksanaan WFH dilakukan secara responsif.

Selama pandemi Covid-19, Kemenkeu telah melaksanakan survei pelaksanaan WFH (14-16 April 2020) dengan hasil sebagai berikut:

1. Persepsi mayoritas pegawai kemenkeu menyatakan bahwa: lebih efektif bekerja dalam WFH, WFH segera menjadi norma kerja baru dan menghendaki pelaksanaan WFH dua hari dalam seminggu.

2. Fasilitas kolaborasi diharapkan dapat disediakan guna menunjang efektivitas WFH;

3. Perlu penyempurnaan proses bisnis yang mendukung pelaksanaan WFH;

4. Perlu penyempurnaan fitur kolaborasi pada aplikasi e-Kemenkeu seperti pada umumnya yang tersedia di aplikasi komersial (easy to use, chat, meeting collaboration, cloud computing).

Adaptasi pola kerja perlu dilakukan oleh seluruh jajaran Kemenkeu. Salah satunya adalah dengan penerapan Flexible Working Space (FWS). FWS merupakan pengaturan pola kerja pegawai yang memberikan fleksibilitas lokasi bekerja selama periode tertentu dengan memaksimalkan teknologi informasi dan komunikasi untuk meningkatkan dan menjaga produktivitas pegawai serta menjamin keberlangsungan pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Keuangan (KMK-223).

Beberapa aspek dalam program Transformasi Kemenkeu yang telah dilakukan diantaranya terdiri dari:

1. Organisasi

• Pembangunan Business Continuity Management (BCM) Kementerian Keuangan
• Implementasi Flexible Working Arrangement (FWA)
• Penyederhanaan Birokrasi (Delayering)

2. SDM

• Kebijakan SDM pada Masa Transisi dalam Tatanan Normal Baru
• Layanan SDM Berbasis Digital
• Penguatan Nilai-Nilai Kementerian Keuangan sebagai Corporate Culture

3. Aset

• Pelaksanaan Activity Based Workplace (ABW) dan Penggunaan Aset Bersama
• Implementasi Satellite Office dalam rangka menyongsong Normal Baru

4. IT

• Penguatan Jaringan Kemenkeu
• Pengembangan Modul Aplikasi Office Automation (OA) untuk mendukung Flexible Working Space (FWS)
• Peningkatan Perimeter Keamanan Informasi dari sisi End-User

5. Keuangan dan Kinerja

• Penghematan Belanja Barang Operasional dan Non-Operasional (Birokrasi) di Kementerian Keuangan
• Refocusing dan Reshaping Anggaran
• Penyusunan Pengukuran Kinerja Pegawai Bulanan sebagai Dasar Remunerasi Bulanan

Penerapan New Ways of Working di Kementerian Keuangan diantaranya tercermin dari adanya Collaborative Working Space dan Flexible Working Arrangement. Collaborative Working Space terdiri dari Activity Based Workplace (ABW) dan Satellite Office dan Co-Working Space. ABW, yang diatur dalam KMK 453/KMK.01/2020 tentang Pedoman Pelaksanaan Activity Based Workplace di Lingkungan Kementerian Keuangan, merupakan pengaturan tata letak ruang yang mengedepankan fleksibilitas dan mobilitas dalam bekerja untuk menunjang berbagai aktivitas dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi dengan mempertimbangkan karakteristik organisasi dan pegawai. Implementasi ABW di beberapa unit Kemenkeu diantaranya Organta Setjen, CTO Setjen, Setditjen DJKN, dan KPKNL Ternate.

Satellite Office adalah kantor di luar kantor utama yang memiliki ruang co-working space dan dapat dipergunakan oleh pegawai Kemenkeu untuk melaksanakan FWS (terletak di kawasan penyangga ibu kota negara atau ibu kota provinsi). Sementara Co-working Space adalah ruang kerja yang disediakan bagi pegawai dari unit kerja yang berbeda untuk melaksanakan FWS dan mendukung Satellite Office. Satellite Office dan Co-Working Space diatur dalam SE-45/MK.1/2020 tentang Pedoman Penyiapan dan Penggunaan Satellite Office di Lingkungan Kementerian Keuangan, dimana contoh implementasinya adalah Piloting project Satellite Office di KPPN Bogor dan Co-working Space di KPTIK-BMN Makassar.

Sementara itu, Flexible Working Arrangement terdiri dari Flexible Working Space (FWS) dan Flexible Working Hour (FWH). FWS adalah pengaturan pola kerja pegawai yang memberikan fleksibilitas lokasi bekerja selama periode tertentu dengan memaksimalkan TIK untuk meningkatkan dan menjaga produktivitas pegawai. FWS diatur dalam KMK 223/KMK.01/2020 tentang Implementasi Fleksibilitas Tempat Bekerja (Flexible Working Space) di Lingkungan Kementerian Keuangan. Adapun FWH merupakan pengaturan jam kerja pegawai yang memberikan fleksibilitas waktu bekerja selama periode tertentu dengan tetap memperhatikan capaian kinerja pegawai. Pengaturan terkait FWH tertuang dalam PMK 93/PMK.01/2018 (PMK) tentang Penegakan Disiplin , serta KMK 64/KMK.01/2021 tentang Implementasi FWH dengan Mekanisme Penjadwalan (Work Rosters).

Beberapa lokasi yang dapat digunakan untuk pelaksanaan FWS diantaranya adalah:

a. Rumah, termasuk kategori WFH antara lain bekerja dari Rumah, tempat tinggal sementara, dan homebase.

b. Satellite Office, merupakan kantor Kementerian Keuangan yang terletak di kawasan penyangga ibu kota (di luar kantor pusat atau kantor utama) dan dapat dipergunakan untuk melaksanakan FWS. Contohnya adalah Satellite Office KPPN Bogor.

c. Co-working Space, yaitu unit kerja Kementerian Keuangan yang telah menerapkan konsep activity based workplace dan diperuntukkan sebagai ruang kerja bersama lintas unit. Contohnya adalah CWS KPTIK-BMN Makassar dan CWS KPKNL Ternate.

d. Lokasi lain, yaitu lokasi yang memiliki sarana dan fasilitas penunjang pelaksanaan FWS sepanjang tidak membahayakan keamanan, kesehatan, keselamatan, dan mencemarkan nama baik pegawai dan organisasi.

(Penulis: Paulus Agung Cahya Wahyudi/ Shinta Alisah Atmarani)