Semenjak menjabat Presiden RI, Ir. Joko Widodo telah beberapa kali ‘’mengeluhkan’ pelayanan publik yang prosedural dan administratif. Bahkan beliau pernah mengatakan seorang penyuluh pertanian dan guru lebih banyak tersita waktunya untuk membuat laporan dari pada menjalankan tugas untuk menyuluh dan mengajar. Dan terakhir, pada Sidang Paripurna MPR RI, pelantikan Presiden Jokowi untuk masa jabatan kedua, (20/10/2019), mengatakan untuk menyederhanakan eselonisasi di kementerian/lembaga.

Efisiensi dan Efektivitas Organisasi Pemerintah

Kondisi di atas, merupakan representasi sebagian kondisi birokrasi pemerintahan di Indonesia. Kegiatan yang sangat prosedural dan administrasi mempengaruhi efisiensi dan efektivitas organisasi pemerintah. Efisiensi dimaksud terkait penggunaan SDM, dana, sarana-prasarana, dan waktu. Sementara itu, efektivitas terkait dengan tingkat keberhasilan organisasi mencapai tujuannya termasuk dalam melayani masyarakat. Max Weber, Bapak Teori Organisasi, mengatakan birokrasi yang ideal adalah organisasi yang dapat mengatasi ketidakefisienan dan ketidakpraktisan dalam organisasi.  

Banyak instansi pemerintah yang selalu merasakan kekurangan pegawai bahkan dengan merekrut pegawai ‘honorer’. Pegawai sering bekerja lembur, pulang malam atau kerja di hari libur. Salah satu penyebabnya adalah beban kerja yang dihasilkan dari workload analysis yang tidak seimbang dengan jumlah SDM.  Kemungkinan workload analysis banyak ‘direcoki’ dengan kegiatan yang prosedural dan administrasi, yang tidak berkorelasi dengan tujuan utama organisasi.

Dengan jumlah SDM yang banyak dan sering melakukan lembur, akan menambah pengeluaran negara. Lembur juga meningkatkan kelelahan fisik dan psikologis SDM, yang pada akhirnya dapat mempengaruhi kesehatan dan kinerja pegawai. 

Hal di atas juga mempengaruhi kebutuhan luasan gedung, inventaris/peralatan kantor, alat tulis kantor dan sarana prasana lainnya. Penambahan sarana prasarana tersebut juga akan menambah beban anggaran pemerintah.

 Kegiatan yang sangat prosedural dan admintrasi akan menyita waktu sehingga mengurangi waktu untuk melaksanakan kegiatan utama organisasi. Pelayanan pemerintah akan terkesan lambat dan lama.

Disamping mempengaruhi efisiensi, birokrasi yang prosedural dan administrasi sangat mempengaruhi efektivitas pencapaian tujuan organisasi pemerintah termasuk dalam melayani masyarakat. Resources akan banyak tertuju untuk kegiatan yang tidak substantif, pada akhirnya mempengaruhi kinerja organisasi pemerintah dan tingkat kepuasan masyarakat sebagai stakeholders utama pemerintah. Untuk lingkup yang lebih luas, hal ini juga mempengaruhi ease of doing business di Indonesia.  

Kondisi birokrasi Indonesia berbeda dengan di negara maju. Organisasi sangat ramping dengan jumlah SDM yang efisien, dan hampir tidak ada overtime (lembur) karena reward lembur yang mahal dibandingkan dengan waktu kerja rutin. Prosedural sedapat mungkin dipangkas Demikian juga kegiatan administratif, yang tidak perlu, akan ditiadakan.

Perubahan Mind Set dan Debirokratisasi

Salah satu unsur terpenting dari organisasi menurut "General System Theory” adalah SDM, yang menjalankan organisasi berfungsi secara efektif dan efisien. Untuk mencapai hal tersebut, dibutuhkan perubahan mind set (pola pikir) para pejabat/pegawai pemerintahan (birokrat). Birokrat harus menerapkan prinsip efektivitas dan efisiensi dengan melaksanakan tugas dengan cepat, tepat, proaktif dan tulus, serta menghindari pemborosan sumber daya.

Perubahan mind set dimulai dari seleksi birokrat yang bebas dari KKN; pelatihan hard dan soft skill untuk menciptakan birokrat yang profesional dan berintegritas; serta pengembangan SDM menggunakan merit system. Birokrat harus mengubah mind set menjadi pelayan masyarakat yang melayani dengan tulus, bukan dilayani. Birokrat perlu menginternalisasi kata bijak dari Mahatma Ghandi “cara terbaik untuk menemukan diri anda sendiri adalah kehilangan diri anda sendiri dalam melayani orang lain”.

Hal yang tidak kalah pentingnya yang harus dilakukan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi organisasi pemerintah adalah debirokratisasi dan deregulasi. Debirokratisasi dilakukan dengan menghilangkan tatakerja yang lamban dan berbelit-belit. Sedangkan deregulasi dilakukan dengan memangkas aturan-aturan yang tidak penting. Organisasi pemerintah harus melakukan penyederhanaan business process termasuk persyaratan layanan, mempersingkat waktu layanan, dan menggunakan teknologi informasi dalam pelayanan.

Utuk menunjang debirokratisasi dan deregulasi tersebut, organisasi harus di desain menjadi organisasi model organik, yang agile, cepat beradaptasi terhadap perkembangan zaman. Organisasi model organik kurang mengandalkan peraturan dan prosedur; wewenang yang disentralisasikan; dan lebih luwes.

Penulis : Edward UP Nainggolan

     (Kepala Kanwil DJKN Kalimantan Barat)