Kita selalu menemukan batasan-batasan dalam berperilaku, baik di dalam lingkup sempit seperti keluarga, maupun dalam lingkup yang lebih luas dan formal seperti pertemuan bisnis dan rapat organisasi. Batasan-batasan tersebut dapat berupa table manner, etika kerja, hingga etiket dalam berkomunikasi.

Di dalam kehidupan sehari-hari dan profesi, kerap kali kita tidak menyadari telah berperilaku di luar batasan tersebut. Hal tersebut sebenarnya dapat merugikan diri sendiri, khususnya jika hal tersebut terjadi di pertemuan formal. Oleh karena itu, etiket sangat penting untuk disadari dan dipahami setiap orang, khususnya dalam komunikasi formal.

Etiket bukan kumpulan peraturan, melainkan tentang menghadirkan rasa nyaman secara sosial dan menciptakan lingkungan dimana orang-orang merasa nyaman dan aman dalam berinteraksi. Di dalam aktivitas bisnis dan aktivitas formal lainnya, etiket bisnis dapat meningkatkan tingkat kepercayaan stakeholder.

Salah satu aspek penting dalam etiket bisnis adalah rapport. Rapport merupakan relasi saling setuju dan saling mengerti yang membuat komunikasi menjadi mudah. Rapport yang baik dapat dibangun melalui bahasa tubuh yang hangat dan bersahabat, misalnya dengan memberikan senyum yang jujur dan natural.

Rapport juga dapat diupayakan dengan cara mengobservasi kesamaan-kesamaan dengan lawan bicara. Melalui observasi tersebut, Anda dapat menyesuaikan diri dengan perilaku lawan bicara. Selain itu, observasi perilaku tersebut juga dapat membantu teknik mirroring dalam berkomunikasi. Teknik mirroring merupakan salah satu metode dalam percakapan yang digunakan untuk menunjukkan ketertarikan atau kedekatan dengan lawan bicara.

Etiket bisnis umumnya diterapkan dalam pertemuan yang bersifat formal. Etiket bisnis juga dapat diterapkan secara praktis dalam beberapa cara komunikasi antara lain

1. Perkenalan diri

Upayakanlah mencari tahu informasi tentang lawan bicara atau stakeholder dalam pertemuan bisnis. Ketika menyapa, cobalah untuk menyapa seseorang dengan gelarnya. Selain itu, ketika berjabat tangan, lakukan dengan erat dengan kontak mata yang fokus. Namun, apabila situasi tidak memungkinkan misalnya pandemi Covid-19, lakukanlah salam dengan kontak mata yang fokus kepada lawan bicara.

2. Etiket bisnis dalam rapat

Salah satu etiket terpenting dalam mengikuti rapat adalah tiba tepat waktu, misalnya lima menit sebelum waktunya. Buatlah agenda rapat yang jelas dan jangan lakukan rapat yang tidak tepat guna. Perhatikan juga sikap duduk yang sopan dan nyaman agar tidak mengganggu fokus peserta rapat lainnya.

Ketika berkomunikasi di dalam sebuah rapat, sampaikanlah seluruh ide dengan memperhatikan aturan yang ada. Berikanlah rasa hormat kepada peserta rapat lainnya dengan kebiasaan sederhana seperti mengucapkan “terima kasih” dan “tolong”.

3. Etiket bisnis dalam rapat daring

Saat mengikuti rapat yang diadakan secara daring, persiapan dasar yang perlu dilakukan adalah memastikan semua perangkat dan gawai dapat bekerja dengan baik. Selain itu, tempat yang kondusif dan jauh dari distraksi juga dapat meningkatkan konsentrasi dalam mengikuti rapat daring.

Di dalam rapat daring, setiap peserta rapat bertanggungjawab untuk menjaga kondusifitas rapat. Oleh karena itu, setiap peserta rapat dapat menonaktifkan microphone saat tidak berbicara, menggunakan pakaian yang sopan, tidak melakukan kegiatan lain saat rapat daring berlangsung, dan hal-hal lainnya yang dapat mengganggu fokus peserta rapat lainnya.

Dengan memahami etiket, tujuan komunikasi dapat dicapai dengan baik sehingga tujuan-tujuan strategis dalam rapat atau pertemuan formal diharapkan dapat terwujud dengan baik pula.

Sumber: Webinar Business Etiquette Communication Skills and Understanding Multi Generation Characteristic oleh Becky Tumewu.

(Narasi: Mateus; Foto: Mateus)