Tahukah kamu pentingnya meninggalkan meja dalam keadaan bersih?

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, pegawai tentunya tidak terlepas dari penggunaan kertas atau berkas fisik. Apabila berkas tersebut tidak diorganisir dengan baik, maka berkas tersebut akan menumpuk dan tidak teratur di meja kerja. Hal ini tentunya akan mengganggu produktivitas dan kenyamanan kerja pegawai. Menjaga kebersihan dan kerapian meja kerja secara berkelanjutan menjadi salah satu cara sederhana yang dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Selain untuk meningkatkan produktivitas kerja, meja yang bersih dan rapi akan mendukung langkah pengamanan data dan informasi instansi. Dalam hal ini, dikenal dengan istilah clean desk policy. Clean desk policy adalah langkah pengamanan data dan informasi dengan menyimpan seluruh informasi yang bersifat sensitif dan rahasia dengan baik. Tidak meninggalkan berkas penting di atas meja saat pegawai sudah pulang atau saat sedang istirahat. Seluruh berkas yang dianggap penting dapat disimpan dalam laci dan ditutup dengan rapat.

Untuk mendukung clean desk policy dapat dilakukan dengan menerapkan hal-hal sebagai berikut:

1. Untuk memaksimalkan upaya penyimpanan berkas dalam bentuk softcopy dan hanya mencetak dokumen yang benar-benar dibutuhkan bentuk fisiknya;
2.  Memastikan laci yang digunakan untuk menyimpan berkas penting selalu dalam keadaan terkunci apabila sedang ditinggalkan;
3. Tidak menuliskan kata sandi komputer pada media apapun;
4. Memastikan komputer selalu dalam keadaan terkunci atau mati saat ditinggalkan;
5. Memastikan meja kerja bersih dai segala macam berkas, dokumen, dan kertas sebelum pulang bekerja;
6. Menghancurkan dokumen cetak yang sudah selesai digunakan.

Berkas aktif yang masih digunakan dan tidak tertata di atas meja sering kali menjadi penyebab meja kerja menjadi tidak nyaman. Selain enam hal di atas, pegawai juga dapat melakukan beberapa hal agar meja kerjanya lebih tertata. Dengan mengorganisir berkas aktif ke dalam beberapa map yang diberi label berdasarkan sifatnya (biasa, segera, sangat segera) dan berdasarkan keamanannya. Menyusun to do list juga perlu dilakukan agar tidak ada pekerjaan yang tertinggal. Selain itu, berkas yang sudah selesai digunakan (inaktif) juga sebaiknya segera disimpan di lemari atau rak berkas masing-masing pegawai, untuk berkas yang tidak lagi digunakan, sebaiknya langsung dihancurkan.

Apabila sudah selesai bekerja, pastikan semua barang yang terdapat di atas meja kerja dikembalikan pada tempatnya. Sehingga keesokan harinya pegawai dapat segera melakukan pekerjaan di pagi hari, agar tidak perlu merapikan meja kerja terlebih dahulu. Yang perlu diingat, masing-masing pegawai bertanggung jawab atas keamanan dan kerahasiaan atas berkas-berkas yang dikerjakan.  Apabila kegiatan ini diterapkan dalam kehidupan sehari-hari tentunya akan sangat bermanfaat.

Untuk menerapkannya, anda perlu mengetahui bahwa  waktu yang diperlukan untuk menciptakan sebuah kebiasaan ternyata bervariasi tergantung tingkat kesulitan perilaku yang diinginkan. Menurut pengamatan Maxwell Maltz  dalam karya yang berjudul Psycho-Cybernetics, ia mengatakan bahwa butuh sekitar 21 hari bagi seseorang untuk menyesuaikan diri dengan kebiasaan baru. Ada pula sebuah studi yang dilakukan pada tahun 2009 yang dipublikasikan dalam The European Journal of Social Psychology. Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa jumlah waktu yang diperlukan agar sebuah tindakan dapat diubah menjadi kebiasaan sangat bervariasi. Jumlah rata-rata yang dibutuhkan adalah sekitar 76 hari. Menurut kedua studi tersebut, waktu yang dibutuhkan untuk mengubah kebiasaan kurang lebih antara 21 hari sampai 76 hari (sekitar dua bulan). Selamat mencoba!

Sumber: Diklat Information Security Awareness 

Penulis : Harnytan Anasthasia Siburian (Seksi Hukum dan Informasi KPKNL Jambi)