Adanya pandemi Covid-19 mengakibatkan berbagai Instansi Pemerintah dan Perusahaan melakukan berbagai upaya untuk tetap produktif. Salah satu kebijakan yang dikeluarkan oleh Pemerintah adalah dengan memberlakukan “New Normal”. Berbagai instansi pemerintah dan swasta memberlakukan remote working atau bekerja di rumah (Working From Home atau WFH). Namun, adanya transisi cara kerja yang tergolong tiba-tiba ini dapat memberikan dampak yang berbeda-beda pada tiap orang. Sebagian orang, mereka merasa lebih nyaman dan bisa lebih produktif. Namun di sisi lain, sebagian besar orang merasakan dengan diberlakukannya WFH ataupun remote working, beban kerja mereka menjadi lebih banyak ataupun jam kerja menjadi “fleksibel” (melebihi waktu yang seharusnya atau bahkan tidak ada batasan antara waktu istirahat atau waktu bekerja). Oleh karena itu beban kerja seperti ini dapat membuat pikiran terasa jenuh, bekerja terlalu lama atau bahkan malah membuat kita menunda-nunda pekerjaan.

Untuk membuat perkerjaan kita menjadi lebih efektif, mengurangi perasaan beban kerja yang terasa banyak, dan bahkan menghindari adanya gangguan dari luar, kita dapat menerapkan Teknik Pomodoro. Suatu teknik yang terinspirasi dari penggunaan sebuah timer yang sering digunakan di dapur dan berbentuk seperti tomat (tomat dalam bahasa Italia disebut pomodoro).

Teknik Pomodoro merupakan sistem manajemen waktu yang menggugah orang untuk bekerja secara fokus dalam rentang waktu yang mereka miliki. Secara singkat, dengan menggunakan sistem ini kita akan membagi pekerjaan kita menjadi 25 menit per kegiatan dengan bekerja secara fokus terhadap satu tugas, kemudian 5 menit istirahat total, setiap jeda istirahat ini disebut sebagai “pomodoro”. Kemudian setelah melakukan 4 kali pomodoro, kita mengambil istirahat yang lebih lama lagi, yakni sekitar 15 sampai 20 menit.

Sumber: personal-development-zone.com

Teknik timer ini bertujuan untuk membuat adanya urgensi terhadap suatu pekerjaan dan bukannya membuat kita merasa memiliki pekerjaan yang tidak ada habisnya, sehingga membuat kita terdistraksi oleh hal-hal kecil dan membuat waktu kita yang berharga terbuang percuma. Oleh karena itu, teknik ini mengubah pola pikir kita bahwa sekarang kita hanya punya 25 menit untuk membuat progress sebanyak mungkin pada suatu pekerjaan dalam waktu yang sedikit. Saat melakukan teknik ini sangat disarankan untuk mematikan koneksi internet atau menjauhkan handphone dan/atau laptop yang dapat mengganggu fokus kita dalam mengerjakan suatu tugas.

Kemudian timbul suatu pertanyaan, mengapa teknik ini efektif?

1. Berdasarkan penelitian oleh Jonathan Schooler, rata-rata setiap harinya pikiran orang-orang menghabiskan 15-20% dari waktunya untuk memikirkan hal lain selain pekerjaan, sehingga membuat pekerjaan menjadi susah selesai. Teknik Pomodoro ini akan sangat berguna, sebab dapat menarik perhatian kita selama 25 menit secara penuh.
2. Berdasarkan jurnal yang diterbitkan di Cognition, bahwa istirahat singkat membantu menjaga fokus kita pada suatu pekerjaan. Menurut Alejandro Lieras, seorang profesor psikologi di Universitar Illinois, bahwa “ketika menghadapi tugas panjang (seperti belajar sebelum ujian atau melakukan perpajakan), hal yang terbaik adalah memastikan untuk melakukan istirahat singkat. Istirahat mental singkat tersebut akan membantu kita tetap fokus pada tugas!”
3. Bekerja secara terus menerus dalam waktu yang lama akan membuat mental (otak) lelah dan bosan, sehingga membuat pikiran menjadi tidak terikat dengan pekerjaan.
4. Istirahat dengan menggerakkan tubuh (di setiap interval istirahat) setiap hari dapat membuat otak lebih sehat dan meningkatkan fokus.

Meskipun Teknik Pomodoro ini memang pada mulanya ditujukan untuk pribadi, namun dalam perkembangannya berbagai tim dan kelompok kerja menggunakan teknik ini untuk meningkatkan produktivitas dan kreativitas anggota kelompoknya. Untuk melaksanakan Teknik Pomodoro dalam tim secara efektif, Xiaofeng Wang dalam tulisannya yang berjudul “Turning Time from Enemy into an Ally Using the Pomodoro Technique” menyarankan untuk melakukannya setiap hari dengan 5 tahapan, yakni:

1. Perencanaan : menentukan aktivitas apa saja yang dilakukan dalam satu hari
2. Penghimpunan : mengumpulkan data mentah terkait upaya yang dikeluarkan dan jenis data yang dapat dihitung
3. Pencatatan : menyusun arsip observasi harian
4. Proses : mengubah data mentah menjadi informasi
5. Visualisasi : menyajikan informasi dalam format yang mudah dipahami dan dapat untuk diperbaiki lebih baik lagi

Sumber: Medium.com

Untuk setiap tahapan, Teknik Pomodoro memainkan peran sebagai unit estimasi waktu. Terdapat 2 (dua) aturan yang berlaku: (1) apabila suatu tugas bisa melebihi dari 5-7 pomodoro, maka pecah tugas tersebut menjadi tugas lebih kecil lagi. Aktivitas yang kompleks seharusnya bisa dipecah menjadi beberapa aktivitas; dan (2) apabila suatu tugas dapat dikerjakan kurang dari 1 pomodoro, maka aktivitas lainnya yang serupa dapat digabungkan. Dalam penelitian tersebut, Xiaofeng melihat banyak kelompok yang menerapkan teknik ini merasa pekerjaan mereka tidak seberat dahulu lagi, lebih efisien dan memiliki suatu ritme “natural” dalam pekerjaan sehari-hari.

Mungkin konsep ini akan terdengar ruwet untuk selalu tetap tracking time di tengah kesibukan kita. Oleh karena itu, kita dapat mengunduh aplikasi pembantu di handphone kita melalui Playstore untuk aplikasi Pomodoro Timer Lite atau Apple Store untuk aplikasi Focus Keeper, sehingga kita dapat lebih mudah mengaplikasikan teknik ini dalam pekerjaan kita.

Penulis : Yosep P. B. (Pelaksana KPKNL Manado)

Sumber:

1. Kat Boogaard. Take it From Someone Who Hates Productivity Hacks—the Pomodoro Technique Actually Works di www.themuse.com (diakses pada tanggal 27 Agustus 2020)
2. Masuma Memon. 2019. The science behind the pomodoro technique and how it helps supercharge your productivity di www.focusboosterapp.com (diakses pada tanggal 27 Agustus 2020)
3. Wang, Xiaofeng. 2010. Turning Time From Enemy into an Ally using the Pomodoro Technique. Agility Across Time and Space: Implementing Agile Methods in Global Software Projects. Bab 10: 149-166.