Jl. Lapangan Banteng Timur No.2-4, Jakarta Pusat
 150-991    ID | EN      Login Pegawai
Artikel DJKN

Jaga Arsip, Jaga Negara

Kamis, 23 Juli 2020 pukul 12:23:46   |   137 kali

Apa yang ada dipikiran Anda apabila mendengar kata “arsip”? Apakah tumpukan kertas? Atau sebuah gudang dengan banyak lemari penuh debu? Lalu, apa sebenarnya arsip itu? Tahukah Anda, Negara kita memiliki kesadaran akan pentingnya arsip. Bukti keseriusan negara dalam menangani arsip tertuang dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (selanjutnya disebut UU 43/2009). Pada pasal 1 UU 43/2009 menyebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Kearsipan merupakan salah satu hal yang penting dalam administrasi organisasi. Di samping itu, arsip mempunyai fungsi sebagai pertanggungjawaban kegiatan organisasi yang bersangkutan dan diperlukan dalam pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan. Arsip juga memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi yaitu sebagai sumber informasi organisasi.

Secara umum, arsip terbagi menjadi 2 kategori yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Sifat arsip statis antara lain memiliki nilai guna kesejarahan dan berketerangan dipermanenkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Sedangkan arsip dinamis memiliki jangka waktu tertentu dan digunakan langsung dalam kegiatan pencipta arsip. Kedua jenis arsip ini harus dikelola dengan benar sesuai dengan peraturan dan ketentuan kearsipan yang ada. Terdapat kisah menarik terkait pentingnya mengelola arsip saat Indonesia akan merdeka. Teks proklamasi tulisan tangan Bung Karno yang didikte oleh Bung Hatta sempat nyaris terbuang di tempat sampah! Untungnya naskah tersebut berhasil diamankan oleh salah satu tokoh pers asal Aceh, BM Diah.

Terbayangkah Anda apabila naskah penuh sejarah tersebut terbuang? Dari kisah tersebut dapat kita ambil pelajaran bahwa arsip adalah hal yang penting dan perlu kita jaga bersama.

Pada lingkup Kementerian Keuangan, kearsipan telah diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan. PMK tersebut mengatur secara detail bagaimana mengelola kearsipan di lingkungan Kementerian Keuangan hingga menjelaskan tentang klasifikasi arsip, klasifikasi keamanan informasi arsip hingga pengaturan sarana dan prasarana dalam kearsipan. Lebih lanjut, jadwal retensi arsip diatur dalam Keputusan Menteri Keuangan Nomor 769/KM.1/2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kementerian Keuangan dan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 1200/KM.1/2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.

Secara singkat, pengelolaan arsip pada unit vertikal dapat dibagi menjadi 4 tahapan. Pertama, membuat Surat Keputusan Panitia. Panitia kearsipan mencakup perwakilan seluruh bidang dan bagian selaku unit pengolah (unit yang menciptakan arsip dan bertanggung jawab atas arsip aktif). Kedua, melaksanakan pemilahan arsip sesuai jangka retensi arsip, pemberian klasifikasi arsip, dan pengelompokan sesuai dengan klasifikasi arsip. Ketiga, unit pengolah menyerahkan arsip inaktif dan arsip yang akan dimusnahkan kepada unit kearsipan (dhi. Bagian Umum). Terakhir, unit kearsipan akan melakukan verifikasi dan mengajukan daftar arsip usul musnah secara berjenjang.

Seiring berkembangnya teknologi, pengelolaan arsip di era digital juga mengalami perkembangan. Proses bisnis menjadi lebih ringkas karena sudah semakin berkurangnya arsip dalam bentuk fisik yang telah berubah dalam bentuk digital. Pada internal Kementerian Keuangan khususnya DJKN sangat terbantu dengan adanya aplikasi Nadine dan SMARt DJKN. Berkas yang awalnya berupa fisik kertas, kini telah secara otomatis tersimpan dan terkirim dalam bentuk digital. Namun, keamanan informasi termasuk keamanan arsip menjadi tantangan baru di era dewasa ini. Metode penyimpanan arsip yang dahulu disimpan di dalam rak, kini cukup disimpan dalam media penyimpanan yang lebih ringkas seperti flashdisk, harddisk, atau server aplikasi. Media penyimpanan yang ringkas juga menjadi tantangan tersendiri bagi insan Kementerian Keuangan. Perlu awareness yang tinggi dari setiap pegawai untuk menjaga keamanan data dan informasi.

Kantor Wilayah DJKN Sulawesi Utara, Tengah, Gorontalo, dan Maluku Utara serius dalam melakukan pengelolaan kearsipan. Salah satu bukti keseriusannya adalah dengan menjadikan pengelolaan kearsipan sebagai salah satu Indikator Kinerja Utama (IKU) pada Bagian Umum sejak tahun 2019. Diharapkan dengan hadirnya IKU ini dapat meningkatkan kesadaran seluruh pegawai akan pentingnya menjaga dan mengelola arsip sesuai dengan peraturan yang ada. Mari bersama sama kita rawat, kita jaga, dan kita kelola arsip yang ada di unit kita sesuai dengan peraturan yang berlaku demi mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan meningkatkan kualitas pelayanan publik.


Penulis : Idham Widagdo Utomo, Kanwil DJKN Suluttenggomalut

Disclaimer
Tulisan ini adalah pendapat pribadi dan tidak mencerminkan kebijakan institusi di mana penulis bekerja.
Peta Situs | Email Kemenkeu | FAQ | Prasyarat | Wise | LPSE | Hubungi Kami |