Artikel DJKN

Aplikasi SIMPELMAN, Upaya Pengendalian Internal dan Peningkatan Kualitas Layanan

Rabu, 27 Mei 2020 pukul 07:58:30   |   153 kali

Teknologi telah menggeser banyak hal dalam penyelenggaran pelayanan dan kehidupan bermasyarakat. Ketanggapan dan keluwesan organisasi merupakan suatu hal penting untuk dapat memberikan layanan terbaik kepada masyarakat/stakeholder. Karena itu, perlu upaya-upaya ekstra agar pelayanan yang kita berikan di era saat ini dapat sesuai dengan harapan stakeholder. Perubahan semakin cepat karena tersedianya smartphone dan data yang tersedia dengan harga yang terjangkau. Jumlah pengguna internet di Indonesia relatif tinggi.

Berdasarkan riset platform manajemen media sosial HootSuite dan agensi marketing sosial We Are Social bertajuk "Global Digital Reports 2020" yang dirilis pada akhir Januari 2020 menyebutkan bahwa 64,5% penduduk Indonesia sudah terhubung dengan internet. Dibanding tahun 2019 lalu, jumlah pengguna internet di Indonesia meningkat sekitar 17 persen atau 25 juta pengguna. Semakin masyarakat terkoneksi dengan internet maka segala layanan yang diberikan akan senantiasa dikritisi dan menuntut layanan yang lebih baik lagi.

Hal ini juga dialami dan dirasakan oleh Kanwil DJKN Kalimantan Barat . Berdasarkan arahan Kepala Kanwil DJKN Kalimantan Barat dan didukung sepenuhnya oleh seluruh pejabat eselon III, eselon IV beserta seluruh pegawai maka dilakukan upaya untuk dapat membangun aplikasi yang dapat digunakan sebagai sarana pengendalian internal sekaligus peningkatan layanan kepada masyarakat. Bekerjasama dan sinergi dengan Fakultas Teknik Universitas Tanjung Pura maka dibangunlah aplikasi SIMPELMAN (Sistem Informasi Monitoring Pelayanan Manajemen Aset Negara).

Kerjasama dan sinergi dengan berbagai pihak senantiasa dilakukan dalam rangka peningkatan layanan yang diberikan. SIMPELMAN dibangun sebagai sarana untuk memonitor pelayanan yang diberikan oleh Kanwil DJKN Kalimantan Barat, KPKNL Pontianak dan KPKNL Singkawang. Monitor pelayanan tersebut dilakukan dua sisi yaitu dari sisi manajemen kantor melalui pimpinan dan dari sisi stakeholder sehingga dapat memantau proses permohonan layanan yang telah diajukan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa tidak terjadi penyimpangan dalam pemberian layanaan seperti penundaan layanan, penyalahgunaan wewenang, penyimpangan prosedur dan lainnya.

Kanwil DJKN Kalimantan Barat senantiasa berupaya untuk selalu meningkatkan layanan yang diberikan dengan layanan yang cepat, mudah, transparan dan akuntabel. Pengguna jasa akan memperoleh notifikasi melalui email atas setiap proses layanan yang dilakukan oleh Kanwil DJKN Kalimantan Barat, KPKNL Pontianak dan KPKNL Singkawang sehingga alur perjalanan permohonan tersebut dapat berperan aktif memantau proses yang dilakukan.

Aplikasi ini juga sebagai sarana bagi pegawai untuk meningkatkan kinerjanya dan sarana bagi pimpinan untuk memonitor proses layanan yang diberikan sehingga dapat diselesaikan sesuai atau lebih cepat dari waktu yang telah ditentukan. Kejelasan dan kepastian layanan secara real time merupakan wujud respon Kanwil DJKN Kalimantan Barat atas perubahan yang terjadi di era digital.

Pengendalian Internal

SIMPELMAN sejalan dengan pengendalian internal sesuai konsep “three line of defence”. Dimana terdapat tiga lini pertahanan yaitu lini pertahanan pertama, lini pertahanan kedua, dan lini pertahanan ketiga. Lini pertahanan pertama dilaksanakan oleh manajemen dan seluruh pegawai, lini ini bertanggung jawang melaksanakan pengendalian proses bisnis. Lini pertahanan kedua menjalankan fungsi kepatuhan dilaksanakan oleh unit kepatuhan internal, bertanggung jawab untuk memantau pelaksanaan proses bisnis pada lini pertahanan pertama. Lini Pertahanan ketiga melaksanakan fungsi audit dan review atas penerapan pengendalian intern.

SIMPELMAN merupakan lini pertahanan pertama yang merupakan ujung tombak atau garda terdepan dalam memberikan layanan sehingga dipastikan bahwa proses penyelesaian permohonan dilaksanakan dengan efektif dan sesuai ketentuan. Seluruh pegawai dituntut berperan aktif dan cepat tanggap dalam memenuhi harapan pengguna jasa sehingga layanan yang diberikan dapat memuaskan. Hal ini akan memberikan dampak pada reputasi DJKN dan Kementerian Keuangan.

Peningkatan Kualitas Layanan

Upaya peningkatan kualitas layanan dapat dilihat dari keterlibatan pengguna jasa dalam memantau permohonan yang diajukan. Pada aplikasi SIMPELMAN, pengguna jasa dapat melakukan registrasi permohonan dengan memasukkan detail permohonan, email dan nomor telepon yang akan digunakan sebagai sarana penyampaian notifikasi. Setiap alur proses layanan yang dilakukan oleh Kanwil DJKN Kalimantan Barat,KPKNL Pontianak, dan KPKNL Singkawang akan disampaikan notifikasi kepada pengguna jasa melalui email dimaksud. Hal ini akan memberikan kepastian layanan kepada pengguna jasa sehingga setiap alur permohonan dapat dipantau.

Pengembangan SIMPELMAN akan terus dilakukan secara berkelanjutan agar senantiasa dapat memberikan layanan terbaik kepada pengguna jasa. Pengendalian internal dan peningkatan kualitas layanan merupakan proses yang panjang bahkan dapat dikatakan never ending proses. Dan tentunya dukungan dan kesamaan persepsi seluruh pihak akan sangat menentukan.

Setiap pegawai memiliki peran masing-masing sesuai tugas yang diberikan. Karena itu, sikap ketulusan, tanggungjawab dan komitmen dalam penyelesaian tugas akan sangat menentukan keberhasilan kami. Sekecil apapun keterlibatan pegawai dalam setiap aktivitas pelayanan akan memberikan dampak yang besar bagi layanan yang diberikan. SIMPELMAN merupakan wujud pengejawatahan arahan yang selama ini digaungkan oleh Kepala Kanwil DJKN Kalimantan Barat yaitu “Make It Simple But Signifikan” dan menyuratkan serta menyiratkan untuk memberikan layanan terbaik kepada pengguna jasa. Upaya pengendalian internal dan peningkatan kualitas layanan semoga dapat meningkatkan reputasi DJKN di wilayah Kalimantan Barat.

Disclaimer
Tulisan ini adalah pendapat pribadi dan tidak mencerminkan kebijakan institusi di mana penulis bekerja.