Artikel DJKN

Bekerja dari Rumah (Work From Home) Dari Sudut Pandang Unit Kepatuhan Internal

Selasa, 31 Maret 2020 pukul 10:49:58   |   29723 kali
Penulis : Tantri Dewayani, Kepala Seksi Kepatuhan Internal Kanwil DJKN Jawa Barat

A. Latar Belakang
Bekerja dari rumah atau work from home yang dilaksanakan saat ini merupakan tindak lanjut atas imbauan Presiden Joko Widodo pada konferensi pers di Istana Bogor Jawa Barat (15 Maret 2020). Presiden mengimbau agar dapat meminimalisasi penyebaran virus corona tipe baru (SARS-CoV-2) penyebab Covid-19, masyarakat diminta untuk bekerja, belajar, dan beribadah dari rumah, salah satunya menciptakan sistem bekerja dari rumah. Imbauan ini, khususnya untuk Aparatur Sipil Negara, telah ditindaklanjuti oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi melalui Surat Edaran nomor 19 Tahun 2020 tentang Penyesuaian Sistem Kerja Aparatur Sipil Negara dalam Upaya Pencegahan Covid-19 di Lingkungan Instansi Pemerintah. Isinya, ASN dapat bekerja di rumah/tempat tinggal, tetapi dipastikan ada dua level pejabat struktural tertinggi yang bekerja di kantor. Selain itu, ada larangan kegiatan tatap muka yang menghadirkan banyak peserta untuk ditunda atau dibatalkan. Sebelumnya, sejumlah perusahaan swasta di Jakarta juga telah mengeluarkan kebijakan bekerja dari rumah (work from home). Perusahaan tersebut misalnya Unilever, Nestle, Prudential, Coca Cola, HSBC, Indofood, dan Frissian Flag. Setiap perusahaan mempunyai kebijakan sendiri, seperti membagi dua tim yang secara bergantian bekerja di rumah dan di kantor serta bekerja dari rumah hanya diperuntukkan bagi mereka yang sakit dan baru dari perjalanan ke luar negeri. Ataupun hanya menerapkan bekerja di rumah selama beberapa hari karena untuk keperluan penyemprotan disinfektan.

Menyikapi situasi dan informasi yang terus berkembang terkait penyebaran Covid-19, Kementerian Keuangan telah mengambil berbagai kebijakan terkait, diantaranya adalah dengan mengeluarkan surat edaran yang berisi kebijakan bekerja dari rumah atau work from home bagi para pegawai Kementerian Keuangan. Kantor Wilayah DJKN Jawa Barat mulai melaksanakan work from home sejak tanggal 19 Maret 2020, secara bergantian sesuai dengan kriteria yang disebutkan dalam Surat Edaran Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan nomor 5 tahun 2020. Bekerja dari rumah atau work from home tentunya memiliki kewajiban dan tanggung jawab yang sama dengan bekerja dari kantor. Namun pada pelaksanaannya, penerapan work from home ternyata memiliki tantangan dan kendala yang tidak mudah, karena tidak semua sektor pekerjaan dapat dikerjakan dari rumah. Banyak faktor yang dapat mempengaruhi pelaksanaan work from home seperti ketiadaan alat kerja dan komunikasi, kurangnya koordinasi, gangguan “domestik” lingkungan di rumah tangga, dan lain sebagainya.

Kepatuhan Internal merupakan unit yang bertugas untuk memantau pelaksanaan pengendalian intern dalam setiap pelaksanaan tugas dan fungsinya. Dalam hal terjadi kebijakan yang bersifat tidak biasa seperti halnya work from home ini, tentunya diperlukan strategi tertentu dalam hal pemantauan pelaksanaan pengendalian terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.

B. Permasalahan
Bagaimana peran unit kepatuhan internal dalam pelaksanaan work from home di Kanwil DJKN Jawa Barat?

C. Tinjauan Teori dan Pembahasan
1. Pengertian Work From Home
Work from home adalah suatu istilah bekerja dari jarak jauh, lebih tepatnya bekerja dari rumah. Jadi pekerja tidak perlu datang ke kantor tatap muka dengan para pekerja lainnya. Work from home ini sudah tidak asing bagi para pekerja freelancer, namun mereka lebih sering menyebutnya dengan kerja remote atau remote working. Work from home dan remote working sebenarnya tidak ada bedanya hanya istilah saja, yang membedakan hanyalah peraturan perusahaan mereka bekerja. Ada yang menerapkan working hours normal 8 pagi sampai 4 sore atau jam kerja bebas asal pekerjaan beres dan komunikasi selalu fast respon.
Menurut Crosbie & Moore (2004), bekerja dari rumah berarti pekerjaan berbayar yang dilakukan terutama dari rumah (minimal 20 jam per minggu). Bekerja dari rumah akan memberikan waktu yang fleksibel bagi pekerja untuk memberikan keseimbangan hidup bagi karyawan. Disisi lain juga memberikan keuntungan bagi perusahaan.

2. Kelebihan Work From Home
Bila dibandingkan dengan bekerja secara normal di kantor, bekerja dari rumah atau work from home memiliki beberapa kelebihan, yaitu :
a. Biaya operasional menurun
Kelebihan dari penerapan work from home yang pertama adalah biaya operasional kantor menjadi menurun, tidak perlu menyediakan komputer, tempat kerja, internet, listrik dan makan siang untuk pekerja.
b. Lebih fleksibel
Dalam bekerja, work from home lebih fleksibel terutama saat bosan bekerja, bisa pindah dari meja kerja menuju ruang tamu, teras, taman, kamar atau ruangan lain di rumah yang nyaman untuk bekerja. Selain fleksibel masalah tempat bekerja, dalam hal waktu work from home juga fleksibel bisa disesuaikan. Yang terpenting saat bekerja dari rumah, karyawan bisa bertanggung jawab dengan pekerjaannya.
c. Produktivitas meningkat
Statistik dari website emailanalytics.com menjelaskan bahwa 77% pekerja work from home produktifitas kerjanya meningkat. Ini terjadi karena tingkat stres bekerja semakin berkurang sehingga produktifitas kerja bertambah. Beberapa hal yang bisa menyebabkan stres seperti macet di jalan, pekerjaan yang menumpuk, masalah teman kerja dan masalah-masalah lain yang sering ditemui di kantor yang menyebabkan kurangnya semangat kerja.
d. Kepuasan kerja meningkat
Tingkat stres yang menurun membuat kepuasan bekerja semakin meningkat. Ketika mampu menyelesaikan pekerjaan lebih baik dan lebih cepat, tentu ini akan meningkatkan kepuasan kerja sehingga karyawan menjadi loyal terhadap perusahaan.
e. Work life balance meningkat
Work life balance adalah keseimbangan antara pekerjaan dengan kehidupan sehari-hari. Dengan bekerja dari rumah, karyawan bisa lebih dekat dengan keluarga dan lingkungan sekitar sehingga life balance terpenuhi. Keseimbangan antara pekerjaan dengan kehidupan ini bisa tercapai saat dirinya memiliki produktifitas kerja yang baik sehingga bisa mengalokasikan waktu sesuai dengan porsinya masing-masing.
f. Terhindar dari gangguan lingkungan kerja
Seringkali terdapat teman kerja dalam satu kantor yang bersifat toxic, menganggu atau sering membuat masalah. Orang-orang seperti ini sangat menganggu dalam hal produktivitas kerja. Belum lagi gangguan lain yang ada di kantor yang banyak mempengaruhi dalam hal mood bekerja dan produktifitas. Berbeda dengan ketika bekerja dari rumah yang suasananya lebih nyaman, tenang dan kondusif sehingga lebih fokus dalam bekerja
g. Lebih dekat dengan keluarga
Bekerja dari rumah secara langsung akan lebih dekat dengan keluarga, apalagi bagi yang memiliki anak kecil yang membutuhkan perhatian dari orang tua.

3. Kekurangan Work From Home
Selain memiliki kelebihan, bekerja dari rumah atau work from home juga memiliki kekurangan yang tidak didapatkan bila bekerja dilaksanakan secara normal di kantor. Kekurangan tersebut adalah :
a. Sulit melakukan monitoring pekerja
Untuk memonitor pekerja saat melakukan work from home lebih susah dibandingkan saat bekerja di kantor secara langsung. Diperlukan sistem yang baik untuk memonitor setiap pekerja dan tidak terlalu kaku dalam hal peraturan, agar hal ini tidak menjadi masalah yang besar.
b. Hilangnya motivasi kerja
Motivasi kerja bisa hilang karena suasana berbeda jauh dengan kerja di kantor. Apalagi godaan di rumah lebih banyak dan tidak ada pengawasan dari atasan langsung, sehingga membuat motivasi kerja lama kelamaan menjadi hilang. Salah satu tandanya dengan pekerjaan yang selalu telat dari deadline yang sudah ditentukan.
c. Banyak gangguan kerja
Tidak setiap pekerjaan yang dilakukan dari rumah bisa berjalan dengan mulus. Banyak sekali gangguan terutama dari anak dan keluarga, belum lagi orang-orang disekitar yang menganggap hanya di rumah nganggur saja padahal sebenarnya sedang kerja secara remote. Untuk itu perlu memberi tahu kepada semua orang bahwa kita sedang bekerja dari rumah. Dalam survei, keluhan work from home yang paling banyak adalah ketidakmampuan untuk memberi batasan saat bekerja.
d. Miskomunikasi
Komunikasi menjadi tantangan terbesar saat melakukan work from home. Untuk itu harus selalu online dan mudah dihubungi, sehingga saat ada diskusi atau koordinasi tidak ketinggalan info. Frekuensi komunikasi juga harus dilakukan sesering mungkin untuk menjaga komunikasi antar tim bisa berjalan dengan baik dan tidak terjadi miskomunikasi.
e. Masalah keamanan data
Keamanan menjadi salah satu isu yang perlu diperhatikan ketika work from home. Data-data pekerjaan yang penting tidak disarankan untuk dikirim menggunakan jaringan biasa. Untuk melakukan proteksi keamanan lebih perlu menggunakan layanan keamanan dengan VPN. VPN memungkinkan untuk membuat saluran aman dalam jaringan publik, sehingga tidak ada yang bisa mengaksesnya kecuali hanya pengirim dan penerima saja.
f. Biaya operasional rumah meningkat
Semua biaya operasional bekerja otomatis pindah semuanya saat kerja dari rumah. Mulai dari listrik, internet dan makanan yang sebelumnya menjadi tanggung jawab dari kantor.
g. Tidak semua pekerjaan bisa dilakukan dari rumah
Kekurangan work from home yang terakhir adalah tidak semua pekerjaan bisa dilakukan dari rumah.
Dari semua kelebihan dan kekurangan di atas, permasalahan yang sering terjadi dalam pelaksanaan work from home menurut penelitian Barbara Larson (Northeastern University) adalah masalah pengawasan dan monitoring terhadap pekerjaan setiap pegawai. Disinilah menurut penulis muncul peran Unit Kepatuhan Internal dalam fungsinya sebagai pengendalian internal, untuk dapat memastikan bahwa pekerjaan tetap dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4. Pengendalian Internal
Pengendalian internal merupakan salah satu cara atau alat untuk tercapainya tujuan organisasi. Menurut Pahala Nainggolan (2012), Pengendalian internal memiliki komponen seperti:
a. Penetapan kebijakan-kebijakan dalam semua aspek organisasi
b. Penetapan prosedur-prosedur untuk menjamin pelaksanaan dan dipatuhinya kebijakan yang telah ditetapkan.
Untuk memenuhi komponen tersebut, dibutuhkan unsur-unsur utama dalam pengendalian internal, diantaranya:
a. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian yang baik, akan menunjang praktek-praktek keuangan yang sehat, demikian juga sebaliknya. Bila lingkungan pengendalian tidak baik, maka akan terlihat dari sikap dan tindakan yang diambil dalam pengelolaan organisasi sehari-hari.
b. Sistem akuntansi
Sistem akuntansi merupakan serangkaian prosedur dan formulir yang digunakan untuk menghasilkan informasi keuangan. Sistem akuntansi disusun dengan memperhatikan beberapa kaidah standar akuntansi. Tujuan akhirnya adalah memproduksi laporan keuangan dan laporan lainnya. Oleh karena itu, sistem akuntansi disebut sebagai panduan dalam memproses transaksi menjadi informasi.
c. Prosedur pengendalian.
Prosedur merupakan panduan bagi setiap pelaksana di lapangan dan telah disesuaikan dengan kondisi yang ada, biasanya melingkupi pemisahan tugas, otorisasi, perancangan dan penggunaan dokumen, pengendalian aset organisasi hingga kontrol pada pihak independen.

5. Peran Unit Kepatuhan Internal
Pengendalian internal di lingkungan Kementerian Keuangan dimulai sejak terbitnya Keputusan Menteri Keuangan nomor 152/KMK.9/2011. KMK-152 ini merupakan wujud nyata bentuk terobosan Kementerian Keuangan dalam melaksanakan PP 60 tahun 2008 yang mewajibkan penerapan pengendalian intern oleh seluruh kementerian/lembaga dan pemerintah daerah.
Disebut terobosan, karena melalui KMK-152 Kementerian Keuangan mengamanatkan pembentukan satu unit khusus pada tiap jenjang satuan kerja yang bertugas untuk melakukan pemantauan atas fungsi pengendalian intern.
Pembentukan unit semacam ini merupakan hal baru pada praktik organisasi publik, meskipun pada organisasi privat sudah banyak diterapkan. Praktik ini mengacu pada best practices konsep three lines of defence pada organisasi modern untuk meningkatkan pengendalian organisasi. Inti konsep tersebut adalah bahwa pengendalian organisasi dilakukan melalui 3 lapis pertahanan.
Manajemen operasional merupakan lini pertahanan pertama yang bertanggung jawab penuh untuk menjalankan seluruh kebijakan organisasi dengan menjalankan pengendalian intern secara terus menerus dalam seluruh tahapan kegiatan.
Untuk membantu efektivitas manajemen, dibentuk lini pertahanan kedua, yang bertugas untuk memantau pelaksanaan pengendalian intern pada waktu-waktu yang ditentukan. Ada berbagai nama dalam praktik penerapan konsep ini, seperti unit kontrol intern, unit kepatuhan, unit manajemen risiko, unit legal, dan lain sebagainya. Fungsi ini di lingkungan internal Kementerian Keuangan dilaksanakan oleh Unit Kepatuhan Internal (UKI).

UKI bertugas melakukan pemantauan atas pengendalian internal di setiap tingkatan manajemen pada masing-masing unit organisasi lingkup Kementerian. Unit ini juga mempunyai tugas memperingatkan lini pertahanan pertama jika ditemukan kelemahan-kelemahan mulai dari tahapan rancangan sampai dengan pelaksanaan pengendalian internal. Lini pertahanan ketiga adalah auditor (terutama auditor intern), yang bertugas untuk melakukan pemantauan pengendalian intern dengan waktu dan cakupan kegiatan lebih longgar dari yang dilakukan oleh UKI.

Dalam penerapan work from home di Kanwil DJKN Jawa Barat, peran UKI menjadi lebih penting mengingat perlunya dilakukan evaluasi berkala terhadap pelaksanaan work from home, apalagi kebijakan ini baru diterapkan pertama kali. Ada pekerjaan-pekerjaan tertentu yang tidak dapat dilakukan secara online, harus dilakukan secara langsung.
Saat ini, kewajiban UKI Kanwil DJKN dalam melakukan pemantauan atas pengendalian internal di Kantor Wilayah DJKN antara lain dalam hal :
a. Sebagai Unit Pengendali Gratifikasi (UPG) yang bertugas dalam hal penerapan pengendalian gratifikasi
b. Melakukan pemantauan terhadap proses bisnis bidang PKN (persetujuan/penolakan penjualan BMN)
c. Melakukan pemantauan terhadap proses bisnis bidang Penilaian (verifikasi berkas permohonan penilaian BMN dan penyusunan Laporan penilaian BMN)
d. Melakukan pemantauan kode etik yang terdiri dari: inspeksi mendadak kehadiran pegawai pada jam kerja, pemantauan kode etik, dan pemantauan APT
e. Menyusun laporan capaian kinerja yang merupakan kompilasi kanwil dan KPKNL
f. Melaksanakan dialog kinerja organisasi
g. Menyusun dan reviu kontrak kinerja dan manual IKU para pegawai
h. Menyusun profil risiko dan laporan pemantauan manajemen risiko
i. Kegiatan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan.
Dalam pelaksanaan pekerjaan, UKI Kanwil DJKN telah dilengkapi dengan prosedur pengendalian, menggunakan beberapa perangkat laporan yang berupa aplikasi yang berbasis online. Namun, dengan adanya kebijakan work from home, terdapat beberapa pekerjaan yang seharusnya dilaksanakan secara fisik tidak dapat dilaksanakan, seperti pemeriksaan kelengkapan berkas pengelolaan kekayaan negara dan penilaian, pemantauan kode etik kehadiran pegawai pada jam kerja dan APT.
Meskipun demikian, terdapat hal-hal lain yang memudahkan UKI dalam melaksanakan pemantauan pengendalian saat ini, antara lain adalah dengan telah dilaksanakannya office automation berupa penggunaan aplikasi Nadine sebagai tata persuratan di Kanwil DJKN Jawa Barat.
Dengan aplikasi Nadine yang berbasis VPN Kementerian Keuangan, data-data pekerjaan yang dikirim mendapatkan proteksi keamanan yang baik, karena saluran yang digunakan merupakan saluran aman, tidak berada dalam jaringan publik.
Melalui aplikasi Nadine, pemeriksaan kelengkapan dokumen PKN (persetujuan/penolakan), misalnya, dapat dilakukan dengan cara mengunduh data yang sudah tersimpan dalam bentuk soft file pada server.
Demikian pula dengan penerapan sistem presensi menggunakan aplikasi Dianas berbasis web, yang mewajibkan pegawai untuk mengisi daftar hadir masuk dan pulang secara online. Dengan adanya fasilitas ini, tingkat kepatuhan pegawai dalam melaksanakan tugas secara work from home dapat dimonitor sesuai ketentuan yang berlaku.

Agar dapat menjalankan fungsi sebagai lini pertahanan kedua secara optimal dalam pelaksanaan work from home, UKI Kanwil DJKN Jawa Barat telah membantu lini pertama dalam hal ini Bagian Umum untuk memastikan hal-hal sebagai berikut :
a. Melakukan identifikasi, siapa saja yang memungkinkan bekerja dari rumah, pekerjaan apa saja yang mungkin bisa dikerjakan dari rumah
b. Menentukan sumber daya peralatan yang dimiliki oleh pegawai, apakah pegawai mempunyai peralatan untuk bekerja di rumah, seperti laptop, dan apakah sambungan internetnya lancar, dsb.
c. Menentukan bagaimana pengawasan dan koordinasi dilakukan (koordinasi pembagian tugas).
d. Memastikan pekerja dapat menggunakan perangkat/aplikasi untuk melakukan koordinasi jarak jauh dengan berbagai macam aplikasi yang telah tersedia.
e. Memantau kehadiran pegawai dalam pertemuan yang dilaksanakan secara online melalui aplikasi zoom meeting.
Untuk dapat mewujudkan work from home yang produktif, diperlukan komunikasi dan kerjasama yang baik dari seluruh pihak, khususnya atasan dan bawahan, agar dapat meminimalisir faktor-faktor kendala yang mungkin terjadi.
Dengan mengusung niat dan tujuan yang sama, yaitu memutus rantai penyebaran Covid-19, pelaksanaan work from home diharapkan tidak akan mengurangi tercapainya target kinerja yang telah diamanatkan oleh organisasi. Unit Kepatuhan Internal selaku lini pertahanan kedua tetap dapat berfungsi secara optimal dalam memantau lini pertahanan pertama (dhi. seluruh tingkatan manajemen) yang bertanggung jawab penuh untuk menjalankan seluruh kebijakan organisasi dengan menjalankan pengendalian intern secara terus menerus dalam seluruh tahapan kegiatan

D. Simpulan dan Saran
1. Simpulan
Bekerja dari rumah atau work from home merupakan sistem yang dipilih pemerintah untuk mengurangi penyebaran virus corona tipe baru (SARS-CoV-2) penyebab Covid-19. Dengan bekerja dari rumah diharapkan akan menjaga jarak sosial, yakni mengurangi mobilitas orang, menjaga jarak fisik, dan mengurangi kerumunan orang.
Unit Kepatuhan Internal Kanwil DJKN Jawa Barat sebagai lini pertahanan kedua dalam three lines of defence, berperan dalam melakukan pemantauan atas pelaksanaan work from home di Kanwil DJKN Jawa Barat agar dapat terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Unit Kepatuhan Internal memantau lini pertahanan pertama (dhi. seluruh tingkatan manajemen) yang bertanggung jawab penuh untuk menjalankan seluruh kebijakan organisasi dengan menjalankan pengendalian intern secara terus menerus dalam seluruh tahapan kegiatan.
2. Saran
Hal-hal yang disarankan agar work from home dapat tetap produktif adalah ;
a. Lakukan komunikasi yang jelas dengan atasan dan pastikan mengerti apa yang diharapkan oleh pimpinan.
b. Sebanyak mungkin komunikasi baik melalui suara (telepon), teks pesan singkat, dan tatap muka atau virtual seperti panggilan video, Skype, Zoom.
c. Mandi dan berpakaian sopan. Laksanakan work from home seperti pelaksanaan pekerjaan rutin di kantor.
d. Jika tidak memiliki ruang kerja di rumah, sebisa mungkin buat ruang khusus untuk pekerjaan. Tidak memiliki ruang kerja di rumah yang lengkap ketika mulai bekerja jarak jauh dapat menyebabkan penurunan produktivitas sementara.
e. Memberikan batasan jam kerja.
f. Sebanyak mungkin interaksi tatap muka online melalui panggilan video, memberi kabar kepada atasan secara reguler.
g. Atasan harus memberikan arahan dalam bentuk komunikasi yang jelas dan menjaga moral bawahan.


Pustaka :
1. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 152/KMK.9/2011
2. Pahala Nainggolan (2012), Manajemen Keuangan Lembaga Nirlaba. Jakarta: Yayasan Integrasi-Edukasi
3. Barbara Larson (2020), Companies Can Help Employees Working Remotley During The Covid-19 Pandemic, Northeastern University Boston
4. Crosbie, T & Moore, J (2004), “Work-life Balance and Working from Home”, Teesside University


Disclaimer
Tulisan ini adalah pendapat pribadi dan tidak mencerminkan kebijakan institusi di mana penulis bekerja.