Artikel DJKN

Optimalisasi Lelang Barang Milik Negara melalui SOP Integratif (Studi Kasus KPKNL Jakarta II)*

Selasa, 24 April 2018 pukul 09:03:46   |   693 kali

OPTIMALSISASI LELANG BMN MELALUI SOP INTEGRATIF

(STUDI KASUS KPKNL JAKARTA II) *)

A. Latar Belakang

Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) mempunyai tugas dan fungsi (tusi) sangat beragam, diantaranya pengelolaan kekayaan Negara, pelayanan penilaian, pengurusan piutang Negara dan pelayanan lelang. Beragamnya tugas dan fungsi tersebut meniscayakan proses bisnis yang berbeda-beda yang berimbas pada adanya segregasi (pemisahan) pelayanan. Struktur organisasi di Kantor Pusat DJKN mencerminkan segregasi tersebut.

Pelayanan tusi di Kantor Pusat DJKN, walaupun rumit dari sudut pandang eksternal, sejauh ini tetap masih bisa berlangsung relatif baik mengingat setiap Direktorat mempunyai kewenangan untuk bertindak keluar. Hal ini tercermin dari ketentuan tata naskah dinas Kementerian Keuangan cq DJKN yang memberi kewenangan kepada masing-masing Direktur (dan Sekretaris) untuk memproduksi surat keluar sesuai tusi masing-masing. Tidak demikian halnya dengan di unit operasional.

Jenis pelayanan di KPKNL juga beragam, yaitu pelayanan penilaian, pelayanan pengelolaan kekayaan Negara, pelayanan pengurusan piutang Negara dan pelayanan lelang, disamping pelayanan melalui unit pendukung seperti subbagian umum, hukum dan informasi, serta kepatuhan internal. Dalam kasus KPKNL, tusi yang berkaitan langsung dengan pihak eksternal ada 4 (empat), yaitu:

- Pelayanan Penilaian;

- Pelayanan Pengelolaan Kekayaan Negara;

- Pelayanan Lelang, dan

- Pelayanan Pengurusan Piutang Negara.

Dari keempat pelayanan tersebut semuanya mempunyai rezim hukum yang berbeda sehingga seolah ada “partisi organisasi” yang pada akhirnya mengakibatkan segregasi pelayanan. Dari empat pelayanan, ada tiga pelayanan, yaitu pelayanan penilaian, pengelolaan kekayaan Negara dan lelang yang dalam praktek mempunyai singgungan yang sangat kuat, bahkan terkadang proses pelayanannya berkesinambungan.

Dalam kasus KPKNL, permasalahan menjadi lebih rumit karena hanya Kepala KPKNL yang berwenang membuat surat keluar sebagai representasi tusi dan kebijakan dari Kantor Pusat DJKN. Pihak eksternal tentu tidak mau tahu jika dalam tubuh KPKNL ada segregasi pelayanan akibat adanya partisi organisasi.

Partisi organisasi ini terlihat jelas saat ada Kementerian/Lembaga, selanjutnya disingkat K/L, yang mengajukan permohonan persetujuan Penjualan BMN yang akan ditindaklanjuti dengan penjualan lelang kepada KPKNL. K/L dalam hal ini harus melalui tiga partisi organisasi, yaitu:

- Permohonan penilaian BMN yang akan dipindahtangankan;

- Permohonan persetujuan penjualan BMN; dan

- Permohonan penetapan jadwal lelang.

Walaupun regulasi telah memberi kemudahan, misalnya penilaian BMN bisa dimohonkan oleh Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara kepada Seksi Pelayanan Penilaian KPKNL, namun dalam berbagai kasus partisi organisasi tersebut sangat terasa. Muncul kesan dari K/L bahwa pelayanan di KPKNL tidak terpadu, kalah dengan mekanisme di SAMSAT yang mengenal pelayanan satu pintu untuk berbagai tusi. Dengan kata lain pelayanan penjualan lelang BMN di KPKNL sebagai salah satu bentuk pelayanan publik belum sepenuhnya berorientasi kepada pelanggan. Apalagi dalam praktek sering dijumpai BMN yang diajukan penjualan lelang nilainya relatif kecil sehingga tidak sebanding dengan biaya pengurusan yang harus dikeluarkan K/L. Data lelang nasional tahun 2017 menunjukkan performa lelang BMN yang kurang optimal, baik dilihat dari pokok lelang maupun frekuensi lelang. Pokok lelang BMN tahun 2017 sebesar Rp245.6 Miliar yang hanya merupakan 1,5% dari pokok lelang keseluruhan sebesar Rp.16.4 Triliun.

B. Rumusan Masalah

Permasalahan dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut: Bagaimana mengoptimalisasi pelayanan lelang BMN oleh KPKNL.

C. Tujuan dan Manfaat

Penelitian ini bertujuan untuk mengoptimalisasi lelang BMN melalui upaya penyusunan standart operating prosedur (SOP) yang lebih berorientasi kepada pelanggan dengan cara memadukan beberapa SOP yang selama ini masih terpisah-pisah, yang selanjutnya kami sebut sebagai SOP Integratif. Manfaat dari penelitian ini bagi organisasi adalah pertama memberikan kerangka berpikir yang komprehensif bagi upaya perbaikan/penyempurnaan SOP di bidang pengelolaan kekayaan Negara, penilaian dan lelang. Kedua memperbaiki reputasi organisasi KPKNL dalam memberikan pelayanan kepada K/L terkait pelayanan penjualan BMN melalui lelang.

D. Batasan Masalah dan Lokasi Penelitian

Penulisan ini diberikan pembatasan masalah sebagai berikut:

1. Pelaksanaan lelang BMN yang diteliti hanya jika surat persetujuan penjualan BMN tersebut merupakan kewenangan dari KPKNL;

2. Prosedur dan norma waktu Pelayanan penilaian tidak diteliti karena sudah termasuk dalam paket pengajuan permohonan persetujuan penjualan BMN;

3. BMN berupa selain tanah dan bangunan.

Lokasi penelitian di KPKNL Jakarta II yang dilakukan pada tanggal 11 April 2018. Sample penelitian sebanyak 26 minuta Risalah Lelang yang dibuat oleh Pejabat Lelang KPKNL Jakarta II periode tahun 2017, dari total 99 minuta risalah lelang BMN yang merupakan kewenangan KPKNL Jakarta II (atas nama Menteri Keuangan) dalam memberikan persetujuan penjualan BMN. Selain meneliti minuta Risalah Lelang, penelitian ini juga meneliti berkas permohonan persetujuan penjualan di seksi Pengelolaan Kekayaan Negara. Untuk memperkuat argumen dilengkapi dengan wawancara.

E. Landasan Teori dan Tinjauan Pustaka

Berdasarkan Pasal 1 angka 1 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 27/PMK.06/2016 tentang Petunjuk Pelaksanaan Lelang, yang dimaksud lelang adalah penjualan barang yang terbuka untuk umum dengan penawaran harga secara tertulis dan/atau lisan yang semakin meningkat atau menurun untuk mencapai harga tertinggi, yang didahului dengan Pengumuman Lelang. Objek yang dijual dalam lelang meliputi setiap benda atau hak yang dapat dijual secara lelang.

Peraturan Pemerintah Nomor 27 tahun 2014 tentang Pengelolaan BMN/D, mendefiniskan Barang Milik Negara (BMN) adalah semua barangyang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lain yang sah. Perolehan lain yang sah meliputi hibah/sumbangan, pelaksanaan perjanjian/kontrak, berdasarkan peraturan perundang-undangan dan berdasarkan putusan pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap.

Pasal 5 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 4/PMK.06/2015 tentang Pendelegasian Kewenangan dan Tanggung Jawab Tertentu dari Pengelola Barang Kepada Pengguna Barang, menetapkan bahwa Pengguna Barang berwenang memberi persetujuan pemindahtanganan BMN berupa penjualan terhadap: pertama, BMN selain tanah/bangunan yang tidak mempunyai dokumen kepemilikan dengan nilai perolehan sampai dengan Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah), kedua bongkaran BMN karena perbaikan (renovasi, rehabilitasi dan restorasi).

Untuk dapat dilaksanakan lelang, K/L harus mengajukan surat permohonan lelang dengan dilampiri surat dokumen persyaratan lelang. Berdasarkan Pasal 5 dan Pasal 6 Peraturan Dirjen Kekayaan Negara Nomor 2/KN/2017 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Lelang, dokumen persyaratan lelang meliputi syarat umum dan syarat khusus. Namun dari keseluruhan syarat yang wajib dilengkapi, ada satu syarat yang menentukan legalitas objek lelang BMN, yaitu surat persetujuan penjualan BMN dari Pengelola/Pengguna BMN.

Pelayanan publik merupakan pemberian pelayanan oleh aparatur pemerintah melalui para pegawainya. Menurut Savas (1987), pada sektor publik pelayanan pemerintah merupakan the delivery of a services by a government agency using its own employees. Usaha peningkatan kualitas pelayanan sangat penting karena negara dan sistem pemerintahan merupakan tumpuan pelayanan bagi warga negara dalam memperoleh jaminan atas hak-haknya. Organisasi pelayan publik juga harus memiliki ciri public accountability, yaitu bahwa setiap warga negara berhak untuk mengevaluasi kualitas pelayanan yang mereka terima. Karena memang sulit untuk menilai kualitas pelayanan tanpa mempertimbangkan peran masyarakat sebagai penerima pelayanan. Sehingga evaluasi yang berasal dari pengguna pelayanan merupakan elemen utama dalam analisis kualitas pelayanan publik. Sedangkan elemen yang kedua adalah kemudahan suatu pelayanan yang dapat diidentifikasi sebelum proses pelayanan tersebut atau setelah pelayanan diberikan.

Hakekat pelayanan publik bukan merupakan persoalan administratif saja, seperti pemberian ijin dan pengesahannya, atau pemenuhan kebutuhan fisik, namun mencakup persoalan yang lebih mendasar, yaitu pemenuhan keinginan pelanggan. Hal ini disebabkan oleh kenyataan bahwa dalam setiap organisasi, pemenuhan dan pemberian pelayanan kepada pelanggan merupakan suatu tuntutan. Kualitas pelayanan dan kepuasan pelanggan sangat diutamakan karena kedua hal tersebut sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan dan perkembangan misi organisasi.

Walaupun kepuasan pelanggan memiliki sifat yang sangat relatif, namun ditambahkan oleh Batinggi (1999) bahwa ada ada semacam ukuran yang umum, yaitu apabila pelanggan dapat menerima perlakuan dan hasil berupa hak dengan kegembiraan dan keikhlasan maka hal tersebut menunjukkan bahwa pelanggan telah mendapatkan kepuasan pelayanan.

Untuk mengetahui apakah pelayanan publik sudah dilakukan dengan baik maka perlu dilihat apakah pelayanan tersebut sudah dilakukan sesuai SOP yang ditetapkan. SOP merupakan dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil yang kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya serendah-rendahnya. Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M-PAN/11/2008, SOP bermanfaat untuk:

1. sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian;

2. membantu staf lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari;

3. meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggungjawab;

4. menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkret untuk memperbaiki kinerja;

5. menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya;

6. menunjukkan bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik;

7. menghitung tumpang tindih pelaksanaan tugas pelayanan;

8. membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural.

F. Gambaran Objek Penelitian

Berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 379/KN/2017 tentang Perubahan atas Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013 tentang Standar Prosedur Operasi KPKNL, telah ditetapkan beberapa SOP, diantaranya yang terkait dengan tulisan ini adalah:

a. Pelaksanaan Penjualan Barang Milik Negara Berupa Selain Tanah dan/atau Bangunan Pada Pengguna Barang (Tingkat KPKNL).

b. Verifikasi Permohonan Penilaian BMN untuk Permohonan Penilaian dari Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara; dan

c. Penetapan Jadwal Lelang

Pelaksanaan ketiga SOP tersebut secara umum telah dilaksanakan dengan baik oleh KPKNL Jakarta II. Salah satu indikatornya adalah peningkatan capaian kinerja lelang KPKNL Jakarta II tahun 2016-2017 sebagaimana ditampilkan dalam Tabel 1 berikut ini:

Tabel 1

Capaian Kinerja Lelang BMN pada KPKNL Jakarta II Tahun 2016-2017

Uraian

Tahun 2016

Tahun 2017

Pokok Lelang

58.862.928.020

59.826.078.319

Bea Lelang

1.236.960.225

1.156.661.534

Frekuensi

251

310

Sumber: Dropbox Direktorat Lelang 2017

Jika dibandingkan dengan capaian lelang BMN secara Nasional, kinerja KPKNL Jakarta II cukup baik. Adapun capaian kinerja lelang BMN secara nasional untuk tahun 2016-207 sebagaimana ditampilkan dalam Tabel 2 berikut ini:

Tabel 2

Capaian Kinerja Lelang BMN Nasional Tahun 2016-2017

Uraian

Tahun 2016

Tahun 2017

Pokok Lelang

283.508.821.104

245.627.147.145

Bea Lelang

5.661.015.512

5.226.830.635

Frekuensi

3.226

4.022

Sumber: Dropbox Direktorat Lelang 2017

Dari data lelang BMN nasional diperoleh kesimpulan awal bahwa pada tahun 2017 terdapat permohonan lelang sebanyak 4.022 kali. Kita asumsikan bahwa permohonan tersebut dilakukan oleh masing-masing Satuan Kerja K/L. Dengan jumlah Satker aktif di seluruh K/L tahun 2017 sebanyak 18.909 maka pemohon lelang BMN hanya 21 persen saja. Tentu hal ini patut mendapat perhatian.

Dalam penulisan ini telah dilakukan penelitian terhadap 26 (dua puluh enam) minuta Risalah Lelang BMN tahun 2017 yang dibuat oleh Pejabat lelang KPKNL Jakarta II. Jumlah minuta tersebut merupakan 26 persen dari total populasi objek penelitian sebanyak 99 (sembilan puluh sembilan). Sesuai pembatasan masalah, hanya pelaksanaan lelang yang surat persetujuan penjualan BMN merupakan kewenangan KPKNL Jakarta II yang dilakukan penelitian. Penelitian minuta Risalah Lelang ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran norma waktu pelaksanaan SOP. Hasil penelitian sebagaimana Tabel 3 berikut ini:

Tabel 3

Pengukuran Jangka Waktu Pelaksanaan SOP Terkait Penjualan BMN Melalui Lelang

No

No RL

Tanggal Surat Diterima

Tanggal Persetujuan Penjualan KPKNL

tanggal surat permohonan lelang

tanggal surat penetapan lelang

Jangka Waktu Surat Permohonan Penjualan Diterima s/d Surat Penetapan Lelang

Jangka Waktu Persetujuan Penjualan s/d Surat Permohonan lelang

1

2

3

4

5

6

7

8

1

025/2017

17/11/2016

18/11/2016

29/12/2016

30/12/2016

43

41

2

029/2017

04/08/2016

20/12/2016

11/01/2017

16/01/2017

165

22

3

034/2017

21/10/2016

28/12/2016

11/01/2017

17/01/2017

88

14

4

011/2017

06/09/2016

01/12/2016

19/12/2016

30/12/2016

115

18

5

012/2017

06/12/2016

06/12/2016

03/01/2017

09/01/2017

34

28

6

016/2017

30/10/2016

05/12/2016

16/12/2016

22/12/2016

53

11

7

018/2017

30/10/2016

01/12/2016

29/12/2016

30/12/2016

61

28

8

032/2017

05/12/2016

05/12/2016

10/01/2017

13/01/2017

39

36

9

049/2017

29/12/2016

03/01/2017

18/01/2017

24/01/2017

26

15

10

051/2017

29/12/2016

03/01/2017

18/01/2017

24/01/2017

26

15

11

050/2017

29/12/2016

03/01/2017

18/01/2017

24/01/2017

26

15

12

043/2017

04/08/2016

20/12/2016

16/01/2017

20/01/2017

169

27

13

045/2017

14/09/2016

15/12/2016

16/01/2017

02/02/2017

141

32

14

040/2017

25/11/2016

06/01/2017

30/01/2017

02/02/2017

69

24

15

039/2017

06/12/2016

04/04/2016

25/01/2017

02/02/2017

393

296

16

194/2017

06/12/2016

03/05/2017

17/06/2017

09/06/2017

185

45

17

195/2017

04/01/2017

03/05/2017

08/06/2017

13/06/2017

160

36

18

191/2017

26/01/2017

03/04/2017

31/05/2017

07/06/2017

132

58

19

198/2017

18/10/2016

21/10/2016

19/05/2017

31/05/2017

225

210

20

234/2017

13/03/2017

23/03/2017

20/07/2017

31/07/2017

140

119

21

235/2017

14/06/2017

16/06/2017

18/07/2017

24/07/2017

40

32

22

392/2017

23/03/2017

18/05/2017

26/10/2017

03/11/2017

225

161

23

394/2017

05/10/2017

05/10/2017

30/10/2017

17/11/2017

43

25

24

174/2017

04/01/2017

20/03/2017

27/04/2017

22/05/2017

138

38

25

373/2017

20/11/2017

24/11/2017

27/11/2017

28/11/2017

8

3

26

425/2017

05/06/2017

02/08/2017

25/08/2017

27/11/2017

175

23

TOTAL

2919

1372

RATA-RATA

112,2692308

52,769

Sumber: data primer diolah.

G. Analisis dan Pembahasan

Sesuai ketentuan yang berlaku, Satker K/L yang akan menghapuskan BMN selain tanah/bangunan harus melalui beberapa kegiatan administrasi yang dapat dirangkum sebagai berikut:

  1. Satker K/L menginventarisasi BMN selain tanah/bangunan yang akan dihapuskan;
  2. Satker K/L membentuk tim penghapusan/penjualan BMN selain tanah/bangunan;
  3. Satker K/L melakukan penaksiran harga BMN selain tanah/bangunan;
  4. Dalam hal penaksiran harga merupakan kewenangan Pengelola Barang, maka penaksiran harga dilakukan oleh Penilai KPKNL;
  5. Satker K/L sesuai kewenangannya mengajukan persetujuan penjualan BMN selain tanah/bangunan kepada Pengguna Barang atau Pengelola Barang;
  6. Dalam hal persetujuan penjualan BMN selain tanah/bangunan ditujukan kepada Pengelola Barang, maka harus diperhatikan tingkat arestasinya, apakah kewenangan KPKNL, Kantor Wilayah DJKN atau Kantor Pusat;
  7. Pada saat surat permohonan persetujuan penjualan BMN selain tanah/bangunan sudah diterima oleh Pengelola Barang (misalnya kewenangan KPKNL) maka oleh KPKNL akan dilakukan proses administrasi, termasuk survey lapangan dan penilaian ulang jika dipandang perlu;
  8. Pengelola Barang (KPKNL) menerbitkan Surat Persetujuan penjualan BMN selain tanah/bangunan (atau surat penolakan);
  9. Satker K/L secara berjenjang akan melengkapi syarat-syarat untuk mengajukan permohonan lelang;
  10. Satker K/L mengajukan surat permohonan penetapan jadwal lelang kepada KPKNL;
  11. Proses penelitian kelengkapan berkas persyaratan lelang oleh KPKNL;
  12. Surat Penetapan Jadwal Lelang oleh KPKNL;
  13. Pengumuman Lelang oleh Satker K/L selaku Penjual;
  14. Pelaksanaan Lelang sampai dengan penunjukkan pembeli lelang;
  15. Pelunasan harga lelang;
  16. Penerbitan Salinan Risalah Lelang sebagai dasar untuk penghapusan BMN selain tanah/bangunan;
  17. Pembuatan Surat Keputusan Penghapusan BMN selain tanah/bangunan.

Berdasarkan rangkuman proses administrasi tersebut dapat disimpulkan bahwa alur administrasi penghapusan BMN selain tanah/bangunan cukup panjang. Tabel 3 mempotret jangka waktu yang diperlukan pada sebagian alur administrasi. Tabel 3 kolom 7 mempotret “Jangka Waktu Surat Permohonan Penjualan diterima KPKNL s.d Surat Penetapan Jadwal Lelang oleh KPKNL.” Sebagai contoh sesuai data pada Risalah Lelang 025/2017 dan pencatatan di Seksi PKN Jakarta II, Satker K/L membutuhkan waktu 43 (empat puluh tiga) hari untuk memperoleh pelayanan sampai dengan penetapan jadwal lelang.

Berdasarkan penghitungan jangka waktu pada kolom 7 pelayanan paling cepat adalah 8 hari dan pelayanan paling lama 393 hari, dengan rata-rata jangka waktu pelayanan di KPKNL Jakarta II adalah 112,26923 hari (pembulatan 112 hari). Dengan catatan jangka waktu 112 hari tersebut belum dihitung waktu pengumuman lelang, pelaksanaan lelang dan penerbitan salinan risalah lelang.

Dari wawancara dengan staf Seksi PKN dan Seksi Lelang KPKNL Jakarta II, diperoleh informasi bahwa lamanya jangka waktu tersebut disebabkan karena:

  1. Berkas permohonan yang diajukan oleh Satker K/L, baik berupa persetujuan penjualan, penilaian maupun penetapan jadwal lelang, tidak lengkap;
  2. Norma waktu SOP penilaian belum sepenuhnya mendukung percepatan pelayanan;

Namun dari Tabel 3 kolom 8 diperoleh kesimpulan menarik. Kolom 8 menampilkan jangka waktu “Persetujuan Penjualan s.d Surat Permohonan Lelang.” Sebagai ilustrasi, sesuai contoh pada Risalah Lelang 025/2017 dan pencatatan di Seksi PKN Jakarta II, Satker K/L membutuhkan waktu 41 (empat puluh satu) hari untuk mengajukan permohonan jadwal lelang, padahal surat persetujuan penjualan sudah diterbitkan oleh KPKNL. Ini menunjukkan dari 43 hari (kolom 7) yang diperlukan Satker K/L sampai dengan memperoleh surat penetapan jadwal lelang, 41 hari (kolom 8) diantaranya merupakan waktu yang dihabiskan Satker K/L untuk menunggu diterimanya surat persetujuan penjualan dan mempersiapkan permohonan lelang. Jangka waktu 41 hari (kolom 8) tersebut bagi Peneliti merupakan waktu yang sia-sia (useless time) karena sesungguhnya bisa dihilangkan jika diberlakukan SOP Integratif. Secara rata-rata (dari 26 sample penelitian) useless time di KPKNL Jakarta II tersebut sebanyak 53 (lima puluh tiga) hari.

Dari analisa Risalah Lelang 025/2017 didapat kesimpulan lain yang menarik, yaitu bahwa proses administrasi di KPKNL untuk Risalah Lelang tersebut (persetujuan penjualan dan penetapan jadwal lelang) hanya memerlukan waktu 2 (dua) hari saja (kolom 8 dikurangi kolom 7), ini yang Peneliti sebut sebagai waktu efektif di KPKNL. Untuk mengetahui waktu efektif di KPKNL per Risalah Lelang dan waktu sia-sia dapat dilihat sesuai Tabel 4 berikut.

Tabel 4

Pengukuran Waktu Efektif di KPKNL Jakarta II dan Waktu Sia-sia

Pada Penjualan BMN Melalui Lelang

No

No RL

Jangka Waktu Surat Permohonan Penjualan Diterima s/d Surat Penetapan Lelang

Jangka Waktu Persetujuan Penjualan s/d Surat Permohonan lelang

Waktu Efektif di KPKNL

Waktu

Sia-Sia (useless time)

1

2

3

4

5

6

1

025/2017

43

41

2

41

2

029/2017

165

22

143

22

3

034/2017

88

14

74

14

4

011/2017

115

18

97

18

5

012/2017

34

28

6

28

6

016/2017

53

11

42

11

7

018/2017

61

28

33

28

8

032/2017

39

36

3

36

9

049/2017

26

15

11

15

10

051/2017

26

15

11

15

11

050/2017

26

15

11

15

12

043/2017

169

27

142

27

13

045/2017

141

32

109

32

14

040/2017

69

24

45

24

15

039/2017

393

296

97

296

16

194/2017

185

45

140

45

17

195/2017

160

36

124

36

18

191/2017

132

58

74

58

19

198/2017

225

210

15

210

20

234/2017

140

119

21

119

21

235/2017

40

32

8

32

22

392/2017

225

161

64

161

23

394/2017

43

25

18

25

24

174/2017

138

38

100

38

25

373/2017

8

3

5

3

26

425/2017

175

23

152

23

2919

1372

1457

1372

112,269

53

59

53

Sumber: data primer diolah.

Sesuai data pada Tabel 4 dapat disimpulkan bahwa rata-rata Satker K/L membutuhkan waktu 112 hari pelayanan, dengan perincian 59 hari efektif di KPKNL Jakarta II dan 53 hari waktu sia-sia. Tentu akan sangat masuk akal jika waktu sia-sia tersebut bisa dihilangkan.

Yang menjadi pertanyaan, jika di KPKNL Jakarta II saja membutuhkan waktu 112 hari pelayanan (termasuk 53 hari waktu sia-sia/useless time), berapa jangka waktu di KPKNL lain yang wilayah kerjanya lebih luas dengan sarana transportasi kurang memadai? Butuh penelitian lanjutan. Walau kesimpulan awal dapat diprediksi yaitu tentu akan lebih panjang. Hal ini menjadi salah satu penyebab mengapa hanya 21 persen saja Satker K/L yang mengajukan permohonan lelang tahun 2017 secara nasional.

Sebagaimana di awal tulisan, partisi organisasi dan segregasi pelayanan menjadi biang keladi dari masih panjangnya waktu pelayanan. Seksi PKN, Seksi Pelayanan Penilaian dan Seksi Pelayanan Lelang selama ini bekerja sesuai rezim hukum dan SOP masing-masing. Hal ini mengakibatkan Satker K/L harus mengajukan lebih dari satu permohonan kepada KPKNL yang sama, untuk jenis pelayanan yang sesungguhnya berkesinambungan dengan persyaratan administrasi yang relatif sama. Disamping tidak efektif, hal ini berpengaruh besar terhadap reputasi DJKN sebagai manager aset.

Bagaimana prinsip dasar SOP Integratif? Pertama DJKN harus mengacu pada hakekat pelayanan publik yang bukan merupakan persoalan administratif saja, seperti pemberian ijin dan pengesahannya, atau pemenuhan kebutuhan fisik, namun mencakup persoalan yang lebih mendasar, yaitu pemenuhan keinginan pelanggan. DJKN/KPKNL dapat memberikan alasan bahwa aturan BMN, Penilaian dan Lelang berbeda-beda dengan SOP yang berbeda pula. Tetapi Satker K/L sebenarnya tidak mau tahu, karena mereka berhubungan dengan KPKNL yang sama.

Untuk menyusun SOP Intergratif pertama-tama harus diidentifikasikan persyaratan administrasi utama yang selama ini harus dilengkapi oleh Satker K/L, yang dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Persyaratan persetujuan penjualan BMN selain tanah/bangunan:

a. Data administratif meliputi identitas barang, keputusan penetapan status penggunaan, dan nilai perolehan dan/atau nilai buku;

b. Nilai limit penjualan;

c. Surat pernyataan atas kebenaran formil dan materiil objek dan besaran nilai yang diusulkan;

2. Persyaratan Verifikasi Permohonan Penilaian BMN untuk Permohonan Penilaian dari Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara:

a. Deskripsi objek Penilaian, meliputi lokasi, jumlah, dan spesifikasi;

b. Dokumen kepemilikan:

dalam hal objek Penilaian berupa kendaraan bermotor, permohonan Penilaian dilengkapi pula dengan fotokopi dokumen kepemilikan atau surat keterangan dari instansi yang berwenang;

dalam hal objek Penilaian berupa limbah padat (scrap), permohonan penilaian dilengkapi dengan deskripsi objek penilaian yang sekurang-kurangnya memuat keterangan berat objek Penilaian;

dalam hal objek Penilaian berupa limbah cair, permohonan penilaian dilengkapi dengan deskripsi objek penilaian yang sekurang-kurangnya memuat keterangan volume objek Penilaian.

3. Persyaratan Penetapan Jadwal Lelang

a. Surat Tugas Pejabat Penjual

b. Informasi tertulis berupa kode Satker dan MAP untuk penyetoran hasil bersih lelang

c. daftar barang yang akan dilelang

d. Surat Keputusan Panitia Penjualan

e. Surat Persetujuan Penjualan BMN selain tanah dan bangunan;

f. Surat Pernyataan/Penetapan Nilai Limit

g. Dokumen kepemilikan barang dalam hal ada dokumen;

h. Foto objek lelang dalam hal lelang melalui internet.

Dari rincian persyaratan administrasi tersebut dapat disimpulkan bahwa hampir semua persyaratan Penetapan Jadwal Lelang dapat dipenuhi oleh Satker K/L pada saat Satker K/L baru akan mengajukan permohonan persetujuan Penjualan BMN (yang diproses di Seksi PKN), kecuali Surat Persetujuan Penjualan BMN selain tanah/bangunan dan Penetapan Nilai Limit (dalam hal Seksi PKN berpendapat perlu adanya revisi nilai limit). Dengan demikian dokumen utama yang dibutuhkan untuk proses yang berkesinambungan ini sesungguhnya hanya Surat Persetujuan Penjualan BMN selain tanah/bangunan.

Dalam praktek, setelah Satker K/L mendapatkan Surat Persetujuan Penjualan BMN selain tanah/bangunan dari KPKNL, maka Satker masih harus mengajukan surat permohonan lanjutan berupa permohonan Penetapan Jadwal Lelang. Dalam penelitian ini, isu utama SOP integratif adalah Satker K/L hanya perlu mengajukan satu surat permohonan tetapi sudah mendapat pelayanan yang berkesinambungan, seperti proses bisnis di SAMSAT, meliputi:

  1. Pelayanan surat persetujuan penjualan BMN selain tanah/bangunan;
  2. Pelayanan penilaian, dalam hal dipandang perlu; dan
  3. Pelayanan surat penetapan Jadwal Lelang.

Menjadi kewajiban KPKNL untuk mengintegrasikan ketiga seksi, sehingga Satker K/L tidak bolak-balik. Dengan SOP Integratif useless time akan bisa dihilangkan bahkan diharapkan dapat memangkas waktu efektif di KPKNL. Komunikasi antar seksi dapat dilakukan dengan nota dinas, misalnya jika proses bisnis di seksi PKN sudah selesai segera diteruskan ke Seksi Pelayanan Lelang untuk ditetapkan jadwal lelangnya. Untuk menjamin legalitas permohonan, terlebih dahulu harus dilakukan koordinasi dengan Satker K/L agar dalam pengajuan surat permohonan sudah berisi beberapa layanan sekaligus, termasuk pelayanan jadwal lelang, berikut persyaratan lelang yang dapat dipenuhi di awal, misalnya Surat Tugas Pejabat Penjual, Informasi tertulis berupa kode Satker/MAP, Surat Keputusan Panitia Penjualan, foto objek lelang dan sebagainya. Dalam Risalah Lelang tetap menunjuk pada surat permohonan dari Satker K/L sebagai dasar pelaksanaan lelang.

H. Simpulan dan Saran

  1. Berdasarkan SOP yang berlaku, pelayanan lelang BMN permohonan dari Satker K/L di KPKNL Jakarta II sudah sesuai ketentuan. Namun jika dikaitkan dengan pelayanan publik yang berorientasi pelanggan masih terdapat beberapa proses bisnis yang perlu diintegrasikan. Proses bisnis tersebut berupa permohonan persetujuan penjualan barang yang ditindaklanjuti dengan lelang BMN;
  2. Permohonan persetujuan penjualan barang yang ditindaklanjuti dengan lelang BMN selama ini terkesan masih tersegregasi, karena Satker K/L harus mengajukan surat permohonan lebih dari satu kali untuk proses bisnis yang berkesinambungan dengan persyaratan adminsitratif relatif sama. Hal ini tidak baik jika dilihat dari reputasi organisasi.
  3. Bahwa berdasarkan penelitian di KPKNL Jakarta II, rata-rata Satker K/L membutuhkan waktu 112 hari kalender untuk memperoleh surat penetapan jadwal lelang terhitung sejak diterimanya surat permohonan persetujuan penjualan BMN oleh KPKNL cq Seksi PKN. Waktu 112 hari tersebut terdiri dari 59 hari waktu efektif di KPKNL dan rentang waktu 53 hari kalender yang dihabiskan oleh Satker K/L untuk mengajukan permohonan penetapan jadwal lelang setelah persetujuan penjualan dari KPKNL ditetapkan. Useless time 53 hari tersebut tidak perlu terjadi jika di KPKNL diterapkan SOP Integratif.
  4. Agar DJKN cq KPKNL menyusun dan menerapkan SOP Integratif yang memadukan SOP persetujuan penjualan BMN selain tanah dan bangunan dengan SOP penetapan jadwal lelang;
  5. Isu utama dalam SOP Integratif tersebut adalah K/L cukup mengajukan satu surat permohonan yang berisi beberapa proses bisnis sekaligus, dalam hal ini persetujuan penjualan BMN selain tanah dan bangunan, termasuk penilaian BMN jika diperlukan, dan penetapan jadwal lelang. SOP Integratif akan secara langsung menghilangkan useless time dan mendorong pengurangan waktu efektif di KPKNL sehingga akan meningkatkan reputasi organisasi secara signifikan.
  6. Untuk memperoleh gambaran yang lebih lengkap, kami menyarankan agar penelitian diperluas objek penelitiannya dengan melibatkan lebih banyak KPKNL.

Daftar Pustaka

Achmad KM, Mansyur. 2010. Teori-Teori Mutakhir Administrasi Publik. Yogyakarta:

Rangkang Education.

Departemen Pendidikan Nasional. 2008. Pelayanan Prima. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai.

Dwiyanto, Agus. 2010. Manajemen Pelayanan Publik: Peduli, Inklusif, dan Kolaboratif.

Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Reformasi Pelayanan Publik. 2010. Averroes Press.

Ratminto dan Atik Septi Winarsih. 2006. Manajemen Pelayanan. Pengembangan Model Konseptual, Penerapan Citizen’s Charter dan Standar Pelayanan Minimal. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Peraturan Pemerintah Nomor 27 tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah.

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 27/PMK.06/2016 tentang Petunjuk Pelaksanaan Lelang.

Peraturan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 2/KN/2017 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Lelang.

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 4/PMK.06/2015 tentang Pendelegasian Kewenangan dan Tanggung Jawab Tertentu dari Pengelola Barang Kepada Pengguna Barang.

Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 379/KN/2017 tentang Perubahan atas Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013 tentang Standar Prosedur Operasi (standart operating procedure) Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang.

*) Naskah ini merupakan edisi ringkas dari Karya Tulis Kelompok 3 Pelatihan Pejabat Lelang Bagi Pejabat Struktural DJKN Tahun 2018 di KNPK. Penyusun/Penulis : Margono Dwi Susilo (ketua); Asim (anggota); Lucyanna Chaterin Sinaga (Anggota); Muhammad Nur Huseng (anggota);Yusuf Supriyadi (anggota). Dengan Dewan Penguji: Kurnia Ratna Cahyanti, Rachmatunnisya dan Yaser Arafat Usman.

Disclaimer
Tulisan ini adalah pendapat pribadi dan tidak mencerminkan kebijakan institusi di mana penulis bekerja.