Ditulis Oleh:

Neil EfryanoPrayoga

Kepala Subbagian Pengembangan Pegawai dan Kepemimpinan

“Knowledge is the new capital, but it’s worthless unless it’s accessible, communicated, and enhanced”

-- (Hamilton Beazley, Strategic Leadership Group)

Pendahuluan

Sebagaimana quote diatas, pengetahuan (knowledge) adalah modal jenis baru. Tetapi, pengetahuan itu sendiri tidak akan bernilai kecuali jika bisa di akses, dikomunikasikan, dan dioptimalkan. Oleh karena itu, pengetahuan dalam suatu organisasi harus dikelola dengan baik sehingga bisa menjadi modal baru untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi. Bagi DJKN, sebagai sebuah organisasi yang terus berkembang sesuai tantangan dan perkembangan yang ada (learning organization) sudah saatnya kita memiliki sebuah knowledge management (KM) yang komprehensif. Tulisan ini mencoba memaparkan upaya membangun KM di lingkungan DJKN. Sebelumnya, akan dipaparkan terlebih dahulu konsep-konsep dasar dalam KM. 

Tentang KM (what is it?)

Sebelum melangkah lebih jauh, kita perlu mengetahui lebih mendalam tentang apa itu KM. Dari istilah KM, ada dua hal yang perlu menjadi perhatian: (1) apakah yang dimaksud knowledge dan (2) apakah yang dimaksud KM itu sendiri. Untuk memahami knowledge, harus dipahami juga “data” dan “informasi” karena ketiganya sangat terkait seperti digambarkan dalam ilustrasi dibawah ini.

 Dari gambar di atas, terlihat keterkaitan antara data, informasi, dan knowledge, dimana knowledge berasal dari skill (keahlian), pengalaman, pengamatan, pemahaman, dan informasi yang dikontektualisasi. Juga, penting dipahami ada dua jenis knowledge: tacit knowledge dan explicit knowledge. Gambar berikut menjelaskan perbedaan antara keduanya.

Dalam dunia KM, yang menjadi fokus utama adalah tacit knowledge. Hal ini karena nature-nya yang tidak terstruktur, susah untuk didefinisikan dengan bahasa formal dan isinya mencakup pemahaman pribadi. Kemudian apakah itu KM? Definisi KM dari berbagai sumber adalah sebagai berikut:  

The systematic management of an organization's knowledge assets for the purpose of creating value and meeting tactical & strategic requirements; it consists of the initiatives, processes, strategies, and systems that sustain and enhance the storage, assessment, sharing, refinement, and creation of knowledge (Alan Frost 2010).

A collection of systematic approaches to help information and knowledge flow to and between the right people at the right time (in the right format at the right cost) so they can act more efficiently and effectively to create value for the organization (APQC).

The transformational discipline that optimizes human engagement in work and organizational performance to create ultra, high-performing ‘Learning Organizations’ in the Knowledge Age (KMI).

Dari ketiga definisi tersebut dapat disarikan bahwa KM merupakan suatu proses sistematik dalam mengelola knowledge untuk meningkatkan kinerja pegawai dan organisasi.

Latar Belakang Perlunya KM (why KM is important?)

Setidaknya ada 5 (lima) alasan mengapa KM menjadi penting dalam sebuah organisasi. Pertama, potensi hilangnya pengetahuan dari organisasi. MIsalnya karena ada pegawai pindah ke unit lain atau pensiun/meninggal dunia. Apabila pengetahuan yang mereka miliki tidak dikelola dengan baik, akan hilang/dibawa oleh pegawai tersebut. Kedua, semakin rumitnya permasalahan yang dihadapi. Hal ini menuntut kemampuan untuk mengatasi semua permasalahan yang ada. Ketiga, ketidakpastian masa depan. Adanya KM yang baik adalah sebagai tindakan preventif untuk mengatasi ketidakpastian  masa depan. Keempat, masyarakat yang semakin kritis. Dengan bertambah kritis-nya masyarakat, tuntutan akan pelayanan yang semakin baik menjadi semakin besar. Kelima, revolusi teknologi digital. Efek kemajuan teknologi saat ini tidak hanya dapat membantu manusia. Disisi lainnya, banyak pekerjaan-pekerjaan manusia yang sekarang bisa digantikan oleh mesin/teknologi sehingga menuntut manusia bekerja lebih efektif dan efisien.

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan manfaat KM bagi pegawai adalah: meningkatkan engagement pegawai dengan organisasi; meningkatkan kinerja pegawai; meningkatkan kepuasan kerja; dan mewujudkan work-life balance. Sedangkan manfaat KM bagi organisasi adalah: membantu proses pembuatan keputusan; meningkatkan kinerja organisasi; dan meningkatkan efisiensi birokrasi. Jadi, inti dari KM adalah membuat organisasi/pegawai dapat bekerja dengan: lebih baik (better), lebih cerdas (smarter), dan lebih cepat (faster).

Bagaimana membangun KM (how is to create KM?)

Untuk dapat membangun suatu KM, perlu dipahami terlebih dahulu proses dasar dalam KM. Ilustrasi berikut ini menggambarkan basic knowledge processes.

Dari ilustrasi diatas, dapat disarikan bahwa proses dasar dalam sebuah KM adalah: 

1.   Acquire Information/Knowledge.

Proses untuk mendapatkan informasi/pengetahuan, yaitu melalui proses search, gather, find, capture, and validate. Misalnya dengan mengikuti pelatihan, melakukan penelitian, dan melakukan pencarian melalui internet.

2.   Produce/Create Knowledge.

Proses untuk menghasilkan/menciptakan pengetahuan, yaitu melalui proses collaborative, refine, create, and validate. Misalnya dengan melakukan studi banding, berbagi pengetahuan (knowledge sharing), dan bercerita (storytelling).

3.   Integrate/Use Knowledge.

Proses untuk mengintegrasikan/menggunakan pengetahuan.   

Membangun KM di DJKN

Tahapan-tahapan berikut ini dapat dilakukan untuk membangun KM di DJKN:

1.      Planning.

Yaitu merumuskan roadmap/framework KM. Di awal, framework tidak harus sempurna, yang terpenting adalah mulai dilaksanakan. Untuk DJKN, framework KM dapat terdiri dari:

a.      Pembuatan portal E-Learning

Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi untuk pengembangan kapasitas pegawai saat ini sudah menjadi suatu keharusan, walaupun teknologi bukan satu-satunya alat bantu dalam KM. Salah satu tool KM yang sangat bermanfaat adalah E-Learning. Di DJKN, sudah ada upaya untuk membangun sistem e-learning yang digagas oleh Direktorat Penilaian melalui E-Learning for DJKN’s Valuers (ELOVA). Yang diperlukan saat ini adalah sebuah portal khusus DJKN E-Learning yang terintegrasi dengan portal DJKN dan konten-nya menyeluruh terkait semua tusi baik teknis maupun supporting. Untuk memudahkan pembuatan portal tersebut, tampilan dan konten-nya dapat mengambil inspirasi dari unit Eselon I lain seperti: Kemenkeu Learning Centre (KLC-Kemenkeu), Comet (BPPK), Kompatriot (DJP), dan E-Learning DJPB (DJPB).

b.      Penyelenggaraan Knowledge Sharing (KS)

Knowledge Sharing merupakan tool KM yang sudah berjalan di DJKN. Sekretariat DJKN dalam hal ini telah memfasilitasi kegiatan-kegiatan KS bagi pegawai selesai studi sebagai bagian dari re-entry program. Tujuan dari kegiatan tersebut selain men-share knowledge yang diperoleh semasa studi juga untuk memberikan motivasi kepada pegawai lain. Selain itu, KS juga dilakukan oleh pegawai selesai mengikuti training/workshop baik di dalam maupun di luar negeri. Harapan nya, ilmu/pengetahuan yang diperoleh dapat ditularkan kepada pegawai yang tidak berkesempatan untuk mengikuti training/workshop tersebut. Ke depan, kegiatan-kegiatan KS akan terus ditingkatkan tidak hanya melibatkan pegawai DJKN sebagai narasumber tetapi juga mengundang pembicara dari luar DJKN.

c.       Penyelenggaraan Knowledge Cafés (KC)

Salah satu tool KM yang paling interaktif sebagai teknik membangun hubungan adalah KC. Keutamaan dari KC adalah meningkatkan metode pembangunan hubungan dan sarana belajar dari sesama pegawai (peer-to-peer learning). KC juga dapat berperan sebagai strategi untuk membangun citra organisasi. Intinya, KC adalah tentang membangun hubungan, bersenang-senang dan belajar bersama. Bentuk kongkrit dari KC misalnya adalah menyelenggarakan “brown bag meeting”. Yaitu pertemuan yang dilakukan pada saat jam makan siang dimana para peserta membawa makan siang (brown bag) sendiri-sendiri. Kegiatan dalam pertemuan tersebut dapat berupa transfer pengetahuan, pemecahan masalah, penjaringan masukan dan ide-ide serta membangun kepercayaan antar peserta. Hal ini dapat dilakukan di DJKN untuk membahas isu-isu terkini dan strategis terkait tusi DJKN.

d.      Pembentukan Communities of Practice (CoP)

Tool lainnya dari KM adalah CoP, yang dibentuk oleh orang-orang yang terikat dalam sebuah proses belajar kelompok dalam suatu domain usaha bersama sebagai contoh: sebuah suku belajar untuk bertahan hidup, sebuah kelompok band mencari tren musik baru, sekelompok insinyur bekerja dalam masalah yang sama. Intinya, CoP adalah sekelompok orang yang membagi perasaan dan semangat untuk suatu hal yang mereka kerjakan dan belajar untuk bekerja lebih baik lagi seiring interaksi yang mereka lakukan sehari-hari. Sebagai sebuah “learning organization” sangat tepat jika dibentuk CoP-CoP di lingkungan DJKN mengingat tusi DJKN yang sangat beragam dengan permasalahan yang semakin komplek. Bentuk CoP juga ada yang formal (dibentuk secara khusus oleh organisasi) maupun non formal (terbentuk secara alami). Saat ini di DJKN sudah terbentuk banyak komunitas non formal yang berkomunikasi menggunakan media sosial seperti Grup Telegram dan Grup WA yang hampir mirip fungsinya dengan CoP. Misalnya Grup Telegram Pegawai Eselon III dan Eselon IV serta Grup WA Lelang DJKN dan Grup WA Kepegawaian DJKN. Ke depan, komunitas ini dapat lebih dioptimalkan sebagai CoP melalui penguatan konsep-konsep CoP misalnya melalui diskusi dan meeting secara reguler serta open dialog ke dalam dan juga ke luar grup.      

2.      Interview.

Yaitu mendiskusikan knowledge yang paling dibutuhkan oleh pimpinan. Peran leader dalam KM adalah sangat penting. Pimpinan adalah sponsor utama KM untuk men-support pelaksanaan KM. Mengingat KM adalah suatu proses transformational, peran pimpinan sebagai “role model” dan “change manager” juga sangat menentukan keberhasilan KM.

3.      Inspection.

Yaitu melakukan analisis terhadap kondisi terkini (current state) dari sistem, proses bisnis, serta budaya. Hal ini penting dilakukan untuk mengetahui  dari mana kita akan memulai membangun KM (sebagai titik awal).

4.      Analysis

Yaitu melaksanakan analisis terhadap gap antara current state dengan kondisi yang diinginkan. Hasil dari analisis inilah yang akan menjadi fokus utama dari KM sebagai kondisi yang perlu untuk ditingkatkan.

5.      Reporting.

Yaitu mempromosikan KM (selling the value of KM). Menjadikan KM menjadi suatu budaya, sehingga campaign dan strategi public outreach/change management merupakan suatu hal yang utama. KM harus menjadi everyone’s job, sehingga harus dimasukkan dalam job description dan/atau KPI masing-masing pegawai. Misalnya: kewajiban untuk membuat satu kajian/analisis (white paper) dalam satu tahun.

Penutup

Sebagai kesimpulan, membangun KM yang komprehensif di lingkungan DJKN sudah sangat urgent dan harus menjadi perhatian kita bersama. Mari kita mulai dari proses yang sederhana misalnya setiap knowledge yang kita miliki/dapatkan kita share dengan pegawai lain. Selain itu, sinergi dari semua unit DJKN baik di lingkup pusat (Sekretariat dan Direktorat Teknis) maupun unit vertikal (Kanwil dan KPKNL) sangat diperlukan. Peran Sekretariat DJKN disini adalah sebagai knowledge manager yang mengkoordinasikan pelaksanaan KM. Sedangkan peran Direktorat Teknis, Kanwil dan KPKNL adalah sebagai knowledge worker yang meng-create, men-share dan me-utilize knowledge. (Neil E. Prayoga - Kasubbag Pengembangan Pegawai dan Kepemimpinan Sekretariat DJKN).

Referensi

Etienne & Beverly Wenger 2015, “Introduction to Communities of Practice”.

FGD Knowledge Management di Lingkungan DJKN, 12 Oktober 2017.

KMI 2017, “Certified Knowledge Manager Workshop - Program Workbook”.

Sharing CKM Workshop Itjen, 4 Oktober 2017.