Dalam menjalani hidup baik dalam dunia kerja profesional maupun pergaulan sehari-hari, manusia membutuhkan bantuan dan kerja sama dengan manusia lainnya. Interaksi sosial melibatkan hubungan antara dua pihak dengan latar belakang dan kondisi yang berbeda. Apalagi di masyarakat Indonesia yang terdiri dari beragam kultur, budaya, latar belakang, tingkat pendidikan, maupun kondisi ekonomi.

Dalam interaksi tersebut akan ditemui hal-hal yang dirasa salah atau kurang pas sehingga perlu untuk diberikan tanggapan mengenai bagaimana seharusnya hal tersebut dilakukan. Tanggapan tersebut dilakukan dengan cara memberikan umpan balik yang dapat berupa kritik, saran, maupun masukan. Kadang kala umpan balik disampaikan kurang tepat sehingga pesan yang disampaikan tidak efektif dan bahkan menyinggung penerima.

Dalam memberikan umpan balik kepada orang lain tidaklah sekedar menunjukkan mana yang salah atau kurang pas. Semestinya umpan balik yang diberikan dapat diterima dengan baik dan memberikan nilai tambah bagi penerimanya, baik berupa kesadaran, pemahaman, maupun peningkatan kualitas. Perbaikan tidak hanya terjadi pada hal utama yang dibahas tetapi juga terjadi pada diri penerima umpan balik. Umpan balik dapat diterima dengan baik dan membuat hubungan sosial menjadi semakin baik.

Dalam ilmu komunikasi dikenal suatu metode dalam memberikan umpan balik yang dinamakan sandwich theory. Sebagaimana kita tahu, sandwich adalah roti lapis ala budaya barat yang terdiri dari lapisan roti di sisi atas dan sisi bawah dengan isian yang dapat berupa sayur, daging, keju, atau makanan lain. Mengambil perumpamaan tersebut, sandwich theory dapat diartikan sebagai metode memberikan umpan balik dengan membalut pesan inti dengan apresiasi dan saran. Biasanya, urutan dalam memberikan umpan balik dengan metode ini adalah sebagai berikut:

·         Apresiasi. Menyampaikan hal positif atas tindakan atau hasil kerja yang dilakukan.

·         Inti. Berisi inti pesan umpan balik yang ingin disampaikan. Biasanya memuat umpan balik yang keras atau pahit.

·         Saran. Penutup yang berisi afirmasi positif berupa alternative solusi dan perbaikan yang dapat dilakukan di kesempatan selanjutnya.

Sebagai contoh, ketika ingin memberikan umpan balik atas hasil tulisan yang salah dalam mengambil referensi. Alih-alih langsung memberikan komentar, “Referensinya salah, nih! Dasarnya aja uda ga bener, apalagi hasilnya nanti?”

Bisa diganti dengan komentar sebagai berikut:

“Tulisannya cukup bagus dan mudah dimengerti (apresiasi).

Namun dasar rujukannya kurang tepat. Apakah sesuai dengan pokok bahasan? (inti)

Lain kali, diperiksa kembali kesesuaian antara dasar rujukan dengan pokok bahasan agar relevan. (saran).”

Contoh lain, misalnya ketika ingin memberikan umpan balik atas bahan paparan yang tidak rapi. Alih-alih langsung memberikan komentar, “Paparannya berantakan banget nih. Ga layak tayang. Kayak bikinan anak SD.”

Bisa diganti dengan komentar sebagai berikut:

“pemilihan warna cerah sekali ya. (apresiasi).

Penempatan poin-poinnya perlu dirapikan. Distribusi pembahasan antarslidenya perlu diperbaiki.  Jangan sampai ada typo errors. Infografisnya diperbaiki lagi (inti)

Coba lihat paparan-paparan milik senior sebagai referensi. Banyak ruang untuk perbaikan. (saran).”

Pada dasarnya sandwich theory membuat umpan balik yang keras atau negatif menjadi lebih lunak atau positif. Sehingga dapat diterima orang lain dengan baik. Hal ini penting terutama bagi orang yang khawatir umpan balik yang diberikannya dapat menyinggung penerima.

Dengan memberikan umpan balik menggunakan sandwich theory, kita akan terbiasa untuk memberikan apresiasi positif terlebih dahulu sebelum memberikan masukan atau komentar. Hal ini sejalan dengan upaya membangun budaya kritik yang konstruktif. Apresiasi tidak hanya diberikan kepada mereka yang sudah berhasil, tetapi juga kepada mereka yang masih berproses. Sedikit progres tetaplah sebuah progres. Sedikit capaian tetaplah sebuah capaian. Tak perlu khawatir kehabisan ide untuk mengapresiasi orang lain. Karena selalu ada hal yang bisa diapresiasi dari seseorang.

Jabat erat!

(Narasi: Yusuf Eko)

Referensi:

The Feedback Sandwich: Should You Use It? (Pros and Cons). https://fellow.app//blog/feedback/the-feedback-sandwich-should-you-use-it-pros-and-cons/

Should you use the feedback sandwich? 7 pros and cons. https://www.betterup.com/blog/feedback-sandwich/

The “Sandwich Approach” Undermines Your Feedback. https://hbr.org/2013/04/the-sandwich-approach-undermin