Hari Kamis tanggal 2 Januari 2020, KPKNL Ternate memulai babak baru pelayanan di bidang pengelolaan kekayaan negara, lelang, piutang nrgara, dan pelayanan lainnya kepada para pemangku kepentingan dan masyarakat di Maluku Utara dengan menempati gedung baru di Jalan Yos Sudarso Nomor 333, Ternate. Gedung yang diberi nama Gedung Kolaboratif Kementerian Keuangan tersebut merupakan sebuah penantian panjang. Semenjak KPKNL beroperasi di Ternate,  belum pernah memiliki bangunan gedung kantor. Sebelumnya, KPKNL Ternate melaksanakan tugas dan fungsinya di bangunan gedung dengan status sewa ataupun menggunakan sebagian bangunan  kantor dari Unit Vertikal Kementerian Keuangan lain.

Gedung Kolaboratif Kementerian Keuangan di Ternate secara resmi mulai dibangun pada tanggal 10 Mei 2019. Pembangunan memakan waktu selama 7 bulan, didukung oleh penyedia jasa, baik jasa konsultasi maupun jasa konstruksi yang berasal dari Provinsi Maluku Utara. Gedung didesain dengan bentuk kapal yang merupakan moda transportasi utama di Provinsi Maluku Utara sebagai provinsi kepulauan. Selain itu, gedung tersebut juga mengangkat kearifan lokal di bidang seni rupa, dengan menampilkan corak batik khas Maluku Utara pada beberapa bagian eksterior.

Activity Based Workplace (ABW)

Pada tanggal 16 Mei 2019, Menteri Keuangan menerbitkan Surat Edaran Nomor SE-9/MK.1/2019 tentang Pelaksanaan Piloting Activity Based Workplace Tahun 2019 di Lingkungan Kementerian Keuangan. Surat Edaran tersebut merupakan panduan dalam melakukan identifikasi kebutuhan, koordinasi proses desain, dan evaluasi pelaksanaan Piloting Activity Based Workplace di Lingkungan Kementerian Keuangan. Penerapan Activity Based Workplace di Kementerian Keuangan diharapkan dapat menciptakan lingkungan kerja yang positif, kolaboratif, mendorong pegawai untuk berpikir kreatif, inovatif, dan berorientasi pada hasil.

Berpedoman pada Surat Edaran tersebut, KPKNL Ternate memutuskan bahwa desain dari gedung kantor yang baru akan mengusung konsep Activity Based Workplace (ABW), dengan terlebih dahulu berkonsultasi dengan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara dan Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan. Dengan diterapkannya konsep ABW pada gedung tersebut, maka gedung dimaksud akan menjadi gedung Kementerian Keuangan pertama berkonsep ABW yang dibangun dari nol.

Secara umum, ABW merupakan konsep tempat kerja yang memberikan kesempatan kepada para pegawai untuk memilih beragam pengaturan tempat kerja yang mengakomodasi beragam jenis pekerjaan atau kegiatan yang mereka lakukan sepanjang waktu kerja. Pada pengaturan tempat kerja seperti ini, para pegawai tidak diberikan suatu ruang kerja atau meja kerja tertentu. Pegawai diberikan kebebasan dimana mereka ingin bekerja, bagaimana mereka ingin bekerja, peralatan apa yang digunakan dalam bekerja, dan dengan siapa mereka ingin berkolaborasi dalam menyelesaian pekerjaan. Hal ini dilakukan agar pegawai dan organisasi dapat bekerja lebih efektif, efisien, menyenangkan.

Selain dampaknya terhadap pelaksanaan pekerjaan, kantor yang mengusung konsep ABW juga memberikan dampak terhadap kesehatan para pegawainya. Seperti kita ketahui bahwa aktivitas fisik yang kurang dan lamanya waktu duduk banyak ditemukan di lingkungan kantor konvensional yang berkontribusi pada beragam kondisi gangguan kesehatan kronis seperti penyakit kardiovaskular, diabetes, kanker, dan juga berkontribusi terhadap perilaku yang kurang sehat seperti pola makan yang buruk. Sebuah studi yang dimuat di International Journal of Environmental Research and Public Health menemukan bahwa transisi ke tempat kerja yang didesain dengan konsep ABW dapat mengurangi waktu berdiam diri dan meningkatkan aktivitas fisik para pegawai, memperbaiki pola makan menjadi lebih sehat akibat budaya makan siang bersama yang meningkat, meningkatnya dukungan untuk selalu aktif di kantor, dan meningkatnya kepuasan terhadap tempat kerja.

Berdasarkan SE-9/MK.1/2019, alokasi ruang berdasarkan aktivitas pada kantor berkonsep ABW dibagi menjadi dua zona yaitu zona utama dan zona pendukung. Zona utama terdiri dari: 1) ruang kerja pimpinan unit, 2) ruang admin/front office, sekretaris pimpinan unit, dan staf pengelola keuangan, dan 3) ruang kerja bersama sesuai jumlah pegawai. Zona pendukung terdiri dari: 1) ruang kolaborasi yang dapat terdiri dari ruang rapat kecil, ruang rapat besar, dan perangkat pendukung video conference, serta 2) ruang bersama yang dapat meliputi quiet room/focus booth/private call booth, leisure area (dapur/ruang bersama), care room/ruang laktasi, dan area penyimpanan/loker.

ABW pada KPKNL Ternate

Secara garis besar, konsep desain ABW pada KPKNL Ternate mengikuti arahan di dalam SE-9/MK.1/2019. Pada saat memasuki KPKNL Ternate, tamu akan disambut di Area Pelayanan Terpadu (APT) yang merupakan area utama pada lantai satu yang didominasi warna hijau sebagai warna khas DJKN. APT juga menyediakan area tunggu bagi para tamu yang bersanding dengan perpustakaan. Di lantai yang dikhususkan untuk pelayanan ini, juga terdapat auditorium yang biasa digunakan untuk kegiatan yang melibatkan banyak peserta. Selain itu, di lantai  ini juga terdapat e-auction corner yang digunakan untuk melaksanakan lelang online ataupun memberikan konsultasi terkait lelang, dimana ruangan tersebut juga sekaligus digunakan sebagai minilab yang bekerjasama dengan institusi pendidikan di Ternate. Dalam memberikan pelayanan bagi pemangku kepentingan dengan kebutuhan khusus, KPKNL Ternate juga menyediakan area ramah anak, ruang laktasi bagi ibu menyusui, dan akses masuk khusus untuk memudahkan para penyandang disabilitas.

Lantai dua KPKNL Ternate dikhususkan untuk pelaksanaan pekerjaan para pegawai. Ruangan utama pada lantai ini adalah area kerja bersama atau workstation yang merupakan tempat kerja para pegawai KPKNL Ternate yang didesain open space. Pegawai tidak diberikan meja kerja tersendiri, tetapi diberikan kebebasan untuk menggunakan meja kerja manapun yang ada di workstation sesuai dengan preferensi mereka masing-masing. Penggunaan meja kerja tersebut selalu berubah setiap hari, dan pegawai yang pertama kali tiba di kantor dapat memilih meja kerja mana yang ingin dia gunakan. Selepas jam kerja, meja kerja tersebut selalu dalam keadaan kosong. Pegawai tidak diperkenankan menyimpan barang pribadi di meja kerja, namun masing-masing pegawai diberikan loker untuk menyimpan barang-barang mereka.

Di lantai 2 juga terdapat ruang kerja Kepala Kantor, area sekretaris Kepala Kantor, dan ruang kerja bendahara. Fungsi-fungsi tersebut diberikan area kerja tersendiri sesuai dengan amanat SE-9/MK.1/2019. Selain itu, di lantai tersebut juga terdapat ruang rapat besar yang dilengkapi dengan peralatan video conference, ruang rapat kecil yang juga sekaligus sebagai ruang privat/quiet room, dan leisure area yang merupakan kombinasi area santai, pantry, dan area makan. Seluruh area dan ruangan tersebut didesain sedemikian rupa untuk mendukung para pegawai tetap aktif dan memiliki mobilitas yang tinggi meski berada di dalam kantor.

Perubahan mindset

Transisi dari kantor konvensional menuju kantor dengan konsep Activity Based Workplace (ABW) membutuhkan perubahan pola pikir dari seluruh para pegawai. Konsep ABW merupakan konsep kantor yang masih sangat baru, terutama di lingkungan pemerintahan. Para pegawai dituntut untuk mampu keluar dari budaya kerja tradisional yang mereka lakukan di masa lampau. Konsep ABW memberikan keleluasaan kepada para pegawai untuk bekerja di berbagai kondisi yang mereka inginkan, namun mereka juga dituntut untuk mengorbankan beberapa hal yang mereka rasakan di konsep kantor sebelumnya.

Salah satu perbedaan paling besar yang dirasakan oleh para pegawai adalah ketiadaan meja kerja pribadi. Sering kali para pegawai sulit beradaptasi dengan tidak adanya meja kerja pribadi di awal transisi menuju ABW, karena mayoritas pegawai menempatkan sisi emosional mereka pada meja kerja mereka. Sudah sangat lumrah kita melihat pegawai menempatkan barang-barang pribadi mereka seperti cinderamata atau foto-foto pribadi di meja kerja. Para pegawai menganggap bahwa meja kerja mereka seolah-olah menjadi barang milik mereka. Dengan anggapan tersebut, para pegawai juga seringkali memiliki berkas-berkas pekerjaan menumpuk di meja kerja karena mereka tahu bahwa berkas-berkas tersebut tidak akan berpindah tempat. Hal itu seringkali menyebabkan meja kerja para pegawai menjadi sangat tidak rapi, dan pelaksanaan pekerjaan menjadi tidak efektif dan efisien, serta tidak adanya penerapan clear desk sesuai ketentuan dalam pedoman Kesadaran Keamanan Informasi (Information Security Awareness).

Konsep ABW meminimalisir terjadinya hal-hal demikian. Dengan tidak adanya meja kerja pribadi, para pegawai dituntut untuk melakukan manajemen meja kerja yang lebih baik. Prinsip minimalis menjadi unsur penting dalam pelaksanaan pekerjaan di kantor berkonsep ABW. Para pegawai dituntut untuk lebih peka dalam penggunaan sumber daya kantor serta pengamanan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan. Perubahan mindset ini penting agar tujuan dari penerapan konsep ABW di kantor dapat terlaksana dengan baik.

Penulis: Hendra Leo Purba - Kepala Seksi Hukum dan Informasi KPKNL Ternate

Referensi:

Surat Edaran Menteri Keuangan Nomor SE-9/MK.1/2019 tentang Pelaksanaan Piloting Activity Based Workplace Tahun 2019 di Lingkungan Kementerian Keuangan

Arundell, L., Sudholz, B., Teychenne, M., Salmon, J., Hayward, B., Healy, G.N., Timperio, A. (2018). The Impact of Activity Based Working (ABW) on Workplace Activity, Eating Behaviours, Productivity, and Satisfaction. International Journal of Environmental Research and Public Health, 15, 1005.

Murray, Corinne. 2019. The essential guide to activity-based working. https://www.wework.com/ideas/office-design-space/essential-guide-activity-based-working (diakses tanggal 7 Mei 2020)