Secara umum proses bisnis layanan lelang dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu: pralelang, pelaksanaan lelang, dan pascalelang. Dalam proses pralelang di antaranya terdiri dari penyiapan dokumen persyaratan lelang, pengajuan permohonan lelang, verifikasi dokumen persyaratan lelang, penetapan jadwal lelang dan pengumuman lelang, dalam proses pelaksanaan lelang adalah pelaksanaan lelang pada jadwal yang telah ditentukan, sedangkan yang termasuk layanan pascalelang di antaranya adalah pembayaran dan penyetoran, serta penyerahan dokumen dan barang.  

Penyerahan dokumen pascalelang di antaranya penyerahan kuitansi pembayaran pelunasan lelang dan kutipan risalah lelang untuk pembeli lelang. Kuitansi pembayaran pelunasan lelang adalah sebagai bukti bahwa pembeli telah melakukan pelunasan lelang dan biasanya dipakai oleh pembeli untuk pengambilan dokumen kepemilikan untuk objek lelang berupa barang tidak bergerak atau pengambilan barang untuk objek lelang berupa barang bergerak. Sedangkan kutipan risalah Lelang digunakan oleh pembeli untuk pengurusan proses balik nama objek lelang ke instansi yang mengurusi terkait misalnya Kantor Pertanahan dan Samsat.  

Bayangkan apabila ada seorang peserta lelang yang telah ditetapkan sebagai pembeli lelang di Kabupaten Kaimana, Provinsi Papua Barat dan ingin mendapatkan kuitansi lelang dan kutipan risalah lelang di Kantor Pelayanan Kekayaan Negara (KPKNL) penyelenggara lelang yaitu KPKNL Sorong yang berada di Kota Sorong, Provinsi Papua Barat Daya. Saat ini dengan ponsel atau laptopnya, pembeli lelang sudah bisa mengakses aplikasi lelang.go.id untuk mengunduh kuitansi lelang namun untuk mendapatkan kutipan risalah lelang pembeli lelang harus melakukan perjalanan ke KPKNL yang dituju walaupun hal ini bisa dikuasakan kepada orang lain namun tetap diwajibkan untuk hadir secara fisik ke KPKNL yang dituju karena secara ketentuan kutipan risalah lelang saat ini harus dicetak di atas kertas sekuriti.

Kondisi ini menjadi tantangan tersendiri di tengah era digital. Di satu sisi layanan lelang oleh Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) telah dilaksanakan secara elektronik (e-auction). Sebagian besar proses bisnis layanan lelang telah dilaksanakan secara elektronik misalnya pendaftaran akun lelang, pengajuan permohonan lelang, verifikasi dokumen persyaratan lelang, penetapan jadwal lelang, penawaran lelang, pelaksanaan lelang, dan layanan pascalelang berupa pembuatan kuitansi lelang. Namun di sisi lain, masih ada layanan lelang berupa penerbitan kutipan risalah lelang untuk pembeli yang masih terikat ketentuan yang serba manual. Alhasil, pembeli lelang masih perlu menjalani prosedur fisik tambahan di tengah proses layanan yang mayoritas telah berbasis digital.

Landasan hukum pelaksanaan Lelang secara elektronik ditetapkan melalui Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 122 Tahun 2023 tentang Petunjuk Pelaksanaan Lelang. Dalam PMK Nomor 122 Tahun 2023 telah diatur secara rinci mulai dari pralelang, pelaksanaan lelang sampai dengan pascalelang. Sedangkan pembuatan risalah lelang diatur secara khusus dalam PMK Nomor 86 Tahun 2024 tentang Risalah Lelang. Dalam PMK Nomor 86 Tahun 2024 dijelaskan bahwa Risalah Lelang adalah berita acara pelaksanaan lelang yang dibuat oleh Pejabat Lelang yang merupakan akta autentik dam mempunyai kekuatan pembuktian yang sempurna. Sedangkan Kutipan Risalah Lelang adalah kutipan kata demi kata dari satu atau beberapa bagian risalah lelang. Dalam Pasal 21 PMK Nomor 86 Tahun 2024 diatur:

(1)    Kutipan Risalah Lelang dibuat dalam bentuk dokumen fisik dan/atau dokumen elektronik.

(2)    Kutipan Risalah Lelang dalam bentuk dokumen fisik dicetak pada kertas sekuriti.

Dari ketentuan di atas sebenarnya telah diatur bahwa Kutipan Risalah Lelang dapat dibuat dalam bentuk dokumen fisik dan/atau dokumen elektronik, namun pembeli lelang yang akan mendapatkan kutipan risalah lelang dalam bentuk dokumen fisik harus mendatangi KPKNL penyelenggara lelang atau bisa juga ke KPKNL yang bukan penyelenggara lelang atas permintaan pembeli dan persetujuan KPKNL penyelenggara lelang, karena kertas sekuriti hanya disimpan dan dikeluarkan oleh KPKNL dalam hal Lelang dilaksanakan oleh KPKNL. Hal ini sebagaimana diatur dalam Pasal 23 ayat (5) dan (6) PMK 86 Tahun 2024 sebagai berikut:

(5)  Kutipan Risalah Lelang dapat diambil oleh Pembeli atau kuasanya pada KPKNL atau Kantor Pejabat Lelang Kelas II yang menyelenggarakan Lelang.

(6)    Kutipan Risalah Lelang dapat dicetak dan diambil pada KPKNL lain yang bukan Penyelenggara Lelang atas permintaan Pembeli dan persetujuan Kepala KPKNL Penyelenggara lelang.

Alasan utama masih diperlukannya kertas sekuriti dalam pembuatan kutipan risalah lelang adalah karena kertas sekuriti mempunyai unsur pengamanan untuk menghindari tindakan pemalsuan. Pada era digital saat ini layanan melalui sistem elektronik telah berhasil mengadopsi verifikasi tanda tangan elektronik sehingga dengan tanda tangan elektronik dapat diverifikasi dan diketahui apakah dokumen yang ditandatangani secara elektronik itu asli atau tidak, sebagai contoh produk persuratan yang dihasilkan dari aplikasi Satu Kemenkeu. Dengan melakukan pemindaian barcode tanda tangan elektronik maka akan diketahui apakah dokumen tersebut asli atau palsu. Jadi seharusnya dengan tanda tangan elektronik sudah dapat untuk membuktikan keaslian suatu dokumen. Hal serupa dapat diterapkan juga pada pembuatan kutipan risalah lelang.

Sebagai upaya peningkatkan pelayanan lelang, mewujudkan lelang yang lebih efisien, efektif, sederhana, modern, dan menjamin kepastian hukum, serta merespons perkembangan model transaksi perdagangan melalui sistem elektronik, ke depan perlu dipertimbangkan dan dikaji kembali apakah kutipan risalah lelang dapat dicetak tidak harus di kertas sekuriti dan pembeli lelang dapat mencetak kutipan risalah lelang secara mandiri sebagaimana pembeli lelang dapat mencetak kuitansi lelang yang sudah berjalan saat ini, sehingga pembeli lelang tidak harus datang ke KPKNL hanya untuk mendapatkan kutipan risalah lelang. Untuk penerapannya perlu dilakukan koordinasi dan sosialisasi kepada pemangku kepentingan yang terkait dengan penggunaan kutipan risalah lelang misalnya instansi yang berkaitan dengan balik nama objek lelang misalnya Kantor Pertanahan dan Samsat.

 Referensi:

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 122 Tahun 2023 tentang Petunjuk Pelaksanaan Lelang;

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 86 Tahun 2024 tentang Risalah Lelang;