A.   Latar Belakang 

Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) adalah instansi vertical Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (Kanwil DJKN). KPKNL mempunyai tugas melaksanakan pelayanan di bidang kekayaan negara, penilaian, piutang negara dan lelang.

Pelayanan lelang merupakan salah satu ujung tombak layanan yang ada di KPKNL. Seiring dengan pelaksanaan lelang, pejabat lelang harus mencetak minuta risalah lelang. Minuta risalah lelang tersebut harus ditatausahakan dengan baik. Apalagi mengingat jangka waktu simpan yang lama, yaitu selama 30 tahun. Minuta risalah dibutuhkan untuk membuat produk turunan seperti salinan, kutipan, dan grosse. Selain itu minuta risalah lelang dibutuhkan apabila terdapat gugatan lelang, pemeriksaan dari Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP), dan supervisi dari Kanwil DJKN.

Dalam pelaksanaan layanan lelang, hampir semua produk pasca lelang masih berupa cetakan.  Mengingat bertambahnya jumlah arsip berupa minuta risalah lelang dari tahun ke tahun, maka diperlukan sarana dan prasarana penyimpanan yang memadai.

B.   Rumusan Masalah

1.    Dengan bertambahnya jumlah arsip minuta risalah lelang, apakah sudah didukung dengan sarana dan prasarana yang memadai?

2.    Apa saja yang dibutuhkan dalam menatausahakan risalah lelang?

C.    Tujuan

Melihat pertumbuhan arsip berupa minuta risalah lelang yang bertambah dari tahun ke tahun dan tidak adanya arsip usul musnah untuk minuta risalah lelang maka diharapkan sarana prasarana dan tempat penyimpanan arsip dapat disediakan pada masing -masing KPKNL.

Peraturan Direktur Jenderal Kekayaan Negara (Perdirjen KN) yang sedang dibahas terkait Administrasi Lelang diharapkan bisa menyebutkan secara tegas bagaimana penatausahaan berkas fisik permohonan terhadap lelang yang tidak laku terjual dan batal. Selain itu, perlu diatur juga terkait arsip usul musnah berupa minuta risalah lelang yang sudah lebih dari 30 tahun.  Upaya percepatan digitalisasi arsip baik berupa minuta risalah lelang maupun produk turunannya melalui aplikasi juga diperlukan.

D.   Pembahasan

Pada Kementerian Keuangan sudah diatur terkait kearsipan yaitu Peraturan Menteri Keuangan Nomor 152/PMK.01/2022 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 Tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan.

Pengelolaan arsip minuta risalah lelang sudah diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 86 Tahun 2024 Tentang Risalah Lelang. Pada pasal 27 angka 1 disebutkan bahwa minuta risalah lelang yang telah diselesaikan Pejabat Lelang Kelas I diserahkan kepada Kepala KPKNL untuk dikelola oleh unit yang mempunyai tugas mengelola fisik arsip minuta risalah lelang sebagai arsip vital di lingkungan DJKN.

Sebagai contoh, kita ambil data dari KPKNL Pekanbaru. Data diperoleh dari dropbox lelang terkait jumlah minuta risalah lelang dari tahun 2019 sampai dengan 2025.

Dari data tahun 2019 sampai dengan 2024 yang ditampilkan adalah jumlah minuta risalah lelang laku dan tidak laku. Dari data tersebut, kita dapat melihat bahwa terdapat penurunan jumlah minuta risalah lelang pada tahun 2020 dikarenakan adanya pandemi Covid-19. Minuta risalah lelang mulai meningkat kembali pasca Covid-19. Data yang disajikan tahun 2025 merupakan jumlah minuta risalah lelang sampai dengan 30 Juni 2025. Minuta risalah lelang jumlahnya menurun drastis karena yang ditatausahakan sebagai minuta risalah lelang hanya lelang laku. Hal tersebut sesuai dalam pasal 2 ayat (2) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 86 Tahun 2024 tentang Risalah Lelang diatur bahwa pembuatan risalah lelang dilakukan untuk objek lelang yang laku terjual. Dengan demikian terhadap lelang yang objek lelangnya tidak laku terjual tidak dibuatkan risalah lelangnya.

Dalam pasal 38 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 122 Tahun 2023 tentang Petunjuk Pelaksanaan Lelang diatur terkait penyampaian fisik permohonan berikut dokumen persyaratan lelang yang harus disampaikan dan diterima oleh Penyelenggara Lelang. Untuk lelang laku, berkas fisik bisa dijadikan sebagai  lampiran minuta risalah lelang. Tetapi untuk lelang tidak laku dan batal, berkas fisik permohonan hanya ditatausahakan seadanya. Apabila kondisi tersebut dibiarkan berlarut -larut tanpa adanya petunjuk yang jelas terkait berkas tersebut, maka akan terjadi penumpukan berkas fisik permohonan di gudang.

Jangka waktu simpan minuta risalah lelang cukup lama, yaitu selama 30 tahun. Sampai dengan saat ini, belum ada KPKNL yang mengajukan usul musnah untuk arsip minuta risalah lelang.

E.    Kesimpulan

Dari data jumlah risalah lelang tersebut, meski pun terjadi penurunan jumlah risalah lelang tetapi tidak ada pengurangan dari arsip usul musnah berupa minuta risalah lelang. Apalagi kebutuhan terhadap sarana dan prasarana berupa rak besi sudah tidak bisa mengakomodir, mengingat jumlah rak besi yang terbatas. Ruang penyimpanan arsip perlu ditambah, karena ruang arsip yang ada sekarang sudah tidak bisa lagi menampung penambahan arsip.

F.    Saran

Penyediaan sarana dan prasarana pendukung bisa dianggarkan menggunakan DIPA PNBP Lelang, dengan terlebih dahulu melakukan identifikasi kebutuhan untuk masing-masing KPKNL, dan pengadaannya bisa dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan.

Ditulis Oleh: Joko Wahyu Nugroho (Pelelang Ahli Pertama KPKNL Pekanbaru)